Şüpheli Alacaklar: Ödenmemiş Bir Fatura Ne Zaman Silinmeli

Ödenmemiş her fatura sonsuza dek takip etmeye değmez. Bir noktada tahsilatın zamanı ve maliyeti, borçlu olunan tutarı aşar. Bu noktayı fark etmek, işletme yönetiminin normal bir parçasıdır. Başarısızlık sayılmaz.

Ne zaman durmalısınız

Şu işaretlerden birkaçı birlikte varsa bırakma zamanı gelmiş olabilir:

• Takibin maliyeti alacağı aşıyor. Tahsilat şirketi payı, avukatlık ve harç giderleri veya kendi zamanınız. Dava kazanılsa bile net kayıp olabilir.
• Müşteri gerçekten ödeyemez durumda. Konkordato, iflas, tasfiye, kapanmış firma. Hiçbir baskı bunu değiştirmez.
• Makul adımları tükettiniz. Hatırlatma, telefon, tahsilat mektubu, belki ihtarname denendi ve sonuç yok.
• Müşteriye ulaşılamıyor. Adres ve telefon geçersiz, e-postalar geri dönüyor.

Evrensel bir tutar eşiği yoktur. Karar, tutarın gerçekçi maliyete ve tahsilat ihtimaline göre tartılmasıdır. Şüpheli alacak yüzdesi hesaplayıcımız vadeli satışlarınızın gerçekte ne kadarının şüpheliye döndüğünü gösterir. Bu, tek bir faturaya bakmaktan genellikle daha yararlıdır.

Karar için çalışılmış örnek

Bir yazılım atölyesinin 85.000 TL'lik faturası 8 aydır ödenmedi. Müşteri telefonlara yanıt vermiyor ve yazılı bir itirazı da yok.

Seçenek 1: Tahsilat şirketi, tahsil ettiğinin %25'ini alıyor. Başarı ihtimali %60 olsun.

• Beklenen tahsilat: 85.000 × 0,60 = 51.000 TL
• Şirket payı: 51.000 × 0,25 = 12.750 TL
• Beklenen net: 51.000 − 12.750 = 38.250 TL

Seçenek 2: Hukuki yol. Avukat ve masraf toplam 9.000 TL olsun. Kazanma ve tahsil ihtimali %50.

• Beklenen tahsilat: 85.000 × 0,50 = 42.500 TL
• Net: 42.500 − 9.000 = 33.500 TL

Seçenek 3: Hiçbir şey yapmamak: 0 TL.

Bu varsayımlarla tahsilat şirketi daha iyi görünür. Ama oranlar tahmindir. Gerçek teklifleri alın ve aynı hesabı yapın. Hesabın mantığı şudur: beklenen tahsilat eksi maliyet.

Yıllık bakış için: yıllık vadeli satış 2.400.000 TL ve yıl içinde silinen toplam 48.000 TL ise şüpheli alacak oranı 48.000 ÷ 2.400.000 = %2 olur. Bu oran yıldan yıla artıyorsa sorun tek tek faturalarda değil, süreçtedir.

"Silmek" gerçekte ne demek

Şüpheli alacağı silmek, o parayı artık tahsil etmeyi beklediğiniz bir varlık olarak göstermemek demektir. Müşterinin borcunun bittiği anlamına gelmez. Sadece defterlerinizde alacak olarak taşımanın gerçeği yansıtmadığını kabul edersiniz.

Türkiye'de bunun muhasebe ve vergi boyutu vardır. Şüpheli ticari alacaklar için karşılık ayrılması veya alacağın zarar yazılması belirli koşullara bağlı olabilir. Bu koşullar arasında dava veya icra takibi aşamasına gelmiş olmak gibi şartlar sayılabilir. Ayrıca tahsil edilemeyen alacağın KDV'si ayrı bir konudur. Kendi durumunuz için mutlaka mali müşavirinize danışın. Hangi belgeleri saklamanız gerektiğini ona sorun.

Silmek tahsilattan vazgeçmek değildir

Bir faturayı muhasebe amacıyla silmek borcu ortadan kaldırmaz. Müşterinin durumu düzelirse veya yeni bir bilgi gelirse ödemeyi yine talep edebilirsiniz. Zamanaşımı süresi ayrı bir konudur. Sözleşme ve alacak türünüze göre süre değişebilir. Bu süreyi bir avukata sorun.

Silmeden önce kontrol listesi

1. Faturanın doğru ve itirazsız olduğunu doğrulayın.
2. Tüm takip girişimlerini ve tarihlerini bir araya getirin.
3. Müşterinin durumunu araştırın (faaliyette mi, adres geçerli mi).
4. Tahsilat maliyetini ve ihtimalini hesaplayın.
5. Karar verin ve gerekçeyi yazın.
6. Mali müşavire bildirin. Muhasebe kaydı ve vergisel işlemi o yönlendirsin.
7. Alacağı "takip dışı" olarak etiketleyin. İleride kolayca yeniden açabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Çok geç karar vermek. Alacak yıllarca defterde "tahsil edilecek" görünür ve rakamlarınızı bozar.
• Belge saklamamak. Fatura, sözleşme, yazışmalar ve ihtarname olmadan hem tahsilat hem vergi işlemi zorlaşır.
• Duygusal karar vermek. Öfkeyle yüksek maliyetli bir davaya girmek veya hiç denemeden vazgeçmek.
• Tek müşteriye aşırı kredi. Aynı müşteriye yeni iş yapmaya devam etmek zararı büyütür.

Karşılık ayırma mantığı

Bazı işletmeler, hangi faturanın ödenmeyeceğini önceden bilemediği için geçmiş deneyimden bir oran tahmin eder ve buna göre bir karşılık ayırır. Mantık basittir: Geçmişte vadeli satışların %2'si tahsil edilemediyse bu yıl da benzer bir kayıp bekleyebilirsiniz. Örneğin 2.400.000 TL vadeli satış için %2 beklenen kayıp 48.000 TL eder. Fiyatlarınızı ve nakit planınızı bu kayba göre kurabilirsiniz.

Karşılığın muhasebe ve vergi açısından nasıl ele alınacağı, mevzuat ve şirket türünüzle ilgilidir. Bunu kendi başınıza yapmayın. Mali müşavirinizle çalışın.

Müşteri riskini erkenden görmek

Şüpheli alacak çoğunlukla ani olmaz. Genellikle şu işaretler önceden görünür:

• Müşteri ödeme tarihini sürekli öteliyor ve her seferinde farklı bir gerekçe veriyor.
• Kısmi ve düzensiz ödemeler başlıyor.
• Muhatap değişiyor veya ulaşılamaz hale geliyor.
• Çek veya senet karşılıksız çıkıyor.
• Müşterinin diğer tedarikçileri de şikâyet ediyor.

Bu işaretleri görünce o müşteriye yeni iş vermeyi durdurun veya ön ödemeye geçin. Zararı küçük tutmanın en etkili yolu budur.

Sık sorulan sorular

Şüpheli alacak ile tahsil edilemeyen alacak aynı şey mi?

Gündelik dilde benzer kullanılır. Muhasebede şüpheli alacak, tahsili şüpheli hale gelen alacaktır. Zarar yazma ise daha ileri bir adımdır. Farkın vergisel sonucu için mali müşavirinize sorun.

Küçük tutarlar için ne yapmalıyım?

Çoğu zaman tahsilat maliyeti alacağı aşar. Bir ödeme planı önerin. Bkz. ödeme planları. Reddedilirse silme kararını verin.

Müşteri sonradan öderse ne olur?

Parayı alırsınız. Muhasebeye yansıtma şeklini mali müşavirinize sorun. Çünkü daha önce zarar yazıldıysa düzeltme gerekebilir.

Şüpheli alacağı nasıl azaltırım?

Önleme, silmekten önemlidir. Büyük işlerde ön ödeme alın. Bkz. fatura ön ödemeleri. Yeni müşterilerde kısa vade verin. Gecikmeyi erken yakalayın. Bkz. geç ödemeleri azaltma ve ödenmemiş faturaları tahsil etme.

Bir borcu silmek başarısızlık değildir. Asıl hata, artık varlık olmayan bir faturayı yıllarca varlık gibi taşımaktır.