Vadesi geçmiş bir fatura ilk günden bir kriz değildir — ama ilk birkaç günü nasıl ele aldığınız, ne kadar süre ödenmeden kaldığını şekillendirir. İşte kabaca sırayla pratik bir dizi.
Vade tarihinde: varsaymadan önce doğrulayın
Başka bir şey yapmadan önce, faturanın gerçekten alındığını kontrol edin — doğru e-postaya gönderilmiş, spam filtresine takılmamış, ve müşteri bir portal veya sipariş sistemi kullanıyorsa, gerektirdikleri şekilde gönderilmiş. "Geç" ödemelerin şaşırtıcı bir kısmı, aslında doğru kişiye veya sürece hiç ulaşmamış faturalardır.
İlk hafta: tarafsız bir kontrol
Kısa, gerçeklere dayalı bir not gönderin (fatura hatırlatma şablonları rehberine bakın), ödeme talep etmek yerine durumu sorun. Bu aşamada, vadesi geçmiş faturaların çoğu basitçe birinin unutması veya bir onayın beklemede olması nedeniyle çözülür — dürtme dışında başka bir eyleme gerek yoktur.
Doğru kişiyle konuştuğunuzu teyit edin
Yanıt gelmediyse, ödemeyi gerçekten yetkilendirebilecek kişiyle yazıştığınızı kontrol edin. Kurumsal müşteriler için bu genellikle işi talep eden kişi değildir — tedarikçi ödemeleri, bir yönetici veya ayrı bir finans kişisi doğrudan dahil edilmesi gerekebilir.
İki-üç hafta: belirli bir taahhüt alın
Fatura hâlâ ödenmediyse, belirsiz bir "yakında" kabul etmek yerine belirli bir tarih isteyin. Takip edebileceğiniz somut bir tarih, açık uçlu bir güvenceden çok daha kullanışlıdır — ve müşteri buna taahhüt etmiyorsa, bu da başlı başına faydalı bir bilgidir.
Bir ödeme planının mantıklı olup olmadığını düşünün
Müşteri tam tutarı ödeyemiyor ama gerçekten ödemeyi amaçlıyorsa, yapılandırılmış bir ödeme planı hiç almamak yerine taksitlerle ödeme almanızı sağlayabilir — özellikle elde tutmak istediğiniz bir müşteri için, daha fazla tırmandırmadan önce düşünmeye değer.
Bir ayı geçince: tavanınıza karar verin
Bir noktada, devam eden gayri resmi takibin getirisi azalır. Bir tahsilat mektubuna, bir tahsilat şirketine, küçük alacaklar mahkemesine geçmeden önce bir faturayı ne kadar süre gayri resmi olarak takip edeceğinize önceden karar verin — veya tutar daha fazla çaba için gerekçe oluşturmuyorsa, şüpheli alacak olarak silin.
Boyunca kayıt tutun
Vadesi geçmiş bir fatura hakkındaki her iletişim — tarihler, ne söylendiği, verilen taahhütler — durum tırmandıkça daha çok önem kazanır. Bir tahsilat sürecine veya hukuki bir anlaşmazlığa dönerse, net bir kayıt izi basit bir vaka ile karmaşık bir vaka arasındaki farktır.
Vadesi geçmiş çoğu fatura ilk iki aşamada çözülür. Sıra, çözülmeyen azınlık için vardır, böylece sonraki adıma hüsran içinde, bir plan olmadan o anda karar vermek zorunda kalmazsınız.