Pazarlama ajansları için faturalandırma

Pazarlama ajansı aylık sabit ücretleri ve proje işini ayrı, net etiketli satırlarda faturalamalı ve medya harcamasını ücretten ayrı göstermelidir. Temel belgeler fatura, teklif, satın alma siparişi ve hesap ekstresidir.

Ajansların kullandığı belgeler

• Teklif. Kampanya veya projeden önce gönderin. Her çıktıyı fiyatıyla listeleyin. Geçerlilik tarihini ve kapsam dışı olanları, örneğin ek revizyon turlarını, ekleyin.
• Fatura. Aylık sabit ücretler için ay başında veya sonunda, projeler için kilometre taşlarında gönderin. Satır açıklamasına kampanya adını yazın.
• Satın alma siparişi. Serbest çalışanlara, fotoğrafçılara ve baskı tedarikçilerine verin. İş başlamadan kapsamı ve fiyatı sabitler.
• Hesap ekstresi. Birden çok kampanyası olan müşterilere gönderin. Tek sayfa her ücreti, ödemeyi ve bakiyeyi gösterir.

Faturalandırma genellikle nasıl işler

Kalem	Tipik yaklaşım
Aylık sabit ücret	Anlaşılan kapsam veya saat için sabit aylık ücret
Proje	Sabit ücret, çoğunlukla aşamalara bölünür
Medya harcaması	Maliyet yansıtması artı ücret veya kâr payı
Tedarikçi maliyetleri	Maliyet artı kâr payı, ayrı satırda gösterilir

Kâr payında tutarlılık şarttır. Tedarikçi maliyeti üzerinden yüzde gibi bir kural seçin ve aynı şekilde tüm müşterilere uygulayın. Oluşturucular kâr payı hesaplamaz. Önce kâr payı hesaplayıcı ile hesaplayın, sonra satır başına nihai fiyatı girin.

Aylık sabit ücretler ve projeler çoğu zaman yan yana yürür. Sözleşmede sabit ücretin hangi saatleri veya çıktıları kapsadığını yazın. Dışarıda kalan iş teklife gider.

Türkiye'de belge düzeni

Ajanslar genellikle e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenler. Reklam harcamasının faturalanma biçimi, yani ajansın adına mı müşteri adına mı faturalanacağı, KDV ve muhasebe sonuçlarını etkiler. Yurt dışı platform harcamalarında ek vergi kuralları olabilir. Bu sitedeki araçlar ön hazırlık ve takip belgesi üretir. Doğru yapıyı mali müşavirinizle belirleyin.

Sık yapılan faturalandırma hataları

• Yansıtılan medya harcamasını ücretin içine katmak. Müşteri sizin de kendi marjını da göremez.
• Kapsamı büyütüp ek iş için teklif vermemek.
• Tedarikçilere sipariş vermeden ödeme yapıp sonra tutarı tartışmak.
• Platform sizi çoktan tahsil ettikten sonra medya harcamasını faturalamak.
• Müşterinin finans ekibi istediğinde sipariş numarasını atlamak.
• Hatırlatma göndermemek. Fatura takibi rehberine bakın.

Kampanya bazlı faturalandırma düzeni

Her kampanya için bir bütçe satırı açın. Teklif, sipariş ve faturada aynı kampanya adını kullanın. Böylece müşteri bütçe takibini kolayca yapar. Tedarikçi faturaları geldiğinde bunları ilgili satın alma siparişiyle eşleştirin ve kâr payını sonra ekleyin.

Ay sonunda her müşteri için kısa bir kontrol yapın: aylık sabit ücret faturalandı mı, kampanya aşamaları kesildi mi, tedarikçi maliyetleri yansıtıldı mı ve açık bakiye ne kadar. Bu kontrol, unutulan faturaları yakalar. Büyük medya harcamalarında peşin faturalama veya avans istemeyi düşünün.

Göndermeden önce kısa kontrol

Her faturayı göndermeden önce şu soruları yanıtlayın. Eksik varsa düzeltin, çünkü eksik bir belge ödemeyi geciktirir ve müşteri ile gereksiz yazışmaya yol açar:

• Aylık sabit ücret ve proje satırları ayrı mı?
• Medya maliyeti ve ücret ayrı gösterildi mi?
• Her tedarikçi için sipariş var mı?
• Kâr payı kuralı tüm müşterilere aynı mı?
• Müşterinin sipariş numarası eklendi mi?

Bu kontrol bir dakika sürer ve itirazları belirgin biçimde azaltır.

Faydalı hesaplayıcılar ve rehberler

• Kâr payı hesaplayıcı: tedarikçi maliyetlerini fiyatlar.
• Kâr marjı hesaplayıcı: projedeki kârınızı kontrol eder.
• Retainer hesaplayıcı: aylık ücreti belirler.
• Proje fatura hesaplayıcı: aşama tutarlarını planlar.

Rehberler: sabit ücret anlaşmaları, satın alma siparişleri ve müşteri hesap ekstreleri.