Evrenus Fırat Polat · ·
Tahsilat mektubu, rutin hatırlatmanın bir üst seviyesidir. Daha resmidir, sonuçları açıkça belirtir. Genellikle tahsilat şirketine, hukuki yola veya alacağı silmeye geçmeden önceki son yazılı iletişimdir. Sıradan takip yanıt almadığında buna başvurun. Önceki aşama için fatura hatırlatma şablonları rehberine bakın.
İlk tahsilat mektubu: resmi, hâlâ işbirlikçi
Sayın [ad],
Bu mektup, [fatura tarihi] tarihli, [tutar] tutarındaki, [vade tarihi] tarihinde vadesi gelen ve [bugünün tarihi] itibarıyla ödenmemiş olan #[numara] numaralı fatura hakkında resmi bir bildirimdir. [Tarihlerde] gönderilen önceki hatırlatmalara rağmen ödeme veya yanıt alamadık.
Lütfen bu mektuptan itibaren [X] gün içinde ödemeyi yapın. Bu faturayla ilgili bir itirazınız varsa veya ödeme yapmakta zorluk yaşıyorsanız, seçenekleri görüşebilmemiz için lütfen doğrudan bizimle iletişime geçin.
İş ilişkimize değer veriyoruz ve konuyu doğrudan ve hızlıca çözmeyi tercih ederiz.
İkinci ve son mektup: sonraki adımlar konusunda doğrudan
Sayın [ad],
[Tarih] tarihli mektubumuza rağmen, [tutar] tutarındaki #[numara] numaralı fatura ödenmemiş durumda. Bu, [bir tahsilat şirketine yönlendirme / noter aracılığıyla ihtarname / hukuki yola başvurma / uygun sonraki adım] öncesindeki son bildirimimizdir.
Lütfen [belirli tarih] tarihine kadar ödemenin tamamını yapın. O tarihe kadar ödeme veya tatmin edici bir yanıt alınmazsa yukarıda belirtilen adımla devam edeceğiz.
[Tarih] öncesinde bizimle iletişime geçerseniz konuyu görüşmeye hazırız.
Doldurulmuş örnek
Konu: #2026-0142 numaralı fatura, 38.400 TL, vade 15 Eylül 2026
Sayın Ayşe Demir,
1 Eylül 2026 tarihli, 38.400 TL tutarındaki ve 15 Eylül 2026 tarihinde vadesi gelen #2026-0142 numaralı fatura 29 Ekim 2026 itibarıyla ödenmemiştir. 18 Eylül ve 2 Ekim tarihlerinde gönderilen hatırlatmalara yanıt alamadık.
Lütfen bu mektuptan itibaren 7 gün içinde, yani 5 Kasım 2026'ya kadar ödemeyi yapın. Faturayla ilgili bir itirazınız veya ödeme planı talebiniz varsa bizimle iletişime geçin.
Mektubun gövdesinde dört bilgi bulunur: fatura numarası, tutar, vade tarihi ve önceki iletişimin tarihleri. Müşteri belgeyi okuyunca konuyu hemen tanır. Üçüncü bir taraf da (avukat, tahsilat şirketi) süreci buradan izleyebilir.
Gecikme bedeli eklemek istiyorsanız
Mektupta gecikme faizi veya bedeli talep ediyorsanız, bunun sözleşmeniz veya fatura koşullarınızda önceden yazılı olması gerekir. Türkiye'de ticari işlerde gecikme faizi ile ilgili yasal çerçeve vardır. Hangi oranı uygulayabileceğiniz konusunda mali müşavirinize veya avukatınıza danışın. Örnek bir hesap için fatura gecikme cezaları rehberine ve gecikme faizi hesaplayıcısına bakın.
Örnek: 38.400 TL, 44 gün gecikme, varsayımsal yıllık %40 faiz oranı.
- Günlük faiz: 38.400 × 0,40 ÷ 365 ≈ 42,08 TL
- 44 gün: 42,08 × 44 ≈ 1.852 TL
Oran tamamen örnektir. Gerçek oran sözleşmenize ve mevzuata göre belirlenir.
Mektubu etkili yapan şeyler
- Belirli geçmişe referans verin. Fatura numarası, tutar, vade ve önceki iletişim tarihleri.
- Gerçek bir son tarih belirtin. Tarihi olmayan mektup kolayca ötelenir.
- Sadece uygulayacağınız sonucu belirtin. Yapmayacağınız bir tehdit sonraki tüm mektuplarınızı zayıflatır.
- Resmi ama düşmanca olmayan bir ton. Otorite sertlikten değil, netlikten gelir.
- Kanıt bırakın. E-posta ile teslim ve okundu bilgisini saklayın. Daha güçlü delil için iadeli taahhütlü posta veya noter kullanılabilir.
Göndermeden önce kontrol listesi
- Fatura tutarı ve müşteri bilgileri doğru mu?
- Müşterinin faturaya yazılı itirazı var mı? Varsa önce çözün. Bkz. fatura anlaşmazlıkları.
- İş gerçekten teslim edildi mi? Teslim kanıtınız var mı?
- Ödeme gelmiş olabilir mi? Banka hesabını kontrol edin. Bkz. tahsilat eşleştirme.
- Önceki hatırlatmaların tarihleri not edildi mi?
- Son tarih makul mü? (Genellikle 7-14 gün)
- Belirttiğiniz sonraki adımı gerçekten atacak mısınız?
- Mektubu doğru kişiye ve doğru adrese gönderiyor musunuz?
Sık yapılan hatalar
- Fatura hatalıyken mektup yollamak. Konumunuzu zayıflatır.
- Öfkeli dil kullanmak. Hakaret veya tehdit içeren ifadeler size karşı kullanılabilir.
- Çok sık mektup yazmak. İki mektup yeterlidir. Daha fazlası ciddiyeti azaltır.
- Kopya kayıt tutmamak. Hangi tarihte ne gönderdiğinizi kaydedin.
- Müşteriye hiçbir çıkış bırakmamak. Ödeme planı seçeneği gerçekçi tahsilat sağlayabilir. Bkz. ödeme planları.
Mektubun gönderim şekli
Mektubun ne şekilde gönderildiği içeriği kadar önemlidir:
- E-posta. Hızlı ve ucuzdur. Okundu bilgisi isteyin ve gönderim kaydını saklayın.
- Kayıtlı elektronik posta (KEP). Resmi geçerliliği yüksek bir yoldur. KEP adresiniz varsa ve müşterinin KEP adresi biliniyorsa kullanılabilir. Uygunluğu avukatınıza sorun.
- Taahhütlü posta. Teslim kanıtı bırakır.
- Noter ihtarnamesi. En güçlü delil değerine sahiptir ama masraflıdır.
İlk mektup için e-posta çoğunlukla yeterlidir. İkinci ve son mektupta teslim kanıtı veren bir yöntem seçin.
Mektuptan sonra ne olur
Mektup gönderilince takvime sonraki adımı koyun. Son tarih gelirse:
- Ödeme yapıldı mı? Hesabı kontrol edin ve eşleştirin.
- Yanıt geldi mi? Önerilen çözümü değerlendirin. Ödeme planı mantıklıysa yazılı hale getirin.
- Hiçbir şey yok mu? Mektupta yazdığınız adımı atın. Yazdığınızı yapmayan işletmenin sonraki mektupları ciddiye alınmaz.
Tahsilat sürecinin tamamı için ödenmemiş faturaları tahsil etme rehberine bakın.
Sık sorulan sorular
Tahsilat mektubu ile ihtarname aynı şey mi?
Hayır. Tahsilat mektubu sizin gönderdiğiniz resmi bir yazıdır. İhtarname genellikle noter aracılığıyla gönderilir ve daha güçlü bir delil değeri taşır. Hangisinin uygun olduğuna avukatınızla karar verin.
Mektubu e-postayla göndermek yeterli mi?
Birçok durumda ilk mektup için yeterlidir. Son mektup için gönderim kanıtı daha önemlidir. Yazılı onay isteyin veya taahhütlü posta kullanın.
Kaç mektup göndermeliyim?
Genellikle iki: biri işbirlikçi, biri sonuçları belirten. Bundan sonra sürece tırmandırın. Bkz. ödenmemiş faturaları tahsil etme.
Müşteri mektuptan sonra yanıt vermezse ne yapmalıyım?
Yazdığınız sonraki adımı uygulayın. Süreç, tutar ve maliyet tablosuna göre değişir. Değerlendirme yapamıyorsanız avukata danışın.
Tahsilat mektubu ciddi bir adımdır. Taşıması gereken ağırlığı taşıması için, yalnızca sıradan takip gerçekten tükendiğinde kullanın.