Evrenus Fırat Polat · ·
Saatlik faturalandıran herkes için puantaj, faturadaki rakamı gerçekten destekleyen belgedir. Belirsiz bir "bu ay 40 saat", kalemlendirilmiş bir puantajın davet etmediği sorulara kapı açar.
Faturalamaya hazır puantaj nedir
İç takip için tutulan puantaj ile müşteri faturasını destekleyen puantaj tam aynı şey değildir. Faturalama için şunları isteyin:
- Tarih tarih girişler. Tek bir aylık toplam değil. Müşteri işin zamana yayıldığını görsün.
- Her giriş için açıklama. Müşteri için anlamlı olacak kadar net. "Müşteri görüşmesi: Q2 planlaması", "toplantı"dan çok daha fazla şey söyler.
- Giriş başına saat. Tutarlı birimle. Ondalık saat (1,5) faturada "1 sa 30 dk"dan okunması kolaydır.
- Ücret. Görev türüne göre değişiyorsa. Projedeki her saat aynı ücretle faturalanmak zorunda değildir.
- Yapan kişi. Ekip çalışmasında kimin kaç saat çalıştığı.
Puantaj çizelgesi oluşturucumuz bu şekle göre kuruludur: tarih, açıklama, saat ve ücret, toplanmış değil kalemlendirilmiş.
Hafızadan değil, yaptıkça takip edin
Fatura zamanında bir ayın işini hafızadan yeniden kurmak, saatlerin cömertçe yuvarlandığı ve girişlerin belirsizleştiği yerdir. Anlaşmazlıklar da buradan başlar. Zamanı olaya yakın kaydedin. Günlük en iyisidir, haftalık asgari. Böylece müşterinin "bunu açar mısın?" sorusuna hazır olursunuz.
Örnek: bir aylık puantajdan faturaya
Bir serbest yazılım danışmanı, bir müşterisi için Ekim ayında şu girişleri tutmuş. Ücret: 700 TL/saat (KDV hariç).
| Tarih | Açıklama | Saat |
|---|---|---|
| 2 Eki | Gereksinim toplantısı | 1,5 |
| 5 Eki | API entegrasyonu | 4,0 |
| 9 Eki | API entegrasyonu ve test | 5,5 |
| 14 Eki | Hata düzeltme (sipariş modülü) | 2,0 |
| 20 Eki | Rapor ekranı geliştirme | 6,0 |
| 27 Eki | Müşteri sunumu | 1,0 |
Toplam saat: 1,5 + 4,0 + 5,5 + 2,0 + 6,0 + 1,0 = 20,0 saat.
Fatura hesabı
- Ara toplam: 20 × 700 = 14.000 TL
- KDV (%20): 14.000 × 0,20 = 2.800 TL
- Toplam: 16.800 TL
Serbest meslek erbabı iseniz stopaj gibi kesintiler faturadaki nete etki edebilir. Mükellefiyetinize göre mali müşavirinizle hesaplayın.
Farklı ücret örneği
Aynı danışman toplantı ve sunum saatlerini (2,5 saat) 500 TL/saat, geliştirme saatlerini (17,5 saat) 700 TL/saat faturalıyor:
- Toplantı: 2,5 × 500 = 1.250 TL
- Geliştirme: 17,5 × 700 = 12.250 TL
- Toplam ara toplam: 13.500 TL
Fark 500 TL'dir. Bu yüzden ücret kalemini giriş bazında tutun. Hesabı doğrulamak için saatlik fatura hesaplayıcımızı kullanın.
Puantajı faturaya dönüştürme adımları
- Dönem kapanınca tüm girişleri gözden geçirin.
- Eksik veya belirsiz açıklamaları düzeltin.
- Saatleri toplayın ve ücretle çarpın.
- KDV ve varsa kesintileri ekleyin.
- Müşteri detay istiyorsa puantajı fatura ekine koyun.
- Faturayı gönderin ve puantajı arşivleyin.
- Müşterinin onay süreci varsa onay tarihini not edin.
Bir müşteri puantajı istediğinde
Bazı müşteriler, özellikle büyük olanlar veya sabit ücretin üstünde saatlik faturalananlar, faturanın arkasındaki puantajı görmek ister. Hazır bir puantaj bu talebi telaştan iki dakikalık bir e-postaya çevirir. Sabit ücret anlaşmalarında kullanım raporu olarak da paylaşabilirsiniz.
Ücreti belirlemek
Saatlik ücretinizi nasıl seçeceğinizi merak ediyorsanız hizmetlerinizi fiyatlandırma rehberine bakın. Faturalanabilir saatlerin toplam çalışma saatinize oranını görmek için faturalanabilir saat hesaplayıcımız yardımcı olur.
Sık yapılan hatalar
- Saatleri ay sonunda hafızadan toplamak.
- Açıklamaları "çalışma" veya "toplantı" gibi belirsiz bırakmak.
- Yarım ve çeyrek saatleri keyfî yuvarlamak. Yuvarlama kuralını sözleşmede yazın (örneğin en yakın 15 dakika).
- Faturalanamaz idari işleri müşteriye yansıtmak.
- Puantajı tutup faturaya eklemeyi unutmak, müşteri sorunca geç vermek.
Sık sorulan sorular
Dakika mı ondalık saat mi kullanmalıyım?
Ondalık saat (0,25 = 15 dakika) hesabı kolaylaştırır. Hangisini kullanırsanız tutarlı olun.
Müşteri saatleri sorgularsa ne yapmalıyım?
Puantajı gösterin. Anlaşmazlığı fatura anlaşmazlıkları rehberindeki adımlarla ele alın.
Puantaj ne kadar süre saklanmalı?
Fatura ve muhasebe kayıtlarının saklama süresine uyum için mali müşavirinize danışın. Fatura ile birlikte saklamak güvenli bir yaklaşımdır.
Sabit ücretli işte puantaj gerekli mi?
Faturalamak için değil, ama kapsam ve kârlılık için faydalıdır. Gerçek saatinizi bilirseniz sonraki teklifi daha doğru fiyatlarsınız.
Ayrıntılı puantaj yalnızca faturayı savunmayı kolaylaştırmaz. Çoğu zaman müşterinin soru sormadan ödediği fatura ile daha fazla detay istenerek bekletilen fatura arasındaki farkı yaratır.