Evrenus Fırat Polat · ·
Tek bir fatura müşteriye bir işlem hakkında bilgi verir. Hesap ekstresi hepsi hakkında bilgi verir. Bir dönemdeki her borç, her ödeme ve kalan bakiye bir arada görünür. Tekrar tekrar faturaladığınız müşteriler için ekstre, tek tek fatura yığınını karıştırmaktan çok daha kullanışlıdır.
Ekstre gerçekte neyi gösterir
En azından ekstre, tarih sırasına göre şunları listeler:
- Devreden bakiye (dönem başı)
- Her borç (kesilen her fatura)
- Her alacak (alınan ödeme, düzeltme belgesi)
- Dönem sonu bakiye
Faturanın aksine ekstre yeni bir ödeme talebi değildir. Olmuş her şeyin mutabakatıdır. Bu, anlaşmazlığa dönüşmeden önce iki taraftaki hataları yakalamak için tam olarak işinize yarar. Türkiye'de bu pratik "cari hesap mutabakatı" olarak bilinir. Resmi mutabakat mektupları ve Ba-Bs formları ise ayrı süreçlerdir. Hangisini ne zaman göndereceğinizi mali müşavirinize sorun.
Hesap ekstresi oluşturucumuz bu düzeni doğrudan kurar. Borç ve ödemeleri kalem olarak girin, ödenecek bakiyeyi sizin için hesaplasın.
Çalışılmış örnek
Bir ajansın müşterisi için Ocak 2026 ekstresi:
| Tarih | Açıklama | Borç (TL) | Alacak (TL) | Bakiye (TL) |
|---|---|---|---|---|
| 1 Oca | Devreden bakiye | 12.000 | ||
| 3 Oca | Fatura #2026-004 | 8.500 | 20.500 | |
| 10 Oca | Havale ödemesi | 12.000 | 8.500 | |
| 17 Oca | Fatura #2026-009 | 5.200 | 13.700 | |
| 31 Oca | Dönem sonu bakiye | 13.700 |
Hesap: 12.000 + 8.500 − 12.000 + 5.200 = 13.700 TL.
Ekstreyi okuyan müşteri iki şeyi hemen görür: 12.000 TL'lik ödemesi kaydedilmiş ve #2026-004 hâlâ açıktır. Müşteri ödeme yaptığını düşünüyorsa ama kayıtta görünmüyorsa, ekstre farkı hemen yakalatır.
Ne zaman gönderilmeli
- Düzenli faturalanan müşterilere aylık. Sorunları erken yakalar ve açık bakiyeyi nazikçe hatırlatır.
- Talep üzerine. Büyük müşterilerin tedarikçi ödemeleri birimi kendi kayıtlarıyla mutabakat için ekstre isteyebilir.
- Vadesi geçmiş bakiye konuşmasından önce. Ekstre tüm resmi gösterir. Tek bir faturayı işaret etmekten daha iyi karşılanır.
- Yıl sonunda. Kapanış öncesi bakiyeleri uzlaştırmak için.
Ekstre hazırlama adımları
- Dönemi belirleyin (örneğin 1-31 Ocak).
- Dönem başı bakiyeyi alın (önceki ekstrenin sonu).
- Dönemdeki tüm faturaları tarih sırasıyla ekleyin.
- Dönemdeki ödemeleri ve düzeltme belgelerini ekleyin. Bkz. alacak dekontları.
- Her satırdan sonra bakiyeyi güncelleyin.
- Dönem sonu bakiyeyi vurgulayın.
- Vadesi geçmiş faturaları işaretleyin.
- PDF olarak gönderin ve bir kopyasını saklayın.
Ekstre tek faturanın yakalamayacağı hataları neden yakalar
Tek tek faturalar kendi içinde doğru olabilir, ama bir düzeni gizleyebilir:
- Yanlış faturaya uygulanmış ödeme. Bkz. tahsilat eşleştirme.
- Hiç faturalanmamış bir iş.
- İki kez kesilmiş bir fatura.
- Aylar boyunca sessizce büyüyen küçük bir fark (örneğin kesinti veya komisyon farkı).
- Müşterinin yaptığı ama sizde görünmeyen ödeme.
Her şeyi tek tabloda görmek, iki tarafın da bunu fark edebilmesinin tek yoludur.
Dönemi net tutun
Ekstrenin kapsadığı tarih aralığını açıkça yazın: "1-31 Ocak 2026 dönemi ekstresi". Gerekirse devreden bakiyeyi de belirtin. Sınır net değilse müşteri eski, kapatılmış bir borcun tekrar açıldığını mı yoksa gerçekten yeni bir şey olduğunu mu ayırt edemez.
Sık yapılan hatalar
- Dönemi belirtmemek. Hangi tarihleri kapsadığı belirsiz kalır.
- Ödemeleri geç işlemek. Müşteri ödediği halde ekstrede borçlu görünür ve haklı olarak sinirlenir.
- Ekstreyi fatura gibi göndermek. Ekstre bilgilendirme ve mutabakat belgesidir. Ödeme talebi için ilgili faturalara atıf yapın.
- Düzeltmeleri unutmak. İade, indirim ve iptaller de ekstrede görünmelidir.
- Mutabakat farkını görmezden gelmek. Fark varsa nedenini birlikte bulun. Bkz. ödeme mutabakatı.
- Yalnızca sorun olunca göndermek. Ekstre rutin olduğunda daha az tehdit gibi algılanır.
Ekstreyi hangi müşteriye göndermeli
Her müşteriye ekstre göndermek gerekmez. Öncelikli gruplar şunlardır:
- Ayda birden fazla faturalanan müşteriler.
- Uzun vadeli çalışılan, bakiyesi sürekli açık kalan müşteriler.
- Büyük tutarlı ve birden çok projesi olan müşteriler.
- Önceden anlaşmazlık yaşanmış müşteriler.
Tek seferlik müşteriye ekstre göndermek gereksizdir. Fatura yeterlidir.
Ekstrede yer alacak ek bilgiler
Temel tablonun yanında şu bilgiler işe yarar:
- Yaşlandırma özeti. Bakiyenin ne kadarı güncel, ne kadarı 30, 60, 90 gün geçmiş. Bkz. fatura yaşlandırma raporu.
- Ödeme bilgileri. IBAN ve açıklamaya yazılacak referans.
- İletişim. Fark varsa kime yazılacağı.
- Bakiye uyuşmazlığı notu. "Kayıtlarınızla fark varsa lütfen 7 gün içinde bildiriniz."
Son maddeyle ekstreyi bir mutabakat aracına dönüştürürsünüz. Müşteriden yanıt gelmezse bakiyeyi kabul etmiş saymanın hukuki etkisi sözleşmenize ve duruma bağlıdır. Bu konuda avukatınıza danışın.
Sık sorulan sorular
Ekstre resmi bir belge midir?
Ekstre, kendi başına bir fatura veya vergi belgesi yerine geçmez. Mutabakat için kullanılan ticari bir özet belgedir. Resmi mutabakat veya bildirim yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.
Müşteri ekstrede hata bulursa ne yapmalıyım?
İlgili fatura ve ödeme belgelerini karşılaştırın. Hata sizdeyse düzeltilmiş ekstre gönderin. Hata müşterideyse nazikçe belgeleri gösterin. Anlaşmazlık sürerse fatura anlaşmazlıkları rehberine bakın.
Ekstre vadesi geçmiş faturaları hatırlatmak için yeterli mi?
İlk adım olarak evet. Yanıt gelmezse fatura takibi ve vadesi geçmiş faturalar rehberlerindeki adımlara geçin.
Tek faturalı müşteriye de ekstre göndermeli miyim?
Genellikle gerekmez. Sadece talep ederse gönderin.
Ekstre faturalamanın yerini almaz. Tek tek faturaları dürüst tutan periyodik bir iç kontroldür.