Evrenus Fırat Polat · ·
Fiyat tahminleri ve teklifler, iş başlamadan önce "bu ne kadar tutar?" sorusunu yanıtlar. Bu yüzden sık sık birbirinin yerine kullanılırlar. Oysa her birinin arkasındaki taahhüt farklıdır.
Fiyat tahmini eğitimli bir tahmindir
Fiyat tahmini, şimdiye kadar bilinenlere göre olası maliyete dair en iyi değerlendirmenizdir. Kapsamın henüz kesinleşmediği durumlarda kullanışlıdır. Örneğin nihai malzeme seçiminin yapılmadığı bir tadilat veya gereksinimlerin iş başlayınca değişebileceği bir yazılım projesi. İki taraf da nihai rakamın değişebileceğini bilir.
İyi bir tahmin genellikle bir aralık verir ("150.000-180.000 TL") ve neye bağlı olduğunu söyler.
Teklif kesin bir önerdir
Teklif belirli bir taahhüttür: Bu kapsam, bu fiyat. Müşteri teklifi kabul ettiğinde genellikle bağlayıcı sayılır. Gerçek maliyetiniz beklenenden yüksek çıksa bile fiyatı korumanız beklenir. Bu yüzden yalnızca kapsama güvendiğinizde teklif gönderin.
Hangisini göndereceğinize nasıl karar verirsiniz
Kapsam gerçekten sabit mi? Bu soru kararı verir.
- Müşteri özellikler belirlenmeden "kabaca ne kadar tutar" diyorsa: fiyat tahmini.
- Müşteri tam olarak ne istediğini onayladıysa ve iki taraf taahhüde hazırsa: teklif.
- İkisi sırayla da kullanılır: erken aşamada kaba tahmin, kapsam netleşince kesin teklif.
Fiyat tahmini oluşturucumuz ve teklif oluşturucumuz bu akış için hazırlanmıştır. İş akışının tamamı için tahminden ödenmiş faturaya rehberine bakın.
Çalışılmış örnek: tadilat işi
Bir tadilat ustası, müşterinin banyo yenileme isteği için önce tahmin verir.
Tahmin: 150.000-180.000 TL + KDV. Not: "Seramik ve armatür seçimi yapılmadı. Fiyat seçime göre değişir."
Müşteri ürünleri seçti ve keşif yapıldı. Kalemler:
- İşçilik: 70.000 TL
- Seramik ve yapı malzemesi: 62.000 TL
- Armatür ve sıhhi tesisat: 28.000 TL
- Hafriyat ve atık: 8.000 TL
Toplam KDV hariç: 70.000 + 62.000 + 28.000 + 8.000 = 168.000 TL.
KDV (%20, örnek): 168.000 × 0,20 = 33.600 TL. Genel toplam: 201.600 TL.
Teklif: 168.000 TL + KDV, geçerlilik süresi 10 gün.
Tahmin aralığı içinde kalmış. Teklifte rakam kesin. Müşteri onaylarsa, malzeme fiyatı arttı diye ustanın rakamı değiştirmesi beklenmez. İşte tam bu yüzden usta teklifin geçerlilik süresini kısa tuttu.
Fiyatların hızlı değiştiği ortamda teklif yazmak
Türkiye'de malzeme ve döviz fiyatları kısa sürede değişebilir. Bu yüzden teklifte şunları açıkça yazın:
- Geçerlilik süresi. Örneğin "bu teklif 10 gün geçerlidir".
- Fiyatın neye dayandığı. Malzemeler için "bugünkü tedarikçi fiyatlarına göre".
- Döviz endeksi. İthal ürün içeriyorsa "fiyat, [tarih] Merkez Bankası döviz satış kuruna göre hesaplanmıştır" gibi bir ifade ve kur değişirse ne olacağı.
- KDV durumu. "Fiyatlara KDV dahil değildir" veya "dahildir".
- Kapsam dışı işler. Ek talepler ayrıca fiyatlanır.
Bu maddelerin hukuki geçerliliği ve ayrıntıları için avukatınıza veya mali müşavirinize danışın.
Her iki durumda da net etiketleyin
Hangisini gönderirseniz gönderin belge adını açıkça yazın: "Fiyat Tahmini" veya "Teklif". Müşterinin çıkarım yapmasına bırakmayın. Bir fiyat tahminini bağlayıcı teklif sanan veya tersini sanan müşteri, sayfanın üstündeki tek kelimeyle önlenebilecek bir anlaşmazlığa gider.
Gönderim kontrol listesi
- Belgenin başlığı net mi (Tahmin / Teklif)?
- Kapsam yazılı mı?
- Toplam KDV hariç ve dahil olarak ayrı gösteriliyor mu?
- Geçerlilik süresi var mı?
- Ödeme koşulları ve ön ödeme belirtildi mi? Bkz. fatura ön ödemeleri.
- Kapsam dışı işler tanımlı mı?
- Müşteri onayını yazılı alacak mısınız (e-posta yeterli olur)?
- Kabulden sonra hangi belgeyi düzenleyeceğinizi biliyor musunuz (sipariş, sözleşme, fatura)?
Sık yapılan hatalar
- Tahmini teklif gibi sunmak. Müşteri kesin fiyat bekler.
- Teklifi yeterince araştırmadan vermek. Zarar edersiniz.
- Geçerlilik süresi koymamak. Teklif aylarca yaşar.
- Tek rakam vermek, aralık vermemek. Tahmin için aralık daha dürüsttür.
- Kapsam değişikliklerini yazılı almamak. Bkz. fatura anlaşmazlıkları.
- Fiyatı fazla düşük vermek. Sonra işi sürdürmek zorlaşır. Fiyat belirleme için hizmetlerinizi fiyatlandırma rehberine bakın.
Müşteri açısından fark
Müşteri çoğu zaman iki belgeyi ayırt etmeyebilir. "Tahmin" dediğinizde müşteri bunu sabit fiyat sanabilir. Bu yüzden iletişimde şu cümleleri kullanın:
- Tahmin için: "Bu rakam tahmindir, kapsam netleşince değişebilir. Kesin fiyatı teklifte vereceğim."
- Teklif için: "Bu teklif şu tarihe kadar geçerlidir. Kabul ederseniz bu fiyat sabittir."
Bu iki cümle, çoğu yanlış anlamayı önler.
Tahmini teklife çevirirken
Tahminden teklife geçerken fiyatın tahmin aralığı dışına çıkması mümkündür. Aralığın üstüne çıkacaksanız nedenini açıklayın: "Müşteri talebiyle X eklendi" veya "Tedarikçi fiyatı arttı". Açıklamasız artış güven kaybettirir. Aralığın altında kalırsanız bunu da belirtmek ilişkiye olumlu yansır.
Sık sorulan sorular
Teklif bağlayıcı mıdır?
Genellikle kabul edildiğinde bağlayıcı sayılır. Ancak hukuki sonuçlar sözleşme ve koşullara göre değişir. Önemli işlerde bir avukata danışın.
Tahmin verdim, iş tahmini aştı. Ne yapmalıyım?
Aşım belli olduğu anda müşteriyi bilgilendirin ve onay alın. Sürpriz bir fatura ilişkiyi bozar.
Teklifi kabul eden müşteri sonra vazgeçerse?
Teklifte iptal ve ön ödeme koşullarını önceden yazmış olmanız sizi korur.
Tahmin ve teklif için aynı şablonu kullanabilir miyim?
Kullanabilirsiniz ama başlık ve açıklama net olsun. Önemli olan müşterinin farkı anlamasıdır.