Evrenus Fırat Polat · ·
Vadesi geçmiş bir fatura ilk günden bir kriz değildir. Ama ilk birkaç günü nasıl ele aldığınız, faturanın ne kadar süre ödenmeden kalacağını belirler. İşte kabaca zaman sırasına göre pratik bir yol.
Vade tarihinde: varsaymadan önce doğrulayın
Önce faturanın gerçekten alındığını kontrol edin:
- Doğru e-postaya mı gitti?
- Spam klasörüne mi düştü?
- Müşteri e-Fatura portalı kullanıyorsa orada göründü mü?
- Müşteri bir sipariş veya tedarikçi sistemi kullanıyorsa orada kayıtlı mı?
"Geç" ödemelerin şaşırtıcı bir kısmı, doğru kişiye veya sürece hiç ulaşmamış faturalardır. Ayrıca kendi banka hesabınıza bakın. Ödeme gelmiş ama eşleştirilmemiş olabilir (ödeme mutabakatı).
İlk hafta: tarafsız bir kontrol
Kısa, gerçeklere dayalı bir not gönderin. Hazır metinler için fatura hatırlatma şablonları rehberine bakın. Ödeme talep etmek yerine durumu sorun. Bu aşamada vadesi geçen faturaların çoğu, birinin unutması veya bir onayın beklemesi nedeniyle çözülür.
Doğru kişiyle konuştuğunuzu teyit edin
Yanıt gelmediyse, ödemeyi gerçekten yetkilendirebilen kişiyle yazıştığınızı kontrol edin. Kurumsal müşterilerde bu genellikle işi talep eden kişi değildir. Muhasebe, tedarikçi ödemeleri veya bir yönetici devreye girmelidir.
İki-üç hafta: belirli bir taahhüt alın
Fatura hâlâ ödenmediyse belirsiz bir "yakında" yerine belirli bir tarih isteyin. Takip edebileceğiniz somut bir tarih, açık uçlu bir güvenceden çok daha değerlidir. Müşteri tarih vermeye yanaşmıyorsa, bu da başlı başına önemli bir bilgidir.
Bir ödeme planı mantıklı mı?
Müşteri tüm tutarı ödeyemiyor ama ödemek istiyorsa, yapılandırılmış bir ödeme planı hiç almamaktan iyidir. Özellikle elde tutmak istediğiniz müşteriler için, tırmandırmadan önce düşünmeye değer.
Gecikme bedelini hesaplayın
Sözleşmenizde gecikme faizi veya cezası varsa, ne kadar olduğunu bilin. Türkiye'de gecikme için yasal faiz veya sözleşmedeki oran gündeme gelebilir. Bazı işletmeler bu tutarı "vade farkı faturası" ile ayrıca faturalandırır. Uygulama ve KDV sonuçları konusunda mali müşavirinize danışın.
Örnek hesap
Bir çevirmen, 18.000 TL'lik faturayı 30 gün vadeyle kesti. Müşteri 24 gün geç ödüyor. Sözleşmede aylık %2 gecikme faizi yazıyor.
- Aylık faiz: 18.000 × 0,02 = 360 TL
- Günlük faiz (30 günlük ay): 360 / 30 = 12 TL
- 24 günlük gecikme: 12 × 24 = 288 TL
- Toplam talep: 18.000 + 288 = 18.288 TL
Bu basit hesaptır. Gecikme faizi hesaplayıcımız ve gecikme ücreti hesaplayıcımız farklı yöntemleri dener. Gecikme günü hesaplayıcımız gün sayısını verir. Faiz talep etmeden önce sözleşme maddesini ve güncel yasal sınırları kontrol edin. Gecikme faizi talep etmek bazen ilişkiyi zorlar. Küçük tutarlarda esnek davranmak mantıklı olabilir.
Bir ayı geçince: tavanınıza karar verin
Bir noktada gayriresmi takibin getirisi azalır. Şunlara geçmeden önce ne kadar bekleyeceğinize önceden karar verin:
- Tahsilat mektubu
- Tahsilat şirketi
- İhtarname, icra takibi veya mahkeme (bu adımlar için avukat görüşü alın)
- Tutar daha fazla çabaya değmiyorsa şüpheli alacak olarak silmek
Bu kararı hüsran içinde değil, sakin kafayla önceden verin.
Adım adım kontrol listesi
- Vade günü: teslimatı ve banka hareketini kontrol edin.
- 1–7. gün: kısa, nötr bir not gönderin.
- 8–14. gün: ikinci not. Yetkili kişiyi bulun.
- 15–21. gün: belirli bir ödeme tarihi isteyin.
- 22–30. gün: ödeme planı veya telefon görüşmesi önerin.
- 30+ gün: tahsilat mektubu ve faiz hesabı.
- 45–60 gün: tahsilat şirketi veya hukuki yolları değerlendirin.
Bu süreler sektörünüze göre değişir. Önemli olan, bir plan ve takvim olmasıdır.
Boyunca kayıt tutun
Vadesi geçmiş bir faturayla ilgili her iletişimi kaydedin: tarihler, söylenenler, verilen sözler. Durum tırmandıkça bu kayıt önem kazanır. Net bir kayıt izi, basit bir dosya ile karmaşık bir dosya arasındaki farktır. Durum takibi için fatura durumları rehberi işe yarar.
Sık yapılan hatalar
- Faturanın ulaştığını doğrulamadan sert bir mesaj atmak.
- Sadece telefonla konuşup yazılı kayıt bırakmamak.
- Verilen sözün tarihini not etmemek ve takip etmemek.
- Müşteriyi sürekli geciktiren biri olarak kabul edip yeni iş vermeye devam etmek. Gecikmiş bakiye varken yeni işe başlamayın veya ön ödeme isteyin.
- Hukuki bir adım atmadan önce avukat veya mali müşavir görüşü almamak.
Sık sorulan sorular
Vadesi geçmiş faturayı iptal edebilir miyim?
Genellikle hayır. Fatura kesilmiş ve müşteriye iletilmişse düzeltme belge ile yapılır. Tahsil edilemeyen alacak için muhasebe işlemini mali müşavirinize sorun.
Ne zaman şüpheli alacak sayılır?
Bu karar hem muhasebe hem vergi açısından kurallara bağlıdır. Ayrıntı için şüpheli alacaklar rehberine bakın ve mali müşavirinize danışın.
Müşteriye iş yapmayı durdurabilir miyim?
Sözleşmede izin veriyorsa evet. Durdurmadan önce yazılı bildirim yapın. Devam eden işlerde aşamalı ödeme kullanmak riski azaltır.
Gecikmeyi nasıl önlerim?
Açık vade koşulları, ön ödeme ve erken ödeme indirimi yardımcı olur. Geç ödemeleri azaltma rehberine bakın.
Vadesi geçmiş çoğu fatura ilk iki aşamada çözülür. Sıra, çözülmeyen azınlık içindir. Böylece sonraki adıma o an, plansız karar vermek zorunda kalmazsınız.