Basit, anlık bir satışın ötesindeki her şey için bir iş doğrudan "konuşalım"dan "ödendi"ye geçmez. Her birinin kendi belgesi olan birkaç ayrı aşamadan geçer. Sırayı bilmek — ve her adımda doğru belgeyi kullanmak — hem sizi hem de müşteriyi işlerin nerede olduğu konusunda net tutar.
1. Fiyat tahmini: kaba rakamlar, erken konuşma
Bir fiyat tahmini, tüm detaylar netleşmeden önce verilen yaklaşık bir rakamdır — kapsam hâlâ değişebilecekken, veya müşteri seçenekleri karşılaştırıp planlamak için işe yarar bir sayıya ihtiyaç duyduğunda kullanışlıdır. Açıkça her iki taraf için de kesin bir taahhüt değildir.
2. Teklif: kesin, spesifik bir öneri
Kapsam netleştiğinde, bir teklif tahminin yerine müşterinin gerçekten kabul edebileceği, fiyatlandırılmış, spesifik bir öneri koyar. Tahminin aksine, teklif genellikle kabul edildiğinde bağlayıcı sayılır — bu yüzden sadece rakama güvendiğinizde bir teklif gönderin.
3. Satın alma siparişi (bazen müşteri tarafından düzenlenir)
Resmi tedarik süreci olan kurumsal müşteriler için, müşteri teklifinizi kabul ettikten sonra size bir satın alma siparişi düzenleyebilir — devam etmek ve ödemek için kendi iç yetkilendirmeleri. Her müşteri bunu yapmaz, ama yaptığında faturanızda onların sipariş numarasına referans vermeniz iyi olur.
4. İş başlar — ve büyük işlerde hakediş faturalandırması
Kısa işlerde iş basitçe başlar. Uzun projelerde, her şey bitene kadar beklemek yerine aşamalarda faturalandırmak yaygındır — böylece kendi nakdinizin bitmemiş bir işte ne kadarının bağlı kaldığı azalır. Her aşama kendi faturasını alır.
5. Fatura: ödeme talebi
İş (veya bir aşama) tamamlandığında, fatura gönderilir — kabul edilen teklife ve varsa sipariş numarasına referans veren resmi ödeme talebi. Ödeme sayacını başlatan belge budur, anlaştığınız koşullarla (ödeme koşulları belirleme rehberine bakın).
6. Ödeme ve makbuz
Müşteri ödediğinde, bir makbuz bunu onaylar — döngüyü kapatır ve müşteriye kendi kayıtları için bir şey verir.
7. Bir düzeltme gerekiyorsa
Bir fatura yanlış hesaplanmışsa veya mallar iade edilmişse, bir alacak dekontu, zaten gönderilmiş ve kaydedilmiş bir belgeyi düzenlemeden bakiyeyi ayarlar.
Sıra neden önemli
Adımları atlamak — örneğin anlaşılmış bir teklif olmadan doğrudan faturaya geçmek — çoğu faturalandırma anlaşmazlığının başladığı yerdir. Sıradaki her belge, belirli bir belirsizlik türünü ortadan kaldırmak için vardır: ne kadar tuttuğu, ne kabul edildiği, ne borçlu olunduğu ve ne ödendiği. Sırayla kullanıldığında, müşterinin faturasında herhangi bir şeye şaşırmasına çok az yer bırakırlar.