Evrenus Fırat Polat · ·
Rutin takip ve resmi bir tahsilat mektubu ödeme getirmediğinde birkaç somut seçeneğiniz kalır. Her birinin zaman veya para maliyeti vardır. Her seçeneğin ne gerektirdiğini bilmek, borçlu olunan tutar için mantıklı olanı seçmenizi sağlar.
Önemli not: Bu rehber genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir. Yasal süreçlerin kuralları, süreleri ve masrafları değişir. Büyük veya itirazlı alacaklar için bir avukata danışın. Vergisel sonuçlar için mali müşavirinize sorun.
1. Doğrudan, son bir konuşma
Üçüncü bir tarafa geçmeden önce telefonla konuşun. Yazılı takip yanıtsız kalmışsa ses ve gerçek zamanlı pazarlık bazen sonuç verir. Konuşmanın ardından özet e-posta gönderin: "Bugünkü görüşmemizde 15 Kasım'a kadar ödeme yapılması kararlaştırıldı." Bu hem netlik sağlar hem delil oluşturur.
2. Ödeme planı sunun
Müşterinin sorunu ödemek istememek değil, tutarın tamamını bir kerede ödeyememek olabilir. Bu durumda ödeme planı çoğu alacağı geri kazandırır. Genellikle hiçbir şey getirmeyen bir tırmandırmadan daha iyi sonuç verir. Planı yazılı hale getirin. Taksit atlanırsa bakiyenin tamamının muaccel olacağını belirtin.
3. Resmi ihtar (ihtarname)
Noter aracılığıyla gönderilen ihtarname, borcun varlığını ve süresini resmen kayda geçirir. Müşteriye ciddiyeti gösterir. İleride dava veya takip gerekirse delil olur. Noter masrafı vardır. Metni bir avukatla hazırlatmak daha sağlamdır.
4. Tahsilat şirketleri
Şirketler tahsil ettikleri tutarın bir yüzdesini alır. Oran borcun yaşına ve büyüklüğüne göre geniş bir aralıkta değişebilir (örneğin %15-50). Bu yöntem, tutar maliyeti açıkça aştığında mantıklıdır. Uzmanlıkları ve tarafsız bir üçüncü taraf olmaları etkili olabilir. Sözleşmeyi imzalamadan komisyon, süre ve yetkilerini yazılı alın.
5. Arabuluculuk ve icra takibi
Türkiye'de ticari uyuşmazlıklarda para alacakları için bazı durumlarda dava açmadan önce arabuluculuğa başvurmak zorunlu olabilir. Alacağınız belgeliyse icra takibi başlatmak da bir seçenektir. Kapsam, şartlar ve süreler alacak türüne göre değişir. İtiraz gelirse süreç uzayabilir. Bu aşamada bir avukatla çalışmak genellikle gereklidir.
6. Hukuki yola gitmek
Daha büyük tutarlarda veya müşteri sadece ödemeyi geciktirmeyip borca itiraz ettiğinde avukat tutmak masrafına değer olabilir. Avukattan gelen resmi bir yazı, süreç başlamadan konuyu çözebilir.
Çalışılmış örnek: hangi yol net olarak daha iyi?
Alacak: 60.000 TL, 5 aylık gecikme, itiraz yok, müşteri yanıt vermiyor.
| Yol | Maliyet | Başarı ihtimali (varsayım) | Beklenen net |
|---|---|---|---|
| Hiçbir şey yapmamak | 0 | 0 | 0 TL |
| Ödeme planı görüşmesi | Sadece zaman | %30 | 60.000 × 0,30 = 18.000 TL |
| Tahsilat şirketi (%20 pay) | %20 | %50 | 30.000 − 6.000 = 24.000 TL |
| İhtar + takip (masraf 8.000 TL) | 8.000 TL | %60 | 36.000 − 8.000 = 28.000 TL |
Rakamlar tamamen varsayımsaldır. Önemli olan mantıktır: beklenen tahsilat eksi maliyet. Yollar birbirini dışlamaz. Önce ödeme planı denenir, olmazsa ihtar ve takip yapılır. Gerçek teklifleri alın ve aynı tabloyu doldurun.
Tırmandırmadan önce hazırlık listesi
- Orijinal fatura ve (varsa) e-Fatura/e-Arşiv kaydı.
- İmzalı sözleşme veya kabul edilmiş teklif.
- Teslim/iş bitirme kanıtı (irsaliye, teslim tutanağı, onay e-postası).
- Takip girişimlerinin tarihleri ve içerikleri.
- Müşterinin güncel unvan, vergi no ve adresi.
- Müşterinin itirazı varsa kayıtları. Bkz. fatura anlaşmazlıkları.
Bunları tırmandırma kararından sonra toplamak, baştan kayıt tutarak kazanabileceğiniz zamanı boşa harcar.
Sık yapılan hatalar
- Çok geç harekete geçmek. Süre geçtikçe tahsilat ihtimali azalır ve zamanaşımı riski doğar.
- Yazılı delil bırakmamak. Sözlü anlaşma kanıtlanamaz.
- Uygulamayacağınız bir tehdidi yazmak. Güvenilirliğinizi azaltır.
- Tutarla orantısız masraf yapmak. Tahsilat maliyeti alacağı aşmamalı.
- Her yolu aynı anda denemek. Müşteriyle çelişkili mesajlar verirsiniz.
- Hatalı faturayla ilerlemek. Önce faturanın doğruluğunu kontrol edin.
Konuşma senaryosu
Telefon görüşmesi için basit bir akış hazırlayın:
- Kendinizi tanıtın ve nazik açılış yapın.
- Faturayı belirtin: numara, tutar, vade.
- Açık bir soru sorun: "Ödeme için bir engel var mı?"
- Dinleyin ve notlar alın.
- Somut bir tarih isteyin: "Hangi gün hesabımıza geçmiş olur?"
- Konuşmayı e-postayla özetleyin.
Müşteri "ödeme yapılacak" derse tarih isteyin. Tarih vermezse bir sonraki aşamaya geçmeden önce yazılı bir uyarı gönderin.
Pazarlık sınırlarınız
Tahsilatta bazen indirim karşılığında hızlı ödeme önermek mantıklı olabilir. Örneğin 60.000 TL alacak için bir hafta içinde ödeme karşılığı %5 indirim (3.000 TL) kabul etmek, aylarca sürecek bir süreçten ve masraftan iyi olabilir. Burada kural şudur: İndirimi önceden hesaplayın, yazılı alın ve ödeme gelmeden belgeyi vermeyin. Ayrıca bunu bir emsal haline getirmemeye çalışın. Müşteriye "bu istisnai bir çözümdür" deyin.
Sık sorulan sorular
Hangi yolla başlamalıyım?
Genellikle telefon, ardından yazılı hatırlatma ve ödeme planı. Bunlar işe yaramazsa ihtar ve diğer resmi yollar.
Müşteriye gecikme faizi uygulayabilir miyim?
Sözleşme ve mevzuata bağlıdır. Bkz. fatura gecikme cezaları. Ayrıntı için avukatınıza danışın.
Tahsil edemezsem muhasebede ne yaparım?
Bkz. şüpheli alacaklar. Vergisel işlem için mali müşavirinize başvurun.
Küçük tutarda hukuki yola gitmeye değer mi?
Çoğunlukla değmez. Ödeme planı, ihtar veya silme kararı daha mantıklıdır. Tutarı ve maliyeti tablodaki gibi hesaplayın.
Burada tek doğru cevap yoktur. Doğru seçim; borcun büyüklüğüne, maliyete ve gerçekten tahsil edilme ihtimaline bağlıdır.