Serbest çalışan, ücretsiz zamanını da karşılayan bir ücret belirlemeli, işi teslim eder etmez net bir fatura göndermeli ve ilk günden masraf kaydı tutmalıdır. Çoğu serbest çalışan fatura, makbuz, fiyat tahmini ve masraf raporu belgelerine ihtiyaç duyar.
Serbest çalışanların kullandığı belgeler
- Fiyat tahmini. Başlamadan önce gönderin. Kapsam için bir fiyat verin ve ek işin ne kadara mal olacağını yazın.
- Fatura. Teslimde veya uzun projelerde kilometre taşlarında gönderin. Vade tarihini ve ödeme yöntemini müşterinin ilk göreceği yere koyun.
- Makbuz. Ödeme geldikten sonra, müşteri kanıt isterse gönderin. Tutarı ve tarihi doğrular.
- Masraf raporu. Yazılım, ekipman ve seyahat giderlerini kaydetmek için kullanın. Vergi dönemine ve gideri müşteriye yansıtırken yardımcı olur.
Faturalandırma genellikle nasıl işler
| Model | En uygun durum | Risk |
|---|---|---|
| Saatlik | Kapsamı belirsiz, süregelen destek | Müşteri saatlerinizi sınırlayabilir |
| Proje ücreti | Net çıktılar | Kapsam büyümesi size maliyet olur |
| Aylık sabit ücret | Düzenli aylık iş | Kullanılmayan süre için kural gerekir |
| Avans artı bakiye | Yeni müşteri, büyük iş | Yazılı olursa risk yok |
Ücret biçimden daha önemlidir. Faturalanabilir saatler haftanızın yalnızca bir bölümüdür. Satış, yönetim ve müşteriler arası boşluklara da zaman harcarsınız. Bu zamanı ve genel giderlerinizi katmak için serbest çalışan ücret hesaplayıcı kullanın.
Hızlı fatura kesin. Faturayı ne kadar geç keserseniz, parayı o kadar geç alırsınız. Nasıl daha hızlı ödeme alınır rehberi pratik adımları sıralar.
Türkiye'de belge düzeni
Serbest meslek faaliyeti yürüten kişiler genellikle serbest meslek makbuzu (e-SMM) düzenler. Ticari faaliyet yürütenler fatura veya e-Arşiv Fatura keser. Alıcıya göre KDV ve gelir vergisi stopajı değişebilir. KDV oranı genellikle %20'dir, bazı hizmetlerde %10 veya %1 olabilir. Bu sitedeki araçlar ön hazırlık ve takip belgesi üretir. Resmi belgeyi mali müşavirinizin önerdiği sistemde düzenleyin. Vergi türünüzü ve belge seçiminizi mali müşavirinizle teyit edin.
Sık yapılan faturalandırma hataları
- Fatura yerine içinde rakam olan bir mesaj göndermek.
- Maaşa dayalı ücret belirleyip ücretsiz zamanı yok saymak.
- Fatura numarası veya vade tarihi yazmamak.
- Geçerli olduğunda KDV'yi eklemeyi unutmak.
- Yazılı kapsam olmadan işe başlamak. Tahmin ve teklif farkı rehberine bakın.
- İş ve kişisel masrafları karıştırmak.
İlk müşteriden itibaren oturtulacak düzen
Düzenli bir fatura alışkanlığı sonradan çok zaman kazandırır. Her faturaya sıralı bir numara verin. Teslim gününde faturayı gönderin ve vade tarihini takvime yazın. Ödeme gelince makbuz isteyen müşteriye makbuz verin. Ayda bir kez tüm açık faturalara bakın ve geciken varsa nazik bir hatırlatma yazın.
Yurt dışı müşterilerde para birimini ve kur kaynağını önceden kararlaştırın. Faturada ödeme yöntemini, banka bilgilerini ve vadeyi net yazın. Döviz çevirici ile tutarı kontrol edebilirsiniz. Vergi yükümlülüklerinizi yıl boyunca mali müşavirinizle gözden geçirin, böylece yıl sonunda sürprizle karşılaşmazsınız.
Göndermeden önce kısa kontrol
Her faturayı göndermeden önce şu soruları yanıtlayın. Eksik varsa düzeltin, çünkü eksik bir belge ödemeyi geciktirir ve müşteri ile gereksiz yazışmaya yol açar:
- Fatura numarası sıralı mı?
- Vade tarihi ve ödeme yöntemi görünür mü?
- Kapsam yazılı teklifte tanımlı mı?
- KDV ve stopaj durumu mali müşavirle teyit edildi mi?
- Masraf belgeleri saklandı mı?
Bu kontrol bir dakika sürer ve itirazları belirgin biçimde azaltır.
Faydalı hesaplayıcılar ve rehberler
- Serbest çalışan ücret hesaplayıcı: ücretinizi belirler.
- Faturalanabilir saat hesaplayıcı: saatleri toplar.
- Saatlik fatura hesaplayıcı: faturayı fiyatlar.
- Satış vergisi hesaplayıcı: faturadaki vergiyi kontrol eder.
Rehberler: faturada neler olmalı, hizmetlerinizi fiyatlandırma ve fatura numaralandırma.
Serbest çalışan faturalandırmasında sık sorulan sorular
- Serbest çalışan olarak ücretimi nasıl belirlerim?
- İhtiyacınız olan gelirden başlayın. Vergileri, genel giderleri ve ücretsiz izin süresini ekleyin. Sonra gerçekten faturalayabileceğiniz saate bölün. Çoğu serbest çalışan çalıştığından çok daha az saat faturalar. Serbest çalışan ücret hesaplayıcı bu hesabı yapar.
- Serbest çalışan faturasında neler olmalı?
- Adınız ve iletişim bilgileriniz, müşterinin bilgileri, fatura numarası, tarih ve vade, ücretli kalemler, geçerliyse KDV, toplam ve ödeme bilgileri yer almalıdır.
- Fatura mı, serbest meslek makbuzu mu kesmeliyim?
- Bu, faaliyetinize ve vergi kaydınıza bağlıdır. Serbest meslek erbapları genellikle serbest meslek makbuzu düzenler. Ticari kazanç sahipleri fatura keser. KDV ve stopaj uygulaması da değişir. Mali müşavirinize danışın.
- Avans istemeli miyim?
- Birçok serbest çalışan, özellikle yeni müşterilerde ve büyük işlerde avans ister. Yaygın yöntem peşin bir pay ve teslimde kalanıdır. Bunu teklifinize ve faturaya yazın.
- İş masraflarını nasıl takip ederim?
- Tüm belgeleri saklayın ve masrafları tarih ve kategoriyle kaydedin. Masraf raporu düzenli bir kayıt verir. İş ve kişisel harcamaları ayrı hesaplarda tutun.