Ticari Fatura: Ne Olduğu ve Ne Zaman Gerekli

Malları sınır ötesine gönderiyorsanız, normal bir fatura çoğu zaman yeterli olmaz. Gümrük, ödeme talebinden çok gümrük işlemini desteklemek için hazırlanmış bir belge ister. Bu belge ticari faturadır (İngilizcesi "commercial invoice").

Önemli not: İhracat ve ithalat işlemlerinin kuralları sık değişir ve ülkeye göre farklıdır. Bu rehber genel bilgidir. Belgelerinizi gümrük müşavirinize veya mali müşavirinize kontrol ettirin.

Ticari fatura ne işe yarar

Normal faturanın görevi ödeme almaktır. Ticari faturanın görevi, gümrük yetkililerine sınırı tam olarak neyin geçtiğini göstermektir. Böylece vergi ve harçlar hesaplanır, sevkiyatın yasal olduğu doğrulanır. Belge genellikle sevkiyatla birlikte seyahat eder veya taşıyıcıda tutulur.

Türkiye'de ihracat yapan firmalar için resmi fatura da ayrıca düzenlenir. İhracat faturaları e-Fatura veya e-Arşiv sisteminde belirli senaryolarla kesilebilir. Gümrük beyannamesi ise ayrı bir belgedir. Ticari fatura ile resmi ihracat faturası aynı belge olabilir ya da ayrı hazırlanabilir. Hangi yaklaşımın sizin için doğru olduğunu gümrük müşavirinize sorun.

Normal faturanın içermediği alanlar

• Menşe ülkesi. Malın nerede üretildiği. Nereden gönderildiği değil.
• GTİP/HS kodu. Armonize Sistem'e dayalı sınıflandırma kodu. Gümrük vergi oranını bu kod belirler. Türkiye'de Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu (GTİP) kullanılır.
• Ayrıntılı kalem açıklaması. "Elektronik" yetmez. "Kablosuz Bluetooth kulaklık, model X, 20 adet" gibi yazın.
• Ağırlık ve boyutlar. Net ve brüt ağırlık, koli sayısı.
• Incoterms. FOB, CIF, EXW, DAP, DDP gibi teslim şekli. Nakliye, sigorta ve risk kimde, bunu belirler.
• İhracat nedeni. Satış, numune, hediye, onarım için iade.
• Alıcı ve satıcı bilgileri. Tam unvan, adres, vergi numarası, gerekirse EORI veya muadili.
• Para birimi ve ödeme koşulu. USD, EUR, TL; peşin, akreditif, vadeli.

Çalışılmış örnek: Incoterms toplamı nasıl etkiler

Bir mobilya üreticisi AB'deki bir müşteriye mal satıyor.

• Mal bedeli: 12.000 USD
• Taşıma (fabrikadan varış limanına): 800 USD
• Sigorta: 120 USD

FOB (gemiye yükleme): Satıcı yalnızca malı yüklemeye kadar öder. Fatura = 12.000 USD. Nakliye ve sigortayı alıcı öder.

CIF (mal + sigorta + navlun): Satıcı nakliye ve sigortayı da öder. Fatura = 12.000 + 800 + 120 = 12.920 USD.

Aynı mal, aynı fiyat; ama Incoterms farklı olunca faturadaki toplam ve riskin el değiştirdiği nokta değişir. Belgede Incoterms'i açıkça "CIF İstanbul Limanı" gibi yazmak karışıklığı önler. Gümrük değerinin nasıl hesaplanacağı varış ülkesinin kurallarına bağlıdır. Müşterinizin gümrük müşaviriyle teyit edin.

Kimin ihtiyacı var

Düzenli fiziksel mal gönderen her işletme, küçük hacimlerde bile ticari faturayı standart uygulama olarak hazırlamalıdır. Hizmet ve dijital ürün satanlar için çoğu zaman gerekmez. Sınırı geçmeyen yurt içi sevkiyat için de gerekmez. Örneğin Etsy satıcıları, e-ihracat yapan atölyeler ve küçük üreticiler bu gruptadır. Posta veya kargo kuruluşunun kendi belge şartlarını da kontrol edin.

Adım adım hazırlık

1. Müşteri bilgilerini (unvan, adres, vergi/EORI numarası) alın.
2. Her kalem için GTİP/HS kodunu belirleyin. Emin değilseniz gümrük müşaviri veya ticaret odası yardımcı olur.
3. Menşe ülkesini ve ağırlık/boyutları yazın.
4. Incoterms ve para birimini belirleyin.
5. Nakliye ve sigorta bedellerini ayrı satırlarla gösterin.
6. Toplamı kontrol edin. İhracatta KDV işlemini mali müşavirinizle netleştirin.
7. Belgeyi PDF yapıp sevkiyata ekleyin. Bir kopyasını saklayın.
8. Paketleme listesi ve teslimat belgesini de hazırlayın. Bkz. paketleme fişi ve teslimat fişi farkı.

Sık yapılan hatalar

• Belirsiz kalem açıklaması. "Hediyelik eşya" veya "tekstil ürünleri" gibi genel ifadeler gümrükte soru işaretine yol açar.
• Yanlış GTİP/HS kodu. Yanlış vergi hesabı, gecikme, ceza riski. Kodu doğrulayın.
• Menşe ile çıkış ülkesini karıştırmak. Menşe, malın üretildiği ülkedir.
• Eksik veya tutarsız değer. Faturadaki değer, gümrük beyannamesi ve sigorta ile uyuşmalıdır.
• Incoterms'i yazmamak. Kim neyi ödüyor, belirsiz kalır.
• Proforma ile ticari faturayı karıştırmak. Proforma ön fiyat belgesidir, ticari fatura gerçek satışı belgeler. Bkz. proforma fatura rehberi.
• Kopya tutmamak. Sorun çıkarsa kanıtınız olmaz.

Menşe, gümrük değeri ve vergi

Gümrük vergisi çoğunlukla üç unsura göre hesaplanır: malın tarife sınıflandırması (GTİP/HS), menşei ve gümrük kıymeti (değeri). Fatura bu üçüne de kaynak olur. Bu yüzden değer alanını gerçek ve belgelenebilir yazın. Düşük değer beyanı ciddi sonuçlar doğurabilir. Numune veya hediye gönderiyorsanız bile gerçekçi bir değer yazın ve "bedelsiz" ibaresi ekleyin.

Tercihli ticaret anlaşmaları varsa (örneğin belirli ülkelerle serbest ticaret düzenlemeleri) menşe belgesi gerekebilir. Bu belgeler faturadan ayrıdır. Ticaret odası veya gümrük müşaviri bu konuda yönlendirir.

E-ihracat ve küçük sevkiyatlar

Küçük paketlerle yurt dışına satış yapan atölyeler, kargo firmasının belge şartlarını önceden öğrenmelidir. Bazı kargo firmaları kendi gümrük formlarını doldurtur. Ticari faturayı yine de hazır tutun. Çoğu varış ülkesi alıcıdan veya kargo firmasından gümrük beyanı için fatura talep edebilir. Faturayı pakete eklemek ve bir kopyasını dijital olarak göndermek, paketin gümrükte beklemesini azaltır.

Sık sorulan sorular

Ticari fatura ile normal fatura aynı belge olabilir mi?

Bazı işletmeler ek gümrük alanlarını standart faturalarına ekleyerek tek belge kullanır. Diğerleri ayrı tutar. İkisi de çalışır; yeter ki gerekli gümrük bilgisi sevkiyat sınırı geçerken hazır olsun. Resmi ihracat faturası kuralları için mali müşavirinize danışın.

Ticari fatura için resmî bir şablon var mı?

Tek bir zorunlu şablon yok. İçerik gereksinimleri vardır. Varış ülkesi ek alanlar isteyebilir.

Numune göndersem de ticari fatura gerekir mi?

Genellikle evet. Bedelsiz numune bile gümrükte beyan edilir. "Ticari değeri yoktur" notunu ve takdir edilen değeri belirtmeniz istenebilir. Taşıyıcınızdan veya gümrük müşavirinizden teyit alın.

Hangi dilde hazırlamalıyım?

Varış ülkesinin gümrüğünün anlayacağı dilde; çoğunlukla İngilizce. Alıcıyla netleştirin.

Ticari fatura gümrük işlemini destekler. Ödeme için gönderdiğiniz faturanın yerini almaz. Satış belgelerini uyumlu tutmak için ticari belgeler rehberimizi da okuyabilirsiniz.