Gereksinimler ülkeye göre değişir, ama muhasebeciler, vergi daireleri ve müşteriler nezdinde geçerli sayılan faturaların çoğu aynı temel alanları paylaşır. Birini atlamak, faturanızın "bunu X ile tekrar gönderebilir misin?" diye geri gelmesinin en yaygın nedenidir.
Olmazsa olmazlar
- Net bir etiket. Sadece logo ve numara değil, üstte açıkça "Fatura" yazısı.
- Benzersiz bir fatura numarası. Sıralı ve asla tekrar kullanılmayan — ölçeklenen bir format için fatura numaralandırma rehberimize bakın.
- Fatura tarihi. Faturanın düzenlendiği tarih.
- Vade tarihi, veya açıkça belirtilmiş ödeme koşulları (ör. "30 gün vadeli"). Bkz. ödeme koşulları belirleme.
- İşletme bilgileriniz. Yasal veya ticari unvan, adres, varsa vergi/KDV numaranız.
- Müşteri bilgileri. Kimin ne borçlu olduğu netleşsin diye ad ve fatura adresi.
- Kalemlendirilmiş açıklama. Tek bir toplu tutar değil, birden fazla kalem varsa her satırda adet, birim fiyat ve satır toplamı.
- Ara toplam, vergi ve toplam. Müşterinin kendisinin tersine mühendislik yapması gereken tek bir sayıya karışmadan, ayrı ayrı gösterilir.
- Ödeme talimatları. Nasıl ödeme almak istediğiniz — banka bilgileri, ödeme linki veya kabul ettiğiniz başka bir yöntem.
Zorunlu olmasa da eklemeye değer
- Para birimi, özellikle siz veya müşteri uluslararası çalışıyorsa açıkça belirtilmeli.
- Not/açıklama alanı, müşterinin bağlama ihtiyaç duyabileceği herhangi bir şey için — referans vermenizi istediği bir satın alma siparişi numarası veya bir teşekkür notu.
- Gecikme koşulları, sonradan değil baştan belirtilmiş (örneğin bir gecikme cezası yüzdesi). Gecikme cezası hesaplayıcımız makul bir rakama karar vermenize yardımcı olur.
Genellikle çıkarabilecekleriniz
Ödeme linkiyle ödeme alıyorsanız faturaya banka yönlendirme bilgilerinizi tıka basa doldurmanıza gerek yok — sadece gerçekten kullanılmasını istediğiniz ödeme yöntemini ekleyin, böylece nasıl ödeneceğine dair belirsizlik kalmaz. Ayrıca kimsenin okumadığı üç paragraflık hukuki metne de gerek yok; kısa ve net bir not, üç paragraftan daha iyidir.
Eksiksiz bir fatura, daha resmi görünmekle ilgili değildir — müşterinin ödemeden önce sorabileceği her soruyu ortadan kaldırmakla ilgilidir.