Evrenus Fırat Polat · ·
Aynı müşteriyi aynı tutarla aynı programda faturalandırıyorsanız, faturayı her seferinde sıfırdan oluşturmak boşa çabadır. Küçük tutarsızlıklar da tam burada sızar. Aylık bakım, sabit ücret ve abonelik bu gruba girer.
Bir faturayı "tekrarlayan" yapan nedir
Tekrarlayan fatura özel bir belge türü değildir. Aynı fatura formatının öngörülebilir bir sıklıkla yeniden kullanılmasıdır. Aynı müşteri, aynı veya benzer kalemler, haftalık, aylık ya da yıllık sabit aralık. Döngüler arasında genellikle yalnızca tarih, fatura numarası ve kullanım değişkense tutar değişir.
Türkiye'de e-Fatura veya e-Arşiv kullanıyorsanız, her dönemin faturası yeni bir resmi belgedir. Dönem faturasını önceden kesmek, KDV ve gelir zamanlaması açısından sonuç doğurur. Ne zaman kesmeniz gerektiği (dönem başı mı sonu mu) için mali müşavirinize danışın.
Detayları bir kere, doğru ayarlayın
Müşteri ve hizmetler nadiren değiştiği için tekrar eden kısımları ilk seferde doğru yapın:
- Tutarlı numara düzeni. Faturalar arasındaki ilişkiyi gösterecek bir önek kullanın. Bkz. fatura numaralandırma.
- Yeniden açıklanmasına gerek olmayan ödeme koşulları. Müşteri her ayın 1'inde faturalandığını ve 15 gün içinde ödeyeceğini biliyorsa, bunu her faturada görünür tutun.
- Dönemi belirten açıklama. "Aylık bakım — Mart 2026" ifadesi, dönemi söylemeyen genel bir satırdan daha iyi yaşlanır.
- Aynı IBAN ve ödeme açıklaması kuralı. "Fatura numarasını yazınız" notu mutabakatı kolaylaştırır.
Fatura oluşturucumuzda bir faturayı hazırlayıp her ay kopya olarak kullanabilirsiniz. Faturada neler olması gerektiği için faturada neler olmalı rehberine bakın.
Tutar her döngüde değiştiğinde
Her tekrarlayan faturalandırma sabit ücretli değildir. Kullanıma dayalı hizmetler, aşım içeren sabit ücretler veya değişken kapsamlı aylık işler her seferinde yeniden hesap gerektirir. Ama çevredeki yapı (müşteri bilgisi, ödeme koşulları, format) aynı kalmalıdır. Değişmesi gereken sayı dışında her şeyde tutarlılık, mutabakatı kolaylaştırır.
Örnek: aylık bakım hizmeti ve enflasyon güncellemesi
Bir IT danışmanı, bir muayenehaneye aylık 8.000 TL + %20 KDV karşılığında bakım hizmeti veriyor.
Aylık fatura
- Ara toplam: 8.000 TL
- KDV (%20): 8.000 × 0,20 = 1.600 TL
- Toplam: 9.600 TL
Aşım hesabı
Sözleşme ayda 10 saat içeriyor. Nisan'da 14 saat kullanıldı. Ek saat ücreti 600 TL/saat.
- Aşım: (14 − 10) × 600 = 2.400 TL
- Nisan ara toplam: 8.000 + 2.400 = 10.400 TL
- KDV: 10.400 × 0,20 = 2.080 TL
- Nisan toplam: 12.480 TL
Yıllık güncelleme
Danışman, Ocak'ta ücreti %25 artırıyor: 8.000 × 1,25 = 10.000 TL. Müşteriye en az bir ay önceden yazılı bildirim yapıyor. Sözleşmede güncelleme maddesi yoksa bunu önceden eklemek en iyisidir.
Yıllık gelir (artış öncesi): 8.000 × 12 = 96.000 TL. Artış sonrası: 10.000 × 12 = 120.000 TL. Fark: 24.000 TL. Fiyat güncellemesini sözleşmeye bağlamak, bu farkı kaybetmemenizi sağlar. Sabit ücret yapıları için sabit ücret anlaşmaları rehberine bakın.
Aylık kontrol listesi
- Hangi müşterilerin bu ay faturası var? Listeyi açın.
- Her müşteri için tutarı ve varsa aşımı doğrulayın.
- Dönem açıklamasını güncelleyin.
- Yeni fatura numarasını verin.
- Faturayı gönderin ve gönderim tarihini kaydedin.
- Vade tarihini takvime işleyin.
- Ödeme gelince durumu güncelleyin (fatura durumları).
Basit bir kayıt tutun
Özel abonelik yazılımınız olmasa bile basit bir kayıt işinizi görür: müşteri, tutar, gönderim tarihi, ödeme tarihi. Böylece "bu ay faturayı kestim mi?" sorusu hafıza sorunundan beş saniyelik bir bakışa döner. Ödemenin gecikmesi de hemen belli olur, çünkü bilinen bir programda bekliyorsunuz.
Sık yapılan hatalar
- Fatura kesmeyi unutmak. Bir ay atlamak, bütün bir aylık geliri sessizce kaybettirebilir.
- Eski dönem açıklamasını kopyalayıp güncellememek.
- Fiyat artışını bildirmeden uygulamak.
- Müşteri sözleşmesini iptal etti ama tekrarlayan fatura kesmeye devam etmek.
- Her müşteri için farklı vade ve farklı gün kullanmak. Mümkünse ortak bir gün belirleyin.
- Ödemesi geciken müşteriye aynı hizmeti sınırsız sürdürmek. Ödeme gelmezse hizmeti askıya alma maddesini sözleşmeye yazın.
Sık sorulan sorular
Faturayı dönem başında mı sonunda mı keserim?
Sözleşmeye ve hizmetin niteliğine bağlıdır. Sabit ücretler genellikle dönem başında, kullanıma dayalı hizmetler dönem sonunda faturalanır. Vergi sonuçları için mali müşavirinize danışın.
Her ay otomatik fatura gönderilebilir mi?
Ön muhasebe ve e-Fatura programlarının çoğu tekrarlayan fatura özelliği sunar. Göndermeden önce tutarı kontrol edin.
Kur farkı olan abonelikler nasıl faturalanır?
Hangi kurun (örneğin fatura günü) kullanılacağını sözleşmede yazın. Muhasebe işlemi için mali müşavirinizle çalışın.
Müşteri ödemeyi bırakırsa ne yaparım?
Vadesi geçmiş fatura adımlarını izleyin. Hizmeti sürdürüp sürdürmeyeceğinize karar verin.
Tekrarlayan faturalandırma, tutarlılığı en çok ödüllendiren fatura türüdür. Değer, her faturanın bir öncekiyle aynı görünüp aynı davranmasındadır.