Bu üç kelime günlük konuşmada birbirinin yerine kullanılır, ama iş dünyasında farklı ve belirli anlamlara gelirler — yanlış olanı göndermek müşteriyi kafası karıştırır ve gerçek muhasebe sorunlarına yol açabilir.
Teklif: işten önce, bir öneri
Bir teklif (veya fiyat tahmini), iş başlamadan önce gönderdiğiniz şeydir. Şunu söyler: "işte yapmayı önerdiğim şey, işte yaklaşık maliyeti." Teklif bir ödeme talebi değildir — müşterinin kabul edebileceği, reddedebileceği veya üzerinde pazarlık yapabileceği bir öneridir. Henüz hiçbir şey teslim edilmedi, dolayısıyla henüz hiçbir borç yok.
Bir müşteri "bu ne kadar tutar?" diye sorduğunda, henüz hiçbir şeye karar vermeden önce teklif kullanın.
Fatura: işten sonra, ödeme talebi
Fatura, mal veya hizmet teslim edildikten sonra (veya uzun bir projede anlaşılan aşamalarda) gönderdiğiniz şeydir. Resmi bir ödeme talebidir: işte ne sağlandı, işte ne borçlusunuz, işte ne zaman ödenmesi gerekiyor. Teklifin aksine fatura bir yükümlülük yaratır — hem sizin hem de müşterinin defterlerinde borç/alacak olarak görünen belge budur.
İş bittiğinde (veya bir aşamaya ulaşıldığında) ve ödeme almaya hazır olduğunuzda fatura kullanın.
Makbuz: ödemeden sonra, kanıt
Makbuz, ödeme alındıktan sonra düzenlediğiniz şeydir. Herhangi bir şey talep etmez — belirli bir tutarın, belirli bir tarihte, belirli bir şey için ödendiğinin onayıdır. Makbuzlar müşterinin kendi muhasebesi ve gider kayıtları için, ayrıca sizin gerçekte neyin tahsil edildiğine dair kendi kaydınız için önemlidir.
Para gerçekten el değiştirdiğinde makbuz kullanın.
Sırayla dizmek
Tipik, ücretli bir iş için sıralama şöyledir:
- Teklif — "maliyeti bu kadar olacak" (işten önce)
- Fatura — "borcunuz bu kadar" (işten sonra, ödemeden önce)
- Makbuz — "ödediğiniz bu kadar" (ödemeden sonra)
Daha küçük, anlık işlemler genellikle teklif ve faturayı tamamen atlayıp doğrudan makbuza geçer — perakende satış veya kapıdan hizmet gibi düşünün. Daha büyük veya süregelen işler genellikle üçünü de kullanır. Her iki durumda da doğru belgeyi doğru ana eşlemek, hem sizin hem de müşterinizin evraklarını doğru tutar.
Ücretsiz belge oluşturucularımız her üçünü de kapsıyor, alacak dekontu ve satın alma siparişi gibi ilgili belgelerle birlikte.