Evrenus Fırat Polat · ·
Ödenmemiş faturaların listesi size toplam ne kadar borçlu olunduğunu söyler. Yaşlandırma raporu daha kullanışlı bir şey söyler: Bu faturaların hangileri yeni gecikti ve muhtemelen sorun yok? Hangileri o kadar uzun süredir bekliyor ki şimdi ciddi ilgi gerekiyor?
Yaşlandırma raporu nasıl yapılandırılır
Ödenmemiş faturalar, vadeyi kaç gün geçtiklerine göre dilimlere ayrılır. Yaygın dilimler: vadesi gelmemiş, 1-30, 31-60, 61-90 ve 90+ gün. Her dilimin toplam tutarı ve toplam içindeki payı yazılır. Bir bakışta bir şekil görürsünüz: Borcun çoğu yeni mi (sağlıklı), yoksa büyüyen bir kısmı 90+ diliminde mi (gerçek uyarı)?
Alacak yaşlandırma hesaplayıcımız dilim toplamlarını alır ve toplam alacağınızın ne kadarını temsil ettiğini hesaplar.
Önemli ayrım: Yaşlandırmayı fatura tarihinden değil vade tarihinden başlatmak daha yararlıdır. Çünkü "30 gün vadeli" bir faturanın 35 günlük olması gecikme değildir.
Çalışılmış örnek
Bir tedarikçinin 29 Ekim itibarıyla vadesi geçmiş 7 faturası:
| Müşteri | Tutar (TL) | Vade geçen gün | Dilim |
|---|---|---|---|
| A | 18.000 | 5 | 1-30 |
| B | 42.000 | 22 | 1-30 |
| G | 24.000 | 12 | 1-30 |
| C | 9.500 | 47 | 31-60 |
| D | 31.000 | 68 | 61-90 |
| E | 15.000 | 95 | 90+ |
| F | 6.200 | 130 | 90+ |
Dilim toplamları:
| Dilim | Tutar (TL) | Oran |
|---|---|---|
| 1-30 gün | 18.000 + 42.000 + 24.000 = 84.000 | %57,7 |
| 31-60 gün | 9.500 | %6,5 |
| 61-90 gün | 31.000 | %21,3 |
| 90+ gün | 15.000 + 6.200 = 21.200 | %14,6 |
| Toplam | 145.700 | %100 |
Okuma: Borcun yarısından fazlası yeni (1-30 gün). Bu rutin hatırlatmayla çözülür. Ama 61-90 gün diliminde D'nin 31.000 TL'si ve 90+ diliminde E ile F'nin 21.200 TL'si ilgi bekliyor. Toplam vadesi geçmiş tutarın üçte biri (52.200 ÷ 145.700 ≈ %35,8) 60 günü aşmış. Bu, tahsilat sürecinin bir yerde aksadığını gösterir.
Dilimler toplamdan neden daha önemli
Tek bir "vadesi geçen tutar" rakamı, 5 gün gecikmiş ödemeyi 5 ay gecikmiş ödemeyle aynı sayar. Ama tamamen farklı yanıtlar gerektirirler:
- 1-30 gün: Rutin hatırlatma. Çoğunlukla unutma veya onay beklemesi.
- 31-60 gün: Telefon, yazılı net soru, ödeme tarihi taahhüdü.
- 61-90 gün: Resmi tahsilat mektubu, yönetici düzeyinde görüşme. Bkz. tahsilat mektubu şablonları.
- 90+ gün: Tırmandırma kararı: ödeme planı, ihtar, tahsilat şirketi veya hukuki yol. Bkz. ödenmemiş faturaları tahsil etme.
Şekli okumak
Sağlıklı rapor yeni dilimlere ağırlıklıdır ve her eski dilimde tutarlar küçülür. 61-90 veya 90+ dilimleri büyükse ya da zamanla büyüyorsa, kendiliğinden düzelmeyen bir tahsilat sorunu vardır. Rutin takip yerine bilinçli müdahale gerekir.
Ayrıca müşteri bazında bakın. Aynı müşteri birden çok dilimde görünüyorsa, sorun faturada değil o müşteridedir.
Önceliklendirme
Gecikmiş faturaların peşine düşmek için zamanınız sınırlıysa şu sıralamayı kullanın:
- En eski ve en büyük bakiyeler (tahsil edilemez hale gelme riski en yüksek).
- Aynı müşterinin birden çok gecikmiş faturası.
- Eşik tutarın üzerindeki yeni gecikmeler.
- İtirazlı faturalar. Bkz. fatura anlaşmazlıkları.
- Küçük ve yeni gecikmeler.
Yukarıdaki örnekte sıra şöyle olur: D (31.000, 68 gün), E (15.000, 95 gün), F (6.200, 130 gün, küçük ama çok eski), B (42.000, 22 gün, yeni ama büyük).
Haftalık rutin
- Muhasebe programından veya tablodan açık faturaları çıkarın.
- Vade tarihine göre gecikme günlerini hesaplayın.
- Dilimlere ayırın ve toplamları yazın.
- Bir önceki haftayla karşılaştırın.
- Her dilim için bir sonraki adımı atayın.
- Müşteri bazında tekrar edenleri işaretleyin.
- 90+ faturalar için karar verin: tırmandır, plan yap veya sil. Bkz. şüpheli alacaklar.
Sık yapılan hatalar
- Fatura tarihinden yaşlandırmak. Vadesini bile geçmemiş faturaları gecikmiş gösterir.
- Ödemeleri geç işlemek. Ödenmiş fatura raporda geç kalmış görünür. Bkz. tahsilat eşleştirme.
- Raporu tepkisel çalıştırmak. Sorun büyüyünce bakmak çok geçtir.
- Yalnızca toplam rakama bakmak. Dilim ayrımı olmadan önceliklendirme yapılamaz.
- Eski alacakları görmezden gelmek. Alacağın zamanaşımına uğrama riski vardır. Hukuki sürelerin ne olduğunu avukatınıza sorun.
Yaşlandırma ve karar eşikleri
Her dilime karşı bir eylem eşiği belirleyin. Bu sayede rapor bir karar aracına dönüşür.
| Dilim | Eylem | Sorumlu | Süre |
|---|---|---|---|
| 1-30 gün | Hatırlatma e-postası | Siz / muhasebe | 2 gün içinde |
| 31-60 gün | Telefon + net tarih | Siz | 1 hafta içinde |
| 61-90 gün | Resmi mektup, yönetici görüşmesi | Siz / ortak | 1 hafta içinde |
| 90+ gün | Tırmandırma kararı | Siz + mali müşavir/avukat | 2 hafta içinde |
Bu tabloyu duvara asın ya da ortak dosyada tutun. Kimin ne yapacağı belliyse alacaklar sahipsiz kalmaz.
Müşteri bazlı yaşlandırma
Genel rapora ek olarak müşteri bazlı bir satır tablosu hazırlayın: her müşterinin toplam alacağı ve hangi dilimde ne kadarı olduğu. En çok gecikmiş müşteriyi üstte görürsünüz. Yeni iş vermeden önce bu tabloya bakmak alışkanlık olsun. 90+ diliminde alacağı olan bir müşteriye yeni iş vermeden önce eski borcun planını netleştirin.
Sık sorulan sorular
Yaşlandırma raporuyla DSO arasındaki fark nedir?
DSO tek rakamla ortalama tahsilat süresini verir. Yaşlandırma o ortalamanın arkasındaki dağılımı gösterir. İkisini birlikte kullanın. Bkz. ortalama tahsilat süresi.
Dilimleri 30'ar gün yapmak zorunda mıyım?
Hayır. Vade koşullarınıza göre 15 günlük dilimler de kullanabilirsiniz. Önemli olan tutarlılıktır.
Kısmi ödenmiş faturayı nasıl göstermeliyim?
Yalnızca kalan tutarı yaşlandırmaya alın.
Raporu müşteriyle paylaşabilir miyim?
Müşteriye özel hesap ekstresi gönderin. Bkz. müşteri hesap ekstreleri.
Yaşlandırma raporunu bir şey ters gidince değil, alışkanlık olarak haftalık ya da aylık kontrol edin. Büyüyen 90+ dilimini hâlâ birkaç fatura iken yakalarsınız.