Müteahhit veya usta fiyatı yazıya dökmeli, onay almalı, işi takip etmeli ve faturayı bu kayıttan çıkarmalıdır. Olağan akış fiyat tahmini, iş emri, fatura ve kilometre kaydı belgelerini kullanır.
Müteahhit ve ustaların kullandığı belgeler
- Fiyat tahmini. Keşiften sonra gönderin. İşçilik ve malzemeyi ayrı satırlara yazın. Fiyatın ne kadar süre geçerli olduğunu ekleyin.
- İş emri. Müşteri evet dedikten sonra kullanın. Kapsamı, fiyatı, hedef tarihi ve erişim notlarını kaydeder. Müşterinin yazılı onayı işi yetkilendirir.
- Fatura. İş bitince veya uzun işlerde aşamalarda düzenleyin. Tahmin satırlarını kopyalayın, değişenleri güncelleyin.
- Kilometre kaydı. Şantiyeler arası yolculuk için tutun. Müşteriden geri ödeme veya kendi vergi kayıtlarınız için dayanak olur.
Faturalandırma genellikle nasıl işler
Küçük ve büyük işler farklı faturalandırılır.
- Götürü bedel. Tanımlı kapsam için tek fiyat. Faturalaması hızlıdır, ama değişiklikler yeni iş emri ister.
- Saatlik. Saat çarpı ücret artı malzeme. Puantaj çizelgesi tutun ve faturalama için puantaj rehberini okuyun.
- Avans ve bakiye. Malzeme için fiyatın bir kısmını peşin alın. Kalanı iş bitince faturalayın.
- Karma. Bazı müşteriler götürü, bazıları saatlik öder. Dayanağın net olması için her faturayı etiketleyin.
Çoğu işte tahmin faturaya dönüşür. Tahminden ödenmiş faturaya rehberi her adımı anlatır. Müşterinin şantiyede istediği ek işi, başlamadan önce güncellenmiş bir iş emrine yazın.
Türkiye'de belge düzeni
Esnaf ve şirket olarak hizmet bedeli için fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bu sitedeki araçlar ön hazırlık ve takip belgesi üretir. Resmi faturanızı mali müşavirinizin veya özel entegratörün sisteminde kesin. Konut tadilatı gibi işlerde KDV oranı işin türüne ve mevzuata göre değişir. Doğru oranı mali müşavirinizle teyit edin.
Sık yapılan faturalandırma hataları
- Yazıya dökmeden ek iş yapmak.
- İşçilik ve malzemeyi tek satırda birleştirmek.
- İşten haftalar sonra, müşteri ayrıntıları unutmuşken fatura kesmek.
- Vade tarihini atlamak. Fatura vade tarihi hesaplayıcı kullanın.
- Kilometreyi yıl sonunda hafızadan yeniden kurmak.
- PDF'leri kaydetmemek. Araçlar hiçbir şey saklamaz, her dosyayı indirip arşivleyin.
Keşiften faturaya pratik akış
İş akışını kısa tutun. Keşifte ölçüleri ve malzeme listesini not edin. Aynı gün veya ertesi gün fiyat tahminini gönderin. Müşteri onaylayınca iş emrini imzalatın ve avans isteyin. İş sırasında çıkan her ek talebi iş emrine ekleyin. İş bitince tahmin satırlarını faturaya kopyalayın ve gerçekleşen miktarlara göre güncelleyin.
Her müşteri için tek bir klasör tutun. Tahmini, iş emrini, faturayı ve fotoğrafları birlikte saklayın. Sonradan çıkan bir itirazda bu klasör sizi korur. Küçük işlerde de aynı düzeni kullanın, çünkü alışkanlık zamandan tasarruf ettirir.
Göndermeden önce kısa kontrol
Her faturayı göndermeden önce şu soruları yanıtlayın. Eksik varsa düzeltin, çünkü eksik bir belge ödemeyi geciktirir ve müşteri ile gereksiz yazışmaya yol açar:
- Fiyat tahmini yazılı ve geçerlilik süresi belli mi?
- İş emri müşteri tarafından onaylandı mı?
- Ek işler iş emrine eklendi mi?
- İşçilik ve malzeme ayrı satırlarda mı?
- Vade tarihi faturada yazılı mı?
Bu kontrol bir dakika sürer ve itirazları belirgin biçimde azaltır.
Faydalı hesaplayıcılar ve rehberler
- Yüklenici fatura hesaplayıcı: işçilik ve malzemeyi toplar.
- Saatlik fatura hesaplayıcı: saatleri fiyatlar.
- Faturalanabilir saat hesaplayıcı: çalışılan süreyi toplar.
- Fatura vade tarihi hesaplayıcı: ödeme tarihlerini belirler.
Rehberler: iş emirleri, tahmin ve teklif farkı ve fatura ön ödemeleri.
Müteahhit ve usta faturalandırmasında sık sorulan sorular
- Saatlik mi, götürü bedel mi faturalamalıyım?
- İşi net tanımlayabiliyor ve hızlı çalışmanın kazancını tutmak istiyorsanız götürü bedel kullanın. Kapsam belirsizse saatlik faturalayın. Başlamadan önce müşteriye hangi yöntemi kullandığınızı söyleyin.
- Fiyat tahminini faturaya nasıl çeviririm?
- Müşteri kabul edip iş bitince tahmin satırlarını yeni bir faturaya kopyalayın. Değişen miktar ve fiyatları güncelleyin, vade tarihi ekleyin ve yeni numara verin.
- Küçük işler için iş emri gerekir mi?
- Küçük işlerde bile yardımcı olur. Kısa bir iş emri kapsamı, fiyatı ve müşteri onayını kaydeder. Müşteri sonradan itiraz ederse sizi korur.
- Şantiyeler arası kilometreyi nasıl kaydederim?
- Her yolculuğu sürdükten kısa süre sonra not edin. Tarih, başlangıç, varış, mesafe ve amacı yazın. Geri ödeme ve vergi gideri kuralları değişir, mali müşavirinize danışın.
- Malzemeyi ayrı kalem olarak göstermeli miyim?
- Çoğu durumda evet. Malzeme ve işçiliği ayrı satırlara yazın. Müşteri neye ödediğini görür, siz de malzemeye anlaşılan bir kâr payı ekleyebilirsiniz.