Alacak dekontu, satıcının önceki bir faturanın tamamını veya bir kısmını azaltmak ya da iptal etmek için düzenlediği belgedir. Müşteriye neyin ve neden geri alacak yazıldığını gösterir. İadelerde, hatalarda ve anlaşmalı düzeltmelerde kullanılır. Bu ücretsiz alacak dekontu oluşturucu, tarayıcınızda PDF üretir.
Alacak dekontu ne zaman düzenlenir?
Fatura gönderildikten sonra borç tutarının düşmesi gerektiğinde dekont düzenleyin. Yaygın durumlar:
- Müşteri malı iade eder ve siz iadeyi kabul edersiniz.
- Yanlış adet veya yanlış fiyat faturaladınız.
- Hizmet tam teslim edilmedi ve indirim konusunda anlaştınız.
- Aynı kalemi iki kez faturaladınız.
- Bir faturayı iptal ediyorsunuz ve temiz bir kayıt istiyorsunuz.
Asıl faturayı değiştirmeyin veya silmeyin. Faturayı saklayın ve ona atıf yapan bir alacak dekontu düzenleyin. Bu, hem sizin hem müşterinizin kayıtlarını net tutar. Alacak dekontları rehberi konuyu daha ayrıntılı açıklar.
Alacak dekontunda neler olmalı?
Form alanları, müşterilerin ve muhasebecilerin aradığı bilgilerle örtüşür:
- İşletme adınız, adresiniz ve e-postanız: "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne yazın.
- Müşteri adı ve adresi: "Alıcı" bölümüne yazın.
- Dekont numarası. Fatura numaralarınızdan ayrı olsun.
- Tarih: alacağın verildiği gün.
- Para birimi: asıl faturayla aynı olsun.
- Kalemler: alacak yazılan her şeyi açıklama, adet ve birim fiyatla yazın.
- Vergi %: asıl kalemlerde vergi varsa her satırda girin. Toplam bölümü ara toplamı, vergiyi ve "Toplam alacak" tutarını gösterir.
- Notlar: asıl fatura numarasını ve alacağın nedenini buraya yazın.
Bu belgede vade tarihi yoktur. Araçta asıl fatura numarası için ayrı alan yok. Numarayı Notlar alanına yazın.
Bu alacak dekontu oluşturucu ile dekont nasıl hazırlanır?
- "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne adı, adresi ve e-postayı yazın.
- "Alıcı" bölümüne müşteri adını ve adresini girin.
- Belge ayrıntılarında dekont numarasını, tarihi ve para birimini girin.
- "Kalemler" bölümünde alacak yazılan her kalemi adet ve birim fiyatla tanımlayın. Yeni satır için "Kalem ekle" düğmesine basın.
- Her satırdaki Vergi % değerini asıl faturayla aynı yapın.
- "Notlar" bölümüne asıl fatura numarasını ve alacak nedenini yazın.
- Canlı önizlemeyi ve "Toplam alacak" tutarını kontrol edin.
- "PDF indir" düğmesine basın ve müşterinize gönderin.
Ziyaretler arasında hiçbir şey saklanmaz. PDF dosyasını kendiniz kaydedin.
Bu araç resmi bir iade faturası düzenlemez. Yasal biçim için mali müşavirinize danışın.
Alacak dekontunu işlemden hemen sonra düzenleyin. Geciktirirseniz iade nedenini hatırlamak zorlaşır. Müşteri ile iletişimi de kısa tutun. Dekontu gönderirken alacağın nasıl kullanılacağını yazın: bir sonraki faturaya mahsup mu, yoksa ödeme olarak iade mi. Böylece müşteri ne bekleyeceğini bilir ve ek soru sormaz.
Sık yapılan hatalar
- Asıl faturaya atıf yapmamak. Müşteri alacağı doğru faturayla eşleştirmek ister.
- Eski faturayı düzenlemek. Yeni bir belge düzenleyin. Böylece iki kayıt da bozulmadan kalır.
- Yanlış vergi oranı. Tahsil ettiğiniz vergiyi alacak yazın.
- Tutarları karıştırmak. Alacak yazılan kalemler için pozitif tutar girin. Belge toplamı alacak olarak gösterilir.
- Nedeni yazmamak. Notlardaki kısa bir neden sonraki soruları önler.
- Takibi unutmak. Alacağın iade edilip edilmeyeceğine veya sonraki faturaya mahsup edilip edilmeyeceğine karar verin ve müşteriyi bilgilendirin.
Alacak dekontu ile fatura farkı
| Alacak dekontu | Fatura | |
|---|---|---|
| Etkisi | Borcu azaltır | Borcu artırır |
| Atıf yaptığı belge | Önceki bir fatura | Bir satış |
| Vade tarihi | Yok | Genelde yazılır |
Düzeltilmiş tutarla yeniden fatura kesmeniz gerekirse yeni bir fatura hazırlayın. Ödeme alındıysa ve bunu belgelemek istiyorsanız makbuz kullanın.
İlgili okumalar
Kredi notu ile alacak dekontu farkı rehberi adlandırma farkını açıklar. Fatura anlaşmazlıkları rehberi, faturayı sorgulayan müşteriyle nasıl ilerleyeceğinizi gösterir. Alacak dekontu ve vergi kuralları ülkeye göre değişir. Vergi dairenize veya mali müşavirinize danışın.
Sık sorulan sorular
- Alacak dekontu nedir?
- Alacak dekontu, satıcının alıcının borcunu azaltmak veya iptal etmek için düzenlediği belgedir. İade edilen mallarda, fiyat hatalarında veya kararlaştırılan iadelerde kullanılır. Genelde asıl faturaya atıf yapar ve müşteriye alacak yazılan tutarı gösterir.
- Alacak dekontu ne zaman düzenlenir?
- Daha önce gönderdiğiniz bir faturadaki tutarı düşürmeniz gerektiğinde düzenleyin. Tipik nedenler: iade edilen ürünler, hasarlı mallar, fatura hatası veya fiyat düzeltmesi. Eski faturayı değiştirmeyin. Alacak dekontunu düzenleyin ve iki kaydı da saklayın.
- Alacak dekontu iade faturası yerine geçer mi?
- Hayır. Bu araç PDF bir alacak dekontu üretir. GİB sistemine bağlı resmi bir iade faturası, e-Fatura veya e-Arşiv belgesi oluşturmaz. Türkiye'de iade ve düzeltme işlemlerinin yasal biçimi için mali müşavirinize danışın.
- Alacak dekontu ile para iadesi aynı şey midir?
- Hayır. Alacak dekontu, azalmayı kaydeden belgedir. İade ise paranın müşteriye geri ödenmesidir. Önce dekont düzenleyip tutarı iade edebilirsiniz. Müşteri alacağını sonraki bir faturada da kullanabilir.
- Alacak dekontunda neler bulunmalı?
- Sizin bilgilerinizi, müşteri bilgilerini, dekont numarasını, tarihi, asıl fatura numarasını, alacak yazılan kalemlerin açıklamasını, tutarları, varsa KDV'yi ve toplam alacağı yazın. Zorunluluklar ülkeye göre değişir. Mali müşavirinize danışın.
- Alacak dekontu oluşturucu verilerimi saklar mı?
- Hayır. Araç tarayıcınızda çalışır. Yazdıklarınız sunucuda saklanmaz. Sayfadan ayrılmadan önce PDF dosyasını indirip kendi kopyanızı saklayın. Araç belgeyi sonradan geri getiremez. Her dekontu kaydedin.