Puantaj çizelgesi, görevlerde veya projelerde çalışılan saatlerin kaydıdır. Her girişin tarihi ve ücreti vardır. Saat başı fatura kesiyorsanız çizelge, müşteriye toplama nasıl ulaştığınızı gösterir. Zamanı net ve kontrol edilebilir bir tutara çevirir.
Puantaj çizelgesi ne zaman kullanılır?
Zamana göre ücret alıyorsanız ve müşteri ayrıntıyı görmek istiyorsa puantaj çizelgesi kullanın.
- Serbest ve sözleşmeli işler. Müşteriye ne yaptığınızı ve ne zaman yaptığınızı gösterin.
- Danışmanlık ve sabit ücretli anlaşmalar. Bir dönemde kullanılan saatleri raporlayın.
- Ajans veya ekip çalışması. Saatleri müşteri projesine bağlayın.
- Müşteri onayı. Bazı müşteriler ödemeden önce saatleri onaylamak ister.
- Kendi kayıtlarınız. Projenin kârlı kaldığını kontrol etmek için zamanınızı izleyin.
Faturalama için puantaj rehberi uygulamayı daha derin anlatır.
Puantaj çizelgesinde neler olmalı?
İyi bir çizelge kısa ve özeldir. Şunları ekleyin:
- İşletme bilgileriniz: "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne ad, adres ve e-posta.
- Müşteri bilgileri: "Alıcı" bölümüne ad ve adres.
- Çizelge numarası ve tarihi: tarih, belgeyi oluşturduğunuz gündür.
- Para birimi: USD, EUR, GBP, TRY, DKK, NOK, SEK, PLN, RON, IDR, THB veya UAH.
- Kalemler: her satırda tarih, açıklama, saat ve ücret vardır. Araç her satırı saat çarpı ücret olarak hesaplar.
- Toplam: tüm satırların toplamı.
- Notlar: faturalama dönemi, yuvarlama kuralınız, ödeme koşulları veya sipariş referansı.
Bu belgede vergi alanı yoktur. Vergi uygulanıyorsa çizelgeyle birlikte gönderdiğiniz faturaya ekleyin. Araçta logo veya imza alanı da yoktur. Notlar bölümünü kullanın veya yazdırılmış PDF dosyasını imzalayın.
Bu puantaj çizelgesi oluşturucu ile çizelge nasıl hazırlanır?
- Aracı açın. Hesap gerekmez.
- "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne işletme adınızı, adresinizi ve e-postanızı girin.
- "Alıcı" bölümüne müşteri adını ve adresini girin.
- Belge ayrıntılarında çizelge numarasını, tarihi ve para birimini girin.
- "Kalemler" bölümünde her görev için "Kalem ekle" düğmesine basın. Tarihi, açıklamayı, saati ve ücreti girin. Satırı silmek için "Kalemi sil" düğmesini kullanın.
- Canlı önizlemeyi kontrol edin. Siz yazdıkça güncellenir ve toplamı gösterir.
- "Notlar" bölümüne faturalama dönemini ve koşulları yazın.
- "PDF indir" düğmesine basın.
Verileriniz ziyaretler arasında kaydedilmez. PDF dosyasını kendi kayıtlarınızda saklayın.
Çizelgeyi faturanızla aynı gün hazırlayın. Müşteri toplam saatleri görüp hemen onaylayabilir. Kayıtlarınızı tutarken küçük görevleri de ihmal etmeyin. Beş dakikalık toplantılar ve e-postalar zamanla birikir. Dönem sonunda toplam saatinizi proje bütçesiyle karşılaştırarak kârlılığı kontrol edin.
Sık yapılan hatalar
- Belirsiz açıklamalar. "Proje üzerinde çalışma" soru davet eder. Ne yaptığınızı yazın. Örneğin "Ödeme sayfası için tel kafes tasarımı".
- Saatleri sonra hatırlamak. Zamanı çalıştığınız gün kaydedin. Bir haftadan sonra hafıza zayıflar.
- Karışık biçimler. Her satırda ondalık kullanın. Örneğin bir saat otuz dakika için 1,5.
- Yanlış ücret. Göndermeden önce ücretin anlaşmanıza uyduğunu kontrol edin.
- Eksik tarihler. Müşteri her satırı çıktılarla eşleştirebilsin diye her satıra tarih yazın.
- Faturalama dönemi yok. Başlangıç ve bitiş tarihlerini Notlar bölümüne yazın.
Puantaj çizelgesi ile fatura farkı
| Konu | Puantaj çizelgesi | Fatura |
|---|---|---|
| Gösterdiği | Çalışılan süre ve kazanılan tutar | Ödenecek tutar ve ödeme koşulları |
| Ayrıntı | Gün gün görevler | Kalemlerin veya hizmetlerin özeti |
| Kullanım | Dayanak ve onay | Ödeme talebi |
Müşteri ayrıntı istiyorsa ikisini birlikte gönderin. Çizelge dayanak, fatura ise ödeme talebi olsun. Müşteriye nasıl fatura kesilir rehberi tüm süreci gösterir.
Doğru ücreti belirleyin
Ne talep edeceğinizden emin değilseniz hizmetlerinizi fiyatlandırma rehberini okuyun. Saatlik fatura hesaplayıcı saat ve ücretleri hızlı bir toplama çevirir. Faturalanabilir saat hesaplayıcı, bir haftada veya ayda gerçekçi olarak kaç saat faturalayabileceğinizi görmenize yardım eder.
Sık sorulan sorular
- Faturalama için puantaj çizelgesinde neler olmalı?
- Adınızı, müşteriyi, çalışılan tarihleri, görevin kısa açıklamasını, saatleri ve ücreti yazın. En alta toplam ekleyin. Net açıklamalar müşterinin saatleri daha hızlı onaylamasına yardım eder. Müşteri sonra soru sorarsa sizi de korur.
- Puantaj çizelgesinde toplam nasıl hesaplanır?
- Her satırda saati ücretle çarpın, sonra tüm satırları toplayın. Örneğin saati 40 olan işte 3,5 saat 140 eder. Bu araç her satırın hesabını yapar ve toplamı gösterir. Siz yalnızca saat ve ücret girersiniz.
- Puantaj çizelgesini fatura olarak kullanabilir miyim?
- Puantaj çizelgesi çalışılan süreyi ve kazanılan tutarı gösterir. Birçok müşteri bunu faturanın dayanağı olarak kabul eder, bazıları tek başına da kabul eder. Müşterinizin neye ihtiyaç duyduğunu sorun. Resmi ödeme talebi gerekiyorsa fatura düzenleyip çizelgeyi ekleyin.
- Bu araç resmi fatura veya serbest meslek makbuzu üretir mi?
- Hayır. Bu araç PDF puantaj belgesi üretir. GİB sistemine bağlı e-Fatura, e-Arşiv veya serbest meslek makbuzu oluşturmaz. Yasal belgenizi kendi sisteminizden düzenleyin. Hangi belgenin gerektiği konusunda mali müşavirinize danışın.
- Saatleri yuvarlamalı mıyım?
- Önce müşteriyle bir kural belirleyin. Bazı serbest çalışanlar dakikaları ondalık olarak tam kaydeder, örneğin 1,25 saat. Bazıları en yakın çeyrek saate yuvarlar. Bir yöntem seçin, anlaşmanıza veya Notlar bölümüne yazın ve her kayıtta aynısını kullanın.
- Farklı satırlarda farklı ücret kullanabilir miyim?
- Evet. Her satırın kendi ücret alanı vardır. Bir tasarım görevini bir ücretle, bir toplantıyı başka bir ücretle faturalayabilirsiniz. Müşteri farkı anlasın diye her görevi net açıklayın. İşe başlamadan önce ücretleri müşteriyle doğrulayın.
- Bu puantaj çizelgesi oluşturucu girdilerimi kaydeder mi?
- Hayır. Araç ücretsizdir, üyelik gerektirmez ve tarayıcınızda çalışır. Yazdıklarınız sunucuda saklanmaz ve ziyaretler arasında kaydedilmez. Sayfayı kapatmadan önce PDF dosyasını indirip kendi kopyanızı saklayın.