İnşaat işletmesi işi yazılı olarak fiyatlamalı, malzemeyi satın alma siparişiyle istemeli ve iş ilerledikçe aşama aşama faturalandırmalıdır. Temel belgeler fiyat tahmini, teklif, satın alma siparişi ve iş emridir. Hakediş faturalandırması bu zincirin en önemli halkasıdır.
İnşaat işletmelerinin kullandığı belgeler
- Fiyat tahmini veya teklif. İşe başlamadan önce işverene yazılı fiyat verin. Kapsam sabitse teklif, şantiye koşulları belirsizse tahmin kullanın.
- Satın alma siparişi. Beton, demir, kereste, armatür ve ekipman için tedarikçiye gönderin. Notlar alanına şantiye adresini ve teslim tarihini yazın.
- İş emri. Her aşamayı veya alt yüklenici işini yetkilendirmek için kullanın. Kapsamı, fiyatı ve hedef tarihi kaydeder.
- Fatura. Her hakediş için fatura oluşturucu ile fatura hazırlayın. Her kilometre taşı için bir satır kullanın.
Faturalandırma genellikle nasıl işler
İnşaatta tek seferde, işin sonunda fatura kesmek nadirdir. İşçilik ve malzeme için nakit erkenden çıkar. Bu yüzden firmalar iş sürerken faturalandırır.
- Hakediş. Temel, kaba inşaat, ince işler gibi aşamaları ayrı ayrı faturalayın. Ayrıntılar için hakediş faturalandırma rehberini okuyun.
- Avans. Malzeme için peşin bir tutar alın. Fatura ön ödemeleri rehberine bakın.
- Teminat kesintisi. Bazı sözleşmeler her ödemeden bir pay tutar. Oran ve iade şartları sözleşmeye bağlıdır.
- Ek işler. Fazladan iş kendi yazılı onayını ve fatura satırını almalıdır.
- Birim fiyat veya maliyet artı kâr. İşçilik saatini ve malzeme maliyetini, bazen kâr payıyla birlikte, faturalayın.
Türkiye'de fatura e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak resmi sistemde düzenlenir. Bu sitedeki araçlar ön hazırlık ve takip belgesi üretir. Resmi faturanızı mali müşavirinizin veya özel entegratörünüzün sisteminde kesin. İnşaat işlerinde KDV oranı işin türüne göre değişir ve bazı alıcılara karşı KDV tevkifatı uygulanabilir. Doğru uygulama için mali müşavirinize danışın.
Oluşturucularda yüzde tamamlanma veya teminat kesintisi alanı yoktur. Bu rakamları satır açıklamasına ve Notlar alanına yazın, örneğin "Kaba inşaat, sözleşmenin %40'ı".
Sık yapılan faturalandırma hataları
- İmzalı tahmin veya teklif olmadan işe başlamak.
- Ek işi sözlü talep üzerine yapıp sonra fiyat tartışmak.
- Tüm işi sonda faturalayıp maliyetleri aylarca taşımak.
- Vadeyi kaçırmak. Fatura vade tarihi hesaplayıcı ile hesaplayın.
- Sözleşmede gecikme cezası veya faizi hükmü bulunmaması. Fatura gecikme cezaları rehberine bakın.
- Hangi tedarikçi siparişinin hangi şantiyeye ait olduğunu takip edememek.
- Hakediş raporu ile fatura tutarını birbirinden farklı yazmak.
Gecikme ve tahsilat
Büyük tutarlı faturalarda gecikme maliyetlidir. Sözleşmede ödeme tarihini ve gecikme halinde uygulanacak faizi açıkça yazın. Yasal gecikme faizi oranları ve uygulama koşulları değişebilir. Güncel oranı ve hukuki dayanağı bir hukukçu veya mali müşavirle doğrulayın. Gecikmiş bakiyenin tutarını gecikme bedeli hesaplayıcı ile görebilirsiniz.
Hakediş raporunda dikkat edilecekler
Hakediş raporu, faturanın dayanağıdır. Raporda sözleşme bedelini, bu döneme kadar yapılan işin toplamını, önceki hakedişlerin toplamını ve bu dönemin tutarını gösterin. Yapılan iş miktarlarını metraj kalemleriyle eşleştirin. İşveren veya kontrol mühendisi raporu onaylamadan faturayı kesmeyin. Onaylı rapor ile fatura tutarı birebir aynı olmalıdır. Bu düzen, ödeme sırasında itiraz ihtimalini azaltır ve vade tarihini netleştirir.
Her hakedişte aynı sırayı izleyin: önce ilerlemeyi ölçün, sonra raporu onaylatın, sonra faturayı gönderin, son olarak vade tarihini takvime yazın. Ödeme gecikirse hatırlatma için fatura takibi rehberindeki adımları kullanın.
Faydalı hesaplayıcılar ve rehberler
- Yüklenici fatura hesaplayıcı: işçilik ve malzemeyi toplar.
- İş günü hesaplayıcı: teslimat ve ödeme tarihlerini planlar.
- Gecikme bedeli hesaplayıcı: gecikmiş bakiyeyi fiyatlar.
- Fatura vade tarihi hesaplayıcı: ödeme vadesini belirler.
Rehberler: tahminden ödenmiş faturaya, iş emirleri ve ödeme koşulları belirleme.
İnşaat faturalandırmasında sık sorulan sorular
- Hakediş nasıl hazırlanır ve faturalandırılır?
- Sözleşme bedelini aşamalara veya iş yüzdesine bölün. Her aşama tamamlandığında hakediş raporu hazırlayın ve onaya sunun. Onaylanan tutarı faturalandırın. Satır açıklamasına sözleşme bedelini, önceki hakedişlerin toplamını ve bu dönem tutarını yazın.
- Teminat kesintisi nedir?
- Teminat kesintisi, işveren tarafından her hakedişten tutulan ve iş bitince veya kabul sonrası iade edilen paydır. Oran ve iade koşulları sözleşmeye bağlıdır. Kesinti için sözleşmenizi okuyun veya bir hukukçuya danışın.
- Ek iş talebini nasıl yönetirim?
- İşi yapmadan önce her değişikliği yazılı hale getirin. Fiyatını belirleyin ve onay alın. Sonra bir sonraki hakedişte veya faturada ayrı bir kalem olarak, değişiklik referansıyla gösterin.
- İnşaat işinde KDV oranı ve tevkifat nasıl uygulanır?
- KDV oranı işin türüne göre değişir ve bazı alıcılara karşı KDV tevkifatı uygulanabilir. Mevzuat sık değişir. Doğru oranı ve tevkifat durumunu mali müşavirinizle teyit edin.
- Hakediş ödemesinde vade ne kadar olmalı?
- 30 gün yaygındır, bazı işverenler daha uzun vade ister. Vadeyi sözleşmede belirleyin. Her faturaya vade tarihini ve gecikme faizi kuralını yazın.