Evrenus Fırat Polat · ·
Bu üç kelime günlük konuşmada birbirinin yerine kullanılır. İş dünyasında ise farklı ve belirli anlamlara gelirler. Yanlış belgeyi göndermek müşteriyi şaşırtır ve gerçek muhasebe sorunlarına yol açabilir.
Teklif: işten önce, bir öneri
Teklif (veya fiyat tahmini), iş başlamadan önce gönderdiğiniz belgedir. Şunu söyler: "Yapmayı önerdiğim iş bu, yaklaşık maliyeti bu." Teklif ödeme talebi değildir. Müşteri kabul edebilir, reddedebilir veya pazarlık edebilir. Henüz bir şey teslim edilmediği için borç da yoktur.
Müşteri "Bu ne kadar tutar?" diye sorduğunda teklif kullanın. Detaylar için tahmin ve teklif farkı rehberine bakın.
Fatura: işten sonra, ödeme talebi
Fatura, mal veya hizmet teslim edildikten sonra düzenlenir. Uzun projelerde anlaşılan aşamalarda da kesilebilir. Resmi bir ödeme talebidir: ne sağlandı, ne kadar borç var, ne zaman ödenmeli. Fatura bir yükümlülük yaratır. Hem sizin hem müşterinin defterinde alacak ve borç olarak görünen belge budur.
Türkiye'de fatura ayrıca vergi belgesidir. Kağıt fatura, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura biçimleri vardır. Hangisini kullanacağınız vergi mükellefiyetinize ve işlem tipinize bağlıdır. KDV'li satışlarda fatura, KDV hesabınızın dayanağıdır.
Makbuz: ödemeden sonra, kanıt
Makbuz, ödeme alındıktan sonra düzenlenir. Hiçbir şey talep etmez. Belirli bir tutarın, belirli bir tarihte, belirli bir iş için ödendiğini onaylar. Makbuzlar müşterinin gider kaydı ve sizin tahsilat kaydınız için önemlidir.
Türkiye'de "makbuz" kelimesi birkaç farklı belgeyi kapsar:
- Serbest meslek makbuzu: Serbest meslek erbabının (avukat, doktor, mali müşavir, bağımsız danışman gibi) kestiği, vergi belgesi niteliğindeki belge. Stopaj ve KDV bu belgede gösterilir.
- Perakende satış fişi ve yazarkasa fişi: Nihai tüketiciye yapılan anlık satışlarda kullanılır.
- Tahsilat makbuzu: Bir ödemenin alındığını gösteren, kendi başına vergi belgesi olmayan iç belge.
- Gider pusulası ve müstahsil makbuzu: Fatura kesmeyen kişilerden yapılan alımlar için alıcının düzenlediği belgeler.
Hangisinin sizin için zorunlu olduğu mükellefiyet türünüze göre değişir. Mali müşaviriniz bu konuda kesin bilgi verir. Rehberimizdeki "makbuz" genel anlamda ödeme kanıtıdır.
Sırayla dizmek
Tipik, ücretli bir iş için sıra şöyledir:
- Teklif: "Maliyeti bu kadar olacak." (işten önce)
- Fatura: "Borcunuz bu kadar." (işten sonra, ödemeden önce)
- Makbuz: "Ödediğiniz bu kadar." (ödemeden sonra)
Küçük, anlık işlemlerde teklif ve fatura atlanır, doğrudan fiş veya makbuz verilir. Daha büyük veya süregelen işlerde üçü de kullanılır.
Örnek: bir logo tasarım işi
Bir tasarımcı müşterisine logo tasarımı için teklif veriyor.
- Teklif: Logo tasarımı 15.000 TL + %20 KDV. KDV tutarı: 15.000 × 0,20 = 3.000 TL. Toplam: 18.000 TL. Teklif 14 gün geçerli.
- Kabul ve ön ödeme: Müşteri teklifi kabul ediyor. %40 ön ödeme istenir: 18.000 × 0,40 = 7.200 TL. Ön ödeme alındığında makbuz veya ön ödeme faturası düzenlenir (muhasebe işlemi için mali müşavire danışın).
- Teslim ve fatura: İş tamamlanınca kalan bakiye için fatura kesilir: 18.000 − 7.200 = 10.800 TL.
- Makbuz: Kalan 10.800 TL ödendiğinde ödeme onayı verilir.
Her adım farklı soruyu cevaplar: ne kadar tutacak, ne kadar borç var, ne kadar ödendi. Ön ödemeler için fatura ön ödemeleri rehberine bakın.
Hangi belgeyi göndereceğinizi seçmek için kontrol listesi
- İş başladı mı? Hayırsa teklif gönderin.
- İş teslim edildi mi, ödeme istiyor musunuz? Evet ise fatura düzenleyin.
- Ödeme hesabınıza geçti mi? Evet ise makbuz verin.
- Mal fiziksel olarak gidiyorsa irsaliye gerekebilir. Paketleme fişi ve teslimat fişi farkına bakın.
Sık yapılan hatalar
- Teklifi fatura gibi göndermek. Müşteri "ödeme talebi geldi" diye düşünebilir.
- Ödeme gelmeden makbuz vermek. Hukuki olarak tahsil edilmiş sayılabilirsiniz.
- Faturayı makbuz yerine kullanmak ve bunu müşteriye açıklamamak. Müşterinin muhasebesi kafası karışır.
- Aynı işlem için hem fatura hem makbuzu vergi belgesi saymak. Çift kayıt oluşabilir.
- Belge numaralarını karıştırmak. Her belge türünün kendi numaralandırması olsun.
Sık sorulan sorular
Serbest çalışıyorum, fatura mı serbest meslek makbuzu mu keserim?
Mükellefiyet türünüze bağlıdır. Serbest meslek erbabı (şahıs) genellikle serbest meslek makbuzu keser. Ticari kazanç mükellefi fatura keser. Kesin cevap için mali müşavirinize danışın.
Teklif hukuken bağlayıcı mıdır?
Teklifin geçerlilik süresi ve koşulları belirleyicidir. Süre ve kapsamı net yazın. Hukuki sonuçlar için avukattan görüş alın.
Makbuz ile fiş aynı şey mi?
Hayır. Fiş (yazarkasa, perakende satış) bir vergi belgesidir. Genel anlamda tahsilat makbuzu ise çoğunlukla iç kanıttır. Karışmaması için belgeyi başlığıyla ayırın.
Üç belgeyi nereden hazırlarım?
Ücretsiz belge oluşturucularımız üçünü de kapsar. Teklif için teklif oluşturucu, fatura için fatura oluşturucu, ödeme kanıtı için makbuz oluşturucu sayfalarını kullanın. Bu araçlar resmi e-Fatura yerine geçmez.