Evrenus Fırat Polat · ·
Gereksinimler ülkeye göre değişir. Ama muhasebeciler, vergi daireleri ve müşteriler nezdinde geçerli sayılan faturaların çoğu aynı temel alanları paylaşır. Birini atlamak, faturanızın "bunu şununla tekrar gönderir misin?" diye geri gelmesinin en yaygın nedenidir.
Olmazsa olmazlar
- Net bir başlık. Logo ve numara yetmez. Üstte açıkça "Fatura" yazın.
- Benzersiz fatura numarası. Sıralı ve asla yeniden kullanılmayan. Ölçeklenen bir format için fatura numaralandırma rehberine bakın.
- Fatura tarihi. Faturanın düzenlendiği tarih.
- Vade tarihi veya açık ödeme koşulları ("30 gün vadeli" gibi). Bkz. ödeme koşulları belirleme.
- Sizin bilgileriniz. Ticari unvan veya ad soyad, adres, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası (VKN) ya da T.C. kimlik numarası.
- Müşteri bilgileri. Ad veya unvan, adres, şirketse vergi dairesi ve VKN.
- Kalemlendirilmiş açıklama. Tek bir toplu tutar değil. Birden fazla kalem varsa her satırda adet, birim fiyat ve satır toplamı.
- Ara toplam, KDV ve toplam. Ayrı ayrı gösterilir. Müşteri tek sayıyı geri çözmek zorunda kalmasın.
- Ödeme talimatları. Nasıl ödeme almak istediğiniz: IBAN ve hesap sahibi, ödeme linki veya kabul ettiğiniz başka yöntem.
Türkiye'de ek noktalar
Türkiye'de vergi mevzuatı faturada bulunması gereken unsurları belirler. Genel çerçevede şu bilgiler beklenir: düzenleyenin ve alıcının unvanı/adı ve adresi, vergi dairesi ve numara, tarih, seri ve sıra numarası, mal veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı, tutarı ve KDV. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura için ayrıca teknik standartlar (UBL-TR formatı, ETTN gibi) devreye girer; bunları genellikle entegratörünüz sağlar.
Hangi tür fatura keseceğiniz (kağıt, e-Fatura, e-Arşiv) mükellefiyetinize ve cironuza bağlıdır. Zorunluluk koşulları değişebilir. Güncel durumu mali müşavirinizden öğrenin. KDV oranı, istisna ve tevkifat gibi konularda doğru kod ve açıklamayı yine mali müşaviriniz belirler.
Zorunlu olmasa da eklemeye değer
- Para birimi. Siz veya müşteri uluslararası çalışıyorsa açıkça yazın. Döviz faturalarında kur bilgisini belirtin.
- Not alanı. Müşterinin atıf yapmanızı istediği PO numarası, sözleşme numarası veya teşekkür notu için.
- Gecikme koşulları. Baştan belirtilmiş. Gecikme ücreti hesaplayıcımız makul bir oran seçmenize yardımcı olur.
- Referans bilgileri. Proje adı, sipariş numarası, dönem. Bkz. satın alma siparişleri.
Örnek: eksiksiz bir fatura satırlarının hesabı
Bir grafik tasarımcı bir kafeye şu işleri faturalıyor:
| Kalem | Adet | Birim (TL) | Tutar (TL) |
|---|---|---|---|
| Logo tasarımı | 1 | 12.000 | 12.000 |
| Menü tasarımı | 2 | 3.500 | 7.000 |
| Sosyal medya şablonu | 5 | 600 | 3.000 |
Hesap
- Ara toplam: 12.000 + 7.000 + 3.000 = 22.000 TL
- Müşteriye %5 indirim: 22.000 × 0,05 = 1.100 TL
- İndirimli ara toplam: 22.000 − 1.100 = 20.900 TL
- KDV (%20): 20.900 × 0,20 = 4.180 TL
- Genel toplam: 20.900 + 4.180 = 25.080 TL
Faturada bu satırların hepsi ayrı görünmeli: ara toplam, indirim, KDV matrahı, KDV tutarı, genel toplam. Vade: 30 gün. Ödeme: IBAN ve açıklamaya fatura numarasının yazılması rica edilir. Hesabı kendi rakamlarınızla yapmak için fatura hesaplayıcımızı ve fatura indirimi hesaplayıcımızı kullanabilirsiniz.
Gönderim öncesi kontrol listesi
- Başlık, numara ve tarih var mı?
- Sizin ve müşterinin unvan, adres, VKN bilgileri doğru mu?
- Kalemler açık ve tutarlı mı?
- KDV oranı ve tutarı doğru mu?
- Toplam hesabı elle kontrol edildi mi?
- Vade tarihi gerçek bir tarih olarak yazıldı mı?
- IBAN ve hesap sahibi adı doğru mu?
- PO numarası veya sözleşme referansı gerekli mi?
Şablon seçimi için fatura şablonu seçimi rehberine bakın. Hazır bir düzenle başlamak için fatura oluşturucumuzu kullanın. Aracımız resmi e-Fatura veya e-Arşiv entegrasyonu yerine geçmez.
Genellikle çıkarabilecekleriniz
Ödeme linkiyle tahsil ediyorsanız faturaya tüm banka yönlendirme bilgilerini doldurmanız gerekmez. Yalnızca kullanılmasını istediğiniz yöntemi ekleyin. Böylece nasıl ödeneceği netleşir. Kimsenin okumadığı üç paragraf hukuki metne de gerek yoktur. Kısa ve net bir not, üç paragraftan iyidir.
Sık yapılan hatalar
- Müşteri unvanını yanlış veya eksik yazmak. Kurumsal müşteri faturayı reddedebilir.
- Vergi numarasını unutmak.
- KDV'yi ara toplama dahil edip ayrıca göstermemek.
- Vade tarihini yazmayıp "30 gün" ile yetinmek.
- IBAN'da yazım hatası. Gönderim öncesi kontrol edin.
- Aynı numarayla iki fatura kesmek.
Sık sorulan sorular
Yurt dışına fatura keserken neler değişir?
Para birimi, KDV istisnası ve yabancı dilde açıklama gündeme gelir. Bkz. ticari fatura. Hukuki ve vergi yönü için mali müşavirinize danışın.
Faturada logo zorunlu mu?
Hayır. Ama profesyonel görünüm sağlar. Zorunlu olan unsurlar mevzuattaki bilgilerdir.
Faturayı yanlış kestim, ne yapmalıyım?
Silmeyin. Düzeltme belgesi düzenleyin. Bkz. alacak dekontları. Türkiye'de iptal ve itiraz usulleri için mali müşavirinize danışın.
Faturayı e-postayla göndermek yeterli mi?
Mükellefiyetinize bağlıdır. e-Fatura mükellefleri arasında fatura portal üzerinden iletilir. Kâğıt faturada ise yazılı teslim kuralları geçerlidir.
Eksiksiz bir fatura daha resmi görünmek için değildir. Müşterinin ödemeden önce soracağı her soruyu ortadan kaldırmak içindir.