Satın alma siparişi, alıcının mal veya hizmet sipariş etmek için tedarikçiye gönderdiği belgedir. Kalemleri, adetleri, anlaşılan fiyatları ve bir vade tarihini listeler. Tedarikçi siparişi bu belgeye göre onaylar ve karşılar. Bu ücretsiz satın alma siparişi oluşturucu, tarayıcınızda PDF üretir.
Satın alma siparişi ne zaman verilir?
Tedarikçi teslim etmeden önce siparişin yazılı kaydını istediğinizde sipariş gönderin. Yaygın durumlar:
- Küçük bir işletme tedarikçisinden stok veya malzeme sipariş eder.
- Bir şirketin harcama için onaya ve yazılı izlere ihtiyacı vardır.
- Alıcı bir müteahhitten hizmet sipariş eder ve kapsamın yazılı olmasını ister.
- Bir ekip toplu sipariş verir ve siparişi sonra faturayla eşleştirmek ister.
Genel çerçeve için satın alma siparişleri rehberini okuyun. Satın alma siparişi ve fatura farkı rehberi iki belgenin farkını açıklar.
Satın alma siparişinde neler olmalı?
Form, tedarikçilerin beklediği alanlarla örtüşür:
- İşletme adınız, adresiniz ve e-postanız: "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne yazın. Alıcı sizsiniz.
- Tedarikçi adı ve adresi: "Tedarikçi" bölümüne yazın.
- Sipariş numarası. İki taraf sonraki belgelerde bu numarayı anabilir.
- Sipariş tarihi.
- Vade tarihi: beklenen teslim tarihi olarak kullanabilirsiniz.
- Para birimi: 12 seçenek arasından seçin.
- Kalemler: sipariş edilen her kalem için açıklama, adet ve birim fiyat.
- Vergi %: gerekiyorsa her satırda girin. Toplam bölümü ara toplamı, vergiyi ve toplamı gösterir.
- Notlar: teslimat adresi, sevkiyat koşulları, ödeme koşulları veya ilgili kişi.
Araçta imza alanı yoktur. Şirketiniz onay imzası istiyorsa PDF çıktısını alıp imzalayın veya onaylayanın adını Notlar bölümüne yazın.
Bu satın alma siparişi oluşturucu ile sipariş nasıl hazırlanır?
- "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne adınızı, adresinizi ve e-postanızı yazın.
- "Tedarikçi" bölümüne tedarikçi adını ve adresini girin.
- Belge ayrıntılarında sipariş numarasını, tarihi, vade tarihini ve para birimini belirleyin.
- "Kalemler" bölümüne her kalem için açıklama, adet ve birim fiyat ekleyin. Yeni satır için "Kalem ekle" düğmesine basın.
- Vergi gereken satırlara Vergi % değeri girin.
- "Notlar" bölümüne teslimat adresini, koşulları ve referansı yazın.
- Canlı önizlemeyi kontrol edin.
- "PDF indir" düğmesine basın ve tedarikçiye gönderin.
Ziyaretler arasında hiçbir şey kaydedilmez. PDF dosyasını kendi arşivinizde saklayın.
Siparişi vermeden önce tedarikçiyle fiyat ve teslim süresini e-postayla teyit edin. Teyit yazısını siparişle birlikte saklayın. Sipariş numarasını tedarikçiden gelecek her belgede görmek istediğinizi Notlar bölümüne yazın. Böylece teslimatta ve faturada eşleştirme hızlanır ve ödeme hataları azalır.
Sık yapılan hatalar
- Sipariş numarası yok. Numara olmazsa faturaları siparişlerle eşleştirmek zorlaşır.
- Belirsiz kalem açıklaması. Gerekli yerlerde ölçü, model veya ürün kodu yazın.
- Teslimat bilgisi eksik. Malın nereye ve ne zaman ulaşacağını belirtin.
- Fiyatları yazmamak. Önce fiyatta anlaşın, sonra siparişe yazın.
- Yalnızca sözlü sipariş. Yazılı sipariş, neyin kararlaştırıldığı konusundaki anlaşmazlıkları önler.
- Dosyayı kaybetmek. Araç kopya saklamaz. PDF dosyanızı kaydedin.
Satın alma siparişi, satış siparişi ve fatura farkı
| Belge | Kim hazırlar | Amaç |
|---|---|---|
| Satın alma siparişi | Alıcı | Sipariş verir |
| Satış siparişi | Satıcı | Siparişi onaylar ve izler |
| Fatura | Satıcı | Ödeme ister |
Satış siparişi ve satın alma siparişi farkı rehberi konuyu derinleştirir. Satıcıysanız aldığınız siparişi onaylamak için satış siparişi oluşturucuyu kullanın. Teslimat tamamlanınca tedarikçi size fatura kesebilir.
İlgili araçlar
Kâr marjı hesaplayıcı, yeniden satış için sipariş vermeden önce fiyatlamanızı kontrol etmenize yardım eder. Satın alma belgelerine ilişkin kurallar ülkeye ve şirkete göre değişir. Mali müşavirinize danışın.
Siparişi sade ve tutarlı tutun. Her sipariş için aynı numaralandırma biçimini kullanın. PDF dosyasını e-postayla gönderin ki tedarikçide yazılı bir kopya olsun. Fatura gelince ödemeden önce onu siparişle satır satır karşılaştırın.
Sık sorulan sorular
- Satın alma siparişi nedir?
- Satın alma siparişi, alıcının mal veya hizmet sipariş etmek için tedarikçiye gönderdiği belgedir. Kalemleri, adetleri, anlaşılan fiyatları ve beklenen tarihi listeler. Tedarikçi kabul edince, teslimattan önce iki tarafın üzerinde anlaştığı şeyleri kaydeder.
- Satın alma siparişinde neler bulunmalı?
- Alıcı bilgilerini, tedarikçi bilgilerini, sipariş numarasını, tarihi, beklenen teslim veya vade tarihini, her kalemin açıklamasını, adetleri, birim fiyatları, varsa vergiyi ve toplamı yazın. Teslimat adresini ve koşulları Notlar bölümüne ekleyin.
- Satın alma siparişi ile fatura arasındaki fark nedir?
- Satın alma siparişini alıcı, teslimattan önce sipariş vermek için gönderir. Faturayı satıcı, teslimattan sonra ödeme istemek için gönderir. Alıcı iki belgeyi eşleştirebilsin diye sipariş numarası genelde faturada da yazılır.
- Satın alma siparişini alıcı mı satıcı mı hazırlar?
- Alıcı hazırlar. Alıcı siparişi tedarikçiye gönderir. Tedarikçi siparişi onaylar, malı teslim eder ve fatura gönderir. Tedarikçi aynı işlemi izlemek için kendi tarafında satış siparişi de hazırlayabilir.
- Satın alma siparişi bağlayıcı mıdır?
- Tedarikçi kabul ettikten sonra bağlayıcı olabilir. Bu, ülkeye ve koşullara bağlıdır. Büyük veya karmaşık işlerde yalnızca siparişe güvenmeyin. Emin değilseniz hukuk danışmanına veya mali müşavirinize danışın.
- Bu araç e-İrsaliye veya e-Fatura ile ilgili belge üretir mi?
- Hayır. Bu araç PDF sipariş belgesi üretir. GİB sistemine bağlı e-Fatura, e-Arşiv veya e-İrsaliye oluşturmaz. Mal teslimatında gereken resmi belgeler için mali müşavirinize danışın.
- Satın alma siparişi oluşturucu verilerimi saklar mı?
- Hayır. Araç tarayıcınızda çalışır. Yazdıklarınız sunucuda saklanmaz. Sayfayı kapatmadan önce PDF dosyasını indirip kendi kopyanızı saklayın. Araç belgeyi sonradan geri getiremez. Her siparişi kaydedin.