Bir tahsilat mektubu, rutin bir hatırlatmanın bir üst seviyesidir — daha resmi, sonuçları açıkça belirten ve genellikle bir tahsilat şirketini, küçük alacaklar mahkemesini dahil etmeden veya borcu silmeden önceki son yazılı iletişimdir. Sıradan takip (fatura hatırlatma şablonları rehberine bakın) yanıt almadığında buna başvurun.
İlk tahsilat mektubu: resmi, hâlâ işbirlikçi
Sayın [ad],
Bu mektup, [fatura tarihi] tarihli, [tutar] tutarındaki, [vade tarihi] tarihinde vadesi gelen ve [bugünün tarihi] itibarıyla ödenmemiş olan #[numara] numaralı fatura hakkında resmi bir bildirimdir. [tarihlerde] gönderilen önceki hatırlatmalara rağmen, ödeme veya yanıt alamadık.
Lütfen bu mektuptan itibaren [X] gün içinde ödemeyi yapın. Bu faturayla ilgili bir anlaşmazlığınız varsa veya ödeme yapmakta zorluk yaşıyorsanız, seçenekleri görüşebilmemiz için lütfen doğrudan bizimle iletişime geçin.
İş ilişkimize değer veriyoruz ve bu konuyu doğrudan ve hızlıca çözmeyi tercih ederiz.
İkinci/son mektup: sonraki adımlar konusunda doğrudan
Sayın [ad],
[tarih] tarihli mektubumuza rağmen, [tutar] tutarındaki #[numara] numaralı fatura ödenmemiş durumda. Bu, kaçınmayı tercih ettiğimiz [bir tahsilat şirketine yönlendirme / küçük alacaklar mahkemesi yoluyla takip / uygun sonraki adım her ne ise] yapmadan önceki son bildirimimizdir.
Lütfen [belirli tarih] tarihine kadar ödemenin tamamını yapın. O tarihe kadar ödeme veya tatmin edici bir yanıt alınmazsa, başka bir bildirim olmaksızın yukarıdaki eylemle devam edeceğiz.
[tarih]'ten önce bizimle iletişime geçerseniz bu konuyu doğrudan görüşmeye hazırız.
Bir tahsilat mektubunu etkili yapan nedir
- Belirli geçmişe referans verin — fatura numarası, tutar, vade tarihi ve önceki iletişimin tarihleri. Bu, müşteriye (ve işler o noktaya gelirse üçüncü bir tarafa) bunun çözmek için ilk girişim olmadığını gösterir.
- Gerçek, belirli bir son tarih belirtin — somut bir tarihi olmayan bir mektup kolayca bir kenara bırakılır; kesin bir tarihi olan gerçek bir baskı yaratır.
- Sadece uygulamaya hazır olduğunuz sonuçları belirtin. Takip etmeye niyetiniz olmayan hukuki eylemle tehdit eden bir tahsilat mektubu, gönderdiğiniz her sonraki mektubu — bu müşteri veya başka biri için — zayıflatır.
- Tonu resmi tutun, düşmanca değil. Mektubun otoritesi agresif olmasından değil, ciddi ve spesifik olmasından gelir.
Göndermeden önce
Faturanın kendisinin sağlam olduğunu teyit edin — doğru tutar, doğru müşteri bilgileri ve işin kendisi hakkında çözülmemiş bir anlaşmazlık yok. Gerçek bir hata içeren bir fatura üzerinden gönderilen bir tahsilat mektubu, konumunuzu güçlendirmek yerine zayıflatır.
Bir tahsilat mektubu ciddi bir adımdır, rutin bir adım değil — taşımasını istediği ağırlığı taşıması için, sıradan takibin gerçekten tükendiği durumlar için saklayın.