Ev sahibi veya mülk yöneticisi her kira ödemesi için numaralı bir makbuz vermeli, ek ücretler için fatura kesmeli ve her daire için tek bir ekstre tutmalıdır. Temel araçlar kira makbuzu oluşturucu, fatura oluşturucu, hesap ekstresi oluşturucu ve masraf raporu oluşturucudur.
Ev sahiplerinin ve mülk yöneticilerinin kullandığı belgeler
- Kira makbuzu. Kira geldiğinde verin. Kapsadığı dönemi, örneğin "Mart", ve ödeme yöntemini yazın. Depozitoyu ayrı satıra koyun.
- Fatura. Henüz alınmamış parayı istemek için kullanın: onarım bedeli, hizmet bedeli veya mal sahibine kesilen yönetim ücreti gibi.
- Hesap ekstresi. Bir daire için ücretleri ve ödemeleri tarihe göre listeleyin. Bakiyeyi gösterir ve "ben zaten ödedim" tartışmalarını çözer.
- Masraf raporu. Mülk için bakım, malzeme ve ulaşım giderlerini kaydedin. Mal sahipleri ay sonunda genellikle bunu ister.
Faturalandırma genellikle nasıl işler
Kira geliri çoğunlukla düzenlidir. Aynı tutar her dönem aynı günde ödenir.
- Aylık kira. Her ödeme için makbuz verin. Numaraları sıralı tutun.
- Depozito. Kiradan ayrı kaydedin. Saklama ve iade kuralları yasada düzenlenmiştir.
- Diğer ücretler. Aidat, otopark veya onarım ayrı satırlara girer ki kiracı görebilsin.
- Geciken kira. Vade tarihini, ödeme tarihini ve sözleşmenin izin verdiği bedeli kaydedin. Vadesi geçen gün hesaplayıcı günleri sayar.
- Mal sahibine raporlama. Mülk yöneticileri mal sahiplerine tahsil edilen kira ve ödenen giderlerin ekstresini gönderir.
Türkiye'de kira belgeleri
Konut kiralarında ödemelerin banka yoluyla yapılması, ödemeyi kanıtlamak açısından güçlü bir dayanak sağlar. Makbuz bunu tamamlar. Konut kiralarında depozito ve kira artışı gibi konular Türk Borçlar Kanunu'nda düzenlenmiştir. Güncel sınırlar için bir hukukçuya danışın. Kira gelirinin vergilendirilmesi, iş yeri kiralarında KDV ve stopaj ile ilgili kurallar mülkün türüne ve tarafların niteliğine göre değişir. Gayrimenkul sermaye iradı beyanı için mali müşavirinize başvurun. Bu sitedeki araçlar ön hazırlık ve takip belgesi üretir.
Sık yapılan faturalandırma hataları
- Makbuzda kira dönemini yazmamak.
- Kirayı, depozitoyu ve ücretleri tek ayrımsız satıra yazmak.
- Sözleşmede dayanağı olmayan gecikme bedeli uygulamak. Fatura gecikme cezaları rehberini okuyun.
- Numarasız ve kopyasız makbuz vermek.
- Ekstrelerin banka kaydından kaymasına izin vermek. Ödeme mutabakatı rehberine bakın.
- Araçların hiçbir şey saklamadığını unutmak. Her PDF'yi kendiniz kaydedin.
Düzenli kira kaydı nasıl tutulur
Her daire için tek bir ekstre açın. Kiracının adını, kira bedelini, vade gününü ve depozitoyu en üste yazın. Her ödemede tarihi, tutarı ve ödeme yöntemini ekleyin. Makbuz numaralarını sıralı verin ve her makbuzun bir kopyasını saklayın. Ay sonunda ekstreyi banka hesap hareketleriyle karşılaştırın.
Mülk yöneticisiyseniz mal sahibine aylık özet gönderin: tahsil edilen kira, kesilen yönetim ücreti, ödenen giderler ve net aktarım. Ödeme gecikirse önce kiracıyla yazılı olarak iletişime geçin. Anlaşma yapılırsa ödeme planları rehberindeki yaklaşımı kullanın.
Göndermeden önce kısa kontrol
Her faturayı göndermeden önce şu soruları yanıtlayın. Eksik varsa düzeltin, çünkü eksik bir belge ödemeyi geciktirir ve müşteri ile gereksiz yazışmaya yol açar:
- Makbuzda kira dönemi yazılı mı?
- Depozito ayrı satırda mı?
- Gecikme bedeli sözleşmede dayanaklı mı?
- Makbuz numaraları sıralı mı?
- Ekstre banka kaydıyla uyumlu mu?
Bu kontrol bir dakika sürer ve itirazları belirgin biçimde azaltır.
Faydalı hesaplayıcılar ve rehberler
- Gecikme bedeli hesaplayıcı: sözleşmeye dayalı bedeli hesaplar.
- Gecikme faizi hesaplayıcı: geciken tutarın faizini hesaplar.
- Vadesi geçen gün hesaplayıcı: gecikme günlerini sayar.
- Fatura vade tarihi hesaplayıcı: vade tarihini belirler.
Rehberler: müşteri hesap ekstreleri, vadesi geçmiş faturalar ve ödeme planları.
Kira makbuzu ve faturalandırmada sık sorulan sorular
- Kiracıya kira makbuzu vermek zorunlu mu?
- Kurallar duruma göre değişir. Nakit ödemelerde makbuz özellikle önemlidir ve birçok kiracı zaten ister. Makbuz vermek iyi uygulamadır. Yerel kurallar için bir hukukçuya veya mali müşavire danışın.
- Kira makbuzunda neler yazmalı?
- Ev sahibi ve kiracının adlarını, mülk adresini, tutarı, tahsilat tarihini, kira dönemini ve ödeme yöntemini yazın. Her makbuza kendi numarasını verin.
- Depozitoyu nasıl kaydetmeliyim?
- Depozitoyu kiradan ayrı bir satır olarak yazın. Depozitonun üst sınırı, saklanma ve iade kuralları yasada belirlenmiştir. Güncel hükümleri bir hukukçuyla teyit edin.
- Gecikme bedelini nasıl uygularım?
- Gecikme bedelini yalnızca sözleşme izin veriyorsa ve yasal sınırlar içinde uygulayın. Vade tarihini, gecikme gününü ve bedeli kiracı ekstresine yazın.
- Makbuz yerine ne zaman fatura kullanırım?
- Henüz alınmamış parayı talep etmek için, örneğin onarım bedeli veya hizmet bedeli için fatura kullanın. Zaten aldığınız parayı doğrulamak için makbuz kullanın.