Evrenus Fırat Polat · ·
Çoğu faturalandırma, yapılmış işin karşılığını öder. Sabit ücret (retainer) anlaşması bunu tersine çevirir. Müşteri, bir dönem boyunca zamanınızın veya erişilebilirliğinizin belirli bir miktarı için peşin öder. Hepsini kullansa da kullanmasa da öder. Süregelen müşteri ilişkisi olan avukatlar, danışmanlar, mali müşavirler ve ajanslar arasında yaygındır.
Sabit ücret müşteriye ne satın alır
Yapılandırmaya bağlı olarak, sabit ücret genellikle şu ikisinden birini kapsar:
- Dönem başına saat veya teslimat bloğu. Örneğin ayda 10 saat danışmanlık. Kullan ya da kaybet, ya da bazı anlaşmalarda sonraki döneme devret.
- Öncelikli erişilebilirlik. Müşteri belirli bir saat için değil, anlaşılan pencerede size ulaşabileceğini ve yanıt alacağını garanti etmek için öder.
Hangisini sunduğunuz konusunda net olun. "Ayda 10 saat" ile "garantili erişilebilirlik" farklı vaatlerdir. Bunları karıştırmak sabit ücret anlaşmazlıklarının başladığı yerdir.
Anlaşmaya neler girmeli
İlk ödemeden önce yazılı hale getirin:
- Neyin dahil olduğu. Saat, teslimat veya erişilebilirlik. Kimsenin tahmin etmek zorunda kalmayacağı kadar net.
- Kullanılmayan zamana ne olduğu. Devreder mi, silinir mi, krediye mi dönüşür? Bu konudaki sessizlik, sabit ücret anlaşmazlıklarının en yaygın kaynağıdır.
- Kapsam üstü iş ücreti. Ek saatler ne kadar? Sabit ücret hesaplayıcımız ve saatlik fatura hesaplayıcımız tutarlı oran belirlemeye yardımcı olur.
- Faturalama döngüsü ve yenileme. Aylık mı, üç aylık mı, otomatik yenilenir mi, yeniden onay mı gerekir?
- Fesih ve bildirim süresi. Her iki taraf ne kadar önceden haber verecek?
- Yanıt süresi. Erişilebilirlik vaat ediyorsanız "iş günü içinde 24 saat" gibi ölçülebilir bir süre yazın.
- Fiyat güncelleme maddesi. Enflasyon döneminde yıllık güncelleme hakkı koyun.
Hukuki geçerlilik ve ayrıntılar için avukattan veya mali müşavirinizden görüş alın. Türkiye'de avukatlık, mali müşavirlik gibi mesleklerde kendi meslek kuralları ücret ve sözleşme biçimini etkileyebilir.
Örnek: aylık sabit ücretin fiyatlanması
Bir hukuk danışmanı, bir şirkete ayda 12 saat hizmet vermeyi planlıyor. Normal saatlik ücreti 2.500 TL.
Adım 1: normal fiyat
12 × 2.500 = 30.000 TL
Adım 2: sabit ücret indirimi
Sabit ücret hem gelir öngörülebilirliği hem sürekli müşteri sağlar. Danışman %10 indirim veriyor: 30.000 × 0,90 = 27.000 TL/ay. KDV (%20): 5.400 TL. Fatura toplamı: 32.400 TL. (Serbest meslek erbabı için stopaj ve KDV uygulaması mükellefiyet türüne göre değişir. Mali müşavirinizle netleştirin.)
Adım 3: aşım
Mart'ta müşteri 15 saat kullandı. Aşım: 3 saat. Aşım ücreti için normal saatlik oran uygulanıyor: 3 × 2.500 = 7.500 TL.
Adım 4: mart faturası
- Sabit ücret: 27.000 TL
- Aşım (3 saat): 7.500 TL
- Ara toplam: 34.500 TL
- KDV (%20): 6.900 TL
- Toplam: 41.400 TL
Adım 5: kullanılmayan zaman
Nisan'da müşteri sadece 8 saat kullandı. Anlaşma "devretmez" diyorsa, 4 kullanılmayan saat silinir. Müşterinin efektif saatlik maliyeti: 27.000 / 8 = 3.375 TL/saat. Bu nedenle müşteriyle kullanım raporunu paylaşmak ve değer göstermek yenilemeyi kolaylaştırır.
Sabit ücret faturalandırma
Sabit ücret faturası, proje faturasından genellikle daha basittir. Dönem için tek satır sabit ücret, dönemin başında kesilir, çünkü yapılmış iş için değil önümüzdeki dönem için ödeme alıyorsunuz. Müşteri kapsamı aştıysa aşımı ayrı satır olarak yazın. Böylece neyin dahil, neyin ekstra olduğu belli olur. Tekrarlayan düzen için tekrarlayan faturalar rehberine bakın.
Müşteri sormasa bile kullanımı takip edin
Sabit ücrete karşı kullanılan saatlerin kaydını tutun. Gayriresmi de olsa. Böylece aşım konuşmasında hazırlıklı olursunuz ve müşteri sorduğunda sabit ücretin nereye gittiğini gösterirsiniz. Yenilemeden önce sabit ücretin gerçekte kapsanan işe göre doğru fiyatlanıp fiyatlanmadığını da gösterir. Zaman kaydı için faturalama için puantaj rehberine bakın.
Başlangıç adımları
- Müşteriyle kapsamı ve saat sayısını konuşun.
- Sabit ücret tutarını hesaplayın.
- Devir, aşım, fesih ve güncelleme maddelerini yazın.
- Müşteriden yazılı onay alın.
- İlk faturayı dönem başında kesin.
- Aylık kullanım özeti gönderin.
- Yenilemeden 30 gün önce gözden geçirme yapın.
Sık yapılan hatalar
- Devir kuralını yazmamak.
- Aşım ücretini önceden belirlememek.
- Kullanımı takip etmemek.
- Erişilebilirlik vaat edip yanıt süresini belirtmemek.
- Sabit ücreti hiç güncellememek.
Sık sorulan sorular
Sabit ücret ile abonelik aynı şey mi?
Benzer ama farklı. Sabit ücret genellikle zaman veya erişilebilirlik satın alır. Abonelik ise ürün veya hizmete erişim satar.
Müşteri kullanmadığı saatlerin iadesini isterse?
Anlaşmada yazılı değilse tartışma çıkar. Baştan "iade edilmez" veya "devreder" olarak belirleyin.
Sabit ücret avans mıdır?
Genellikle hayır, ama anlaşmanın yapısına göre değişir. Muhasebe ve vergi sonucu için mali müşavirinize danışın.
İndirim vermeli miyim?
Öngörülebilir gelir ve kesin taahhüt karşılığında makul bir indirim verilebilir. Fiyatlama için hizmetlerinizi fiyatlandırma rehberine bakın.