Evrenus Fırat Polat · ·
Basit ve anlık bir satışın ötesindeki her iş, doğrudan "konuşalım"dan "ödendi"ye geçmez. Her birinin kendi belgesi olan birkaç aşamadan geçer. Sırayı bilmek ve her adımda doğru belgeyi kullanmak, siz ve müşteri için işlerin neresinde olduğunu net tutar.
1. Fiyat tahmini: kaba rakamlar, erken konuşma
Fiyat tahmini, tüm ayrıntılar belli olmadan verilen yaklaşık bir rakamdır. Kapsam hâlâ değişebiliyorsa veya müşteri seçenekleri karşılaştırmak için bir sayıya ihtiyaç duyuyorsa işe yarar. İki taraf için de kesin bir taahhüt değildir. Ayrıntı için tahmin ve teklif farkı rehberine bakın.
2. Teklif: kesin ve belirli bir öneri
Kapsam netleşince teklif tahminin yerine geçer. Müşterinin kabul edebileceği fiyatlandırılmış bir öneridir. Kabul edildiğinde genellikle bağlayıcı sayılır. Bu yüzden rakama güvendiğinizde gönderin. Teklifte kapsam, süre, geçerlilik tarihi, KDV durumu ve ödeme koşulları yer almalıdır.
3. Satın alma siparişi (bazen müşteri düzenler)
Resmi tedarik süreci olan kurumsal müşteriler, teklifi kabul ettikten sonra satın alma siparişi verebilir. Bu, kendi iç yetkilendirmeleridir. Her müşteri bunu yapmaz. Yaptığında faturanızda onların sipariş numarasına atıf yapın. Bu sayede müşterinin muhasebesi faturayı kolay eşleştirir. Bkz. satın alma siparişleri.
4. İş başlar: uzun işlerde ön ödeme ve hakediş
Kısa işlerde iş basitçe başlar. Uzun projelerde her şey bitene kadar beklemek yerine aşamalarda faturalama yaygındır. Bunun iki aracı vardır: ön ödeme (fatura ön ödemeleri) ve hakediş (hakediş faturalandırma).
Çalışılmış örnek: 3 aşamalı proje
Bir web tasarım projesi: 80.000 TL + KDV (%20, örnek).
| Aşama | Oran | KDV hariç | KDV (%20) | Fatura toplamı |
|---|---|---|---|---|
| Ön ödeme (sözleşme) | %30 | 24.000 TL | 4.800 TL | 28.800 TL |
| Hakediş 1 (tasarım onayı) | %40 | 32.000 TL | 6.400 TL | 38.400 TL |
| Final (teslim) | %30 | 24.000 TL | 4.800 TL | 28.800 TL |
| Toplam | %100 | 80.000 TL | 16.000 TL | 96.000 TL |
Final faturasında ödenen tutarları gösterin: "Toplam proje 96.000 TL; ön ödeme ve hakediş 1 ile ödenen 67.200 TL; kalan 28.800 TL." Ön ödeme faturasında KDV ve fatura zamanlaması için mali müşavirinize danışın. Ön ödemenin muhasebesi ve KDV'si kuralına göre değişebilir.
5. Fatura: ödeme talebi
İş (veya aşama) tamamlandığında fatura gönderilir. Kabul edilen teklife ve varsa sipariş numarasına atıf yapar. Ödeme sayacını başlatan belge budur. Anlaştığınız koşullarla ilerler. Bkz. ödeme koşulları belirleme. Resmi fatura yükümlülüğünüz (e-Fatura, e-Arşiv, serbest meslek makbuzu) için mali müşavirinize danışın.
6. Ödeme ve makbuz
Müşteri ödediğinde makbuz bunu onaylar. Döngüyü kapatır ve müşteriye kendi kayıtları için bir belge verir. Ödemeyi doğru faturayla eşleştirin. Bkz. tahsilat eşleştirme.
7. Düzeltme gerekirse
Fatura yanlışsa veya mal iade edilmişse alacak dekontu, zaten gönderilmiş ve kaydedilmiş bir belgeyi değiştirmeden bakiyeyi ayarlar. Bkz. alacak dekontları.
8. Düzenli müşteriler için dönemsel özet
Sürekli iş yaptığınız müşteriye aylık hesap ekstresi gönderin. Böylece açık işler ve ödemeler tek bakışta görünür.
İş akışı kontrol listesi
- Müşteri talebini yazılı alın.
- Gerekirse fiyat tahmini verin.
- Kapsam netleşince teklif gönderin ve kabulü yazılı alın.
- Sipariş numarası varsa kaydedin.
- Ön ödeme koşulunu ve hakediş takvimini belirleyin.
- İş bitince veya aşama tamamlanınca zamanında fatura kesin.
- Ödeme gelince makbuz veya dekont işleyin.
- Düzeltme gerekirse alacak dekontu hazırlayın.
- Tüm belgeleri tek klasörde saklayın.
Sık yapılan hatalar
- Teklifsiz fatura kesmek. Anlaşmazlıkların çoğu buradan başlar.
- Kapsam değişikliğini yazılı almamak. "Sadece küçük bir ek" sonradan tartışma konusu olur.
- Teklif geçerlilik süresini yazmamak. Maliyetler değişirse eski fiyata bağlı kalırsınız.
- Ön ödemeyi atlamak. Büyük işte tüm riski üstlenirsiniz.
- Sipariş numarasını fatura üzerine yazmamak. Müşterinin ödeme süreci uzar.
- Belgeleri karıştırmak. Her belgenin farklı bir rolü vardır. Bkz. fatura, makbuz ve teklif farkı.
İş akışını küçük işletmede hafif tutmak
Her iş için yedi belge düzenlemeniz gerekmez. İşin boyutuna göre sade bir yol seçin:
- Küçük, tek seferlik iş (örneğin 5.000 TL). Teklif e-postası, iş sonunda fatura, ödeme gelince teşekkür mesajı veya makbuz.
- Orta iş (örneğin 30.000 TL). Yazılı teklif, ön ödeme, fatura, ödeme teyidi.
- Büyük veya kurumsal iş. Tahmin, teklif, sözleşme, sipariş, ön ödeme, hakediş faturaları, final fatura.
Önemli olan her belgenin bir amacı olması ve atlanan her adımın riskini bilmenizdir. Atlayıp riske girdiyseniz en azından yazışmayı e-postayla saklayın.
Belgeleri tek yerde saklamak
Bir iş için oluşan belgeleri tek klasörde toplayın: talep e-postası, tahmin, teklif, kabul yazısı, sipariş, fatura, ödeme dekontu, varsa dekont ve düzeltmeler. Klasör adı "Müşteri_İşAdı_Yıl" olabilir. Anlaşmazlık çıkarsa veya yıl sonunda mali müşavirinize belge verirken saniyeler içinde ulaşırsınız.
Sık sorulan sorular
Her işte tahmin ve teklifin ikisini de vermem gerekir mi?
Hayır. Kapsam baştan netse doğrudan teklif yeterlidir. Tahmin yalnızca kaba bir rakam gerektiğinde kullanılır.
Teklif kabul edildikten sonra fiyat değişebilir mi?
Genellikle hayır, bağlayıcıdır. Kapsam değişirse yeni bir yazılı ek anlaşma yapın.
Müşteri sipariş numarası vermezse ne yapmalıyım?
Teklif numaranıza atıf yapın ve müşteriden onay e-postası alın.
Makbuz zorunlu mu?
Resmi gereklilik statünüze ve işlem türüne göre değişir. Mali müşavirinize danışın. Ticari açıdan, ödeme alındığını onaylayan bir belge ilişkiyi netleştirir.
Sırayla kullanıldığında bu belgeler müşterinin faturada şaşıracağı alanı çok azaltır: ne kadar tutacağı, neyin kabul edildiği, neyin borçlu olunduğu ve neyin ödendiği.