Bir fatura gönderildikten sonra — özellikle birinin defterlerine işlendikten sonra — onu doğrudan düzenlemek, çözdüğünden daha fazla sorun yaratır. Bir alacak dekontu, kağıt izini bozmadan onu düzeltmenin standart yoludur.
Bir alacak dekontu gerçekte nedir
Bir alacak dekontu, belirli bir faturada borçlu olunan tutarı, sonradan düzenlenerek azaltan (veya tamamen iptal eden) bir belgedir. Orijinal faturanın yerini almaz — ona referans verir ve bakiyeyi ayarlar, her iki belgeyi de ne olduğunun ve nedeninin bir kaydı olarak bozulmadan bırakır.
Ne zaman düzenlenmeli
- Bir fatura fazla hesaplandığında — yanlış miktar, yanlış fiyat, dahil edilmemesi gereken bir kalem.
- Mallar iade edildiğinde, veya hizmetler faturalandığı gibi teslim edilmediğinde.
- Müzakere edilmiş bir indirim, fatura zaten gönderildikten sonra uygulandığında.
- Bir faturanın tamamen iptal edilmesi gerektiğinde — tam bir alacak dekontu, kaydı silmeden onu sıfırlar.
Bir alacak dekontunda neler olmalı
- Orijinal fatura numarasına ve tarihine referans, hangi faturayı düzelttiği konusunda belirsizlik olmasın diye.
- Düzeltme belirli kalemlere uygulanıyorsa, orijinal faturanın kalemlendirildiği şekilde kalemlendirilmiş, iade edilen tutar.
- Kısa bir neden — "İade: 3 adet, nakliyede hasarlı," hem sizin kayıtlarınızda hem de müşterininkinde açıklanmamış bir ayarlamadan çok daha iyi okunur.
- Faturalarınızla aynı numaralandırma disiplinini takip eden kendi numarası (bkz. fatura numaralandırma).
Alacak dekontu oluşturucumuz bu düzeni doğrudan yönetir.
Neden faturayı sadece düzenlemiyoruz veya silmiyoruz?
Bir fatura numarası verildiğinde, sıralı kaydınızın bir parçası olur — ve çok olası ki zaten müşterinin kendi tedarikçi ödemelerine işlenmiştir. Sonradan düzenlemek, aynı belge numarasının iki farklı versiyonunu yaratır, ki bu tam olarak mutabakatı (sizinkini veya onlarınkini) güvenilmez kılan türde bir tutarsızlıktır. Bir alacak dekontu orijinali bozulmadan tutar ve düzeltmeyi kendi izlenebilir olayı yapar.
Bir kredi notu aynı fikirdir
Nerede iş yaptığınıza bağlı olarak, "kredi notu" ve "alacak dekontu" genellikle aynı şeyi ifade eder — hangi terimin sizin için geçerli olduğundan emin değilseniz kredi notu ve alacak dekontu farkı rehberimize bakın.
Bir rakamı yanlış yapmak endişelenmeye değer hata değildir — faturalar her zaman düzeltilir. Alacak dekontu, hem sizin hem de müşteri için düzeltmenin kendisini temiz ve takip edilmesi kolay tutan şeydir.