Evrenus Fırat Polat · ·
Bir avuç faturayla, kafanızda takip etmek gayet iyi çalışır. Bunun ötesinde, her fatura için basit bir durum işe yarar. Bir e-tablo bile yeter. Durum, "bu faturanın ödemesini aldım mı?" sorusunu bir hafıza egzersizinden hızlı bir bakışa dönüştürür.
Çoğu işletmeyi kapsayan bir durum seti
- Taslak: Oluşturuldu ama henüz gönderilmedi. Rakamlar ve detaylar serbestçe değişebilir.
- Gönderildi: Müşteriye ulaştırıldı. Ödeme süresi işliyor, henüz vadesi geçmedi.
- Ödendi: Ödeme alındı ve onaylandı. Fatura kapandı.
- Vadesi geçti: Vade tarihi geçti ve ödeme alınmadı. Aktif ilgi gerektiren durum budur.
- İptal: Gönderildikten sonra iptal edildi. Genellikle silinmez; düzeltilmiş bir fatura veya bir alacak dekontu ile değiştirilir.
Bazı işletmeler iki durum daha ekler. Kısmen ödendi, ön ödeme veya taksit alınmış faturalar içindir. İhtilaflı, müşteriyle tartışılan faturalar içindir. Bu ikisi sık ortaya çıkıyorsa ayrı takip etmeye değer.
Durumlar arasındaki geçişler
Her durumun bir tetikleyicisi olmalı. Böylece bir faturanın durumu kişiye göre değişmez.
| Geçiş | Tetikleyici |
|---|---|
| Taslak → Gönderildi | Fatura müşteriye iletildi (e-posta, e-Fatura portalı) |
| Gönderildi → Ödendi | Banka hesabında tutar görüldü |
| Gönderildi → Vadesi geçti | Vade tarihi bitti, ödeme yok |
| Vadesi geçti → Ödendi | Gecikmeli ödeme geldi |
| Herhangi → İptal | Fatura geçersiz oldu, düzeltme belgesi düzenlendi |
Dikkat edin: "Ödendi" durumuna yalnızca para hesabınıza girdiğinde geçin. "Müşteri havale yaptığını söyledi" yeterli değildir. Bu fark için ödeme mutabakatı rehberine bakın.
Örnek: on faturalık bir liste
Bir serbest muhasebe danışmanının Ekim sonunda 10 açık faturası var:
| Fatura | Tutar (TL) | Durum |
|---|---|---|
| 1 | 6.000 | Ödendi |
| 2 | 4.500 | Ödendi |
| 3 | 8.000 | Gönderildi |
| 4 | 3.200 | Gönderildi |
| 5 | 12.000 | Vadesi geçti (9 gün) |
| 6 | 5.400 | Vadesi geçti (21 gün) |
| 7 | 9.000 | Kısmen ödendi (3.000 alındı) |
| 8 | 2.500 | Taslak |
| 9 | 7.000 | İhtilaflı |
| 10 | 1.800 | İptal |
Eylem gerektiren faturalar: 5, 6, 7 ve 9. Kalan alacak: 12.000 + 5.400 + (9.000 − 3.000) + 7.000 = 30.400 TL. Bu toplam, listeyi sadece "vadesi geçti", "kısmen ödendi" ve "ihtilaflı" diye filtreleyince saniyeler içinde çıkar. Durum olmasaydı on faturanın hepsini tek tek açmanız gerekirdi.
"İptal" göründüğünden daha önemlidir
Gönderilmiş bir faturayı yanlışlıkla gönderilmiş olsa bile silmeyin. Numarası verilmiştir ve muhtemelen defterlerinize yansımıştır. İptal olarak işaretleyin. Para el değiştirdiyse karşısına bir alacak dekontu düzenleyin. Böylece numaralandırma sıranız bozulmaz ve ne olduğunun net kaydı kalır.
Türkiye'de e-Fatura ve e-Arşiv faturaların iptali ve itirazı belirli usullere bağlıdır. Süre ve yöntem için mali müşavirinize veya entegratörünüze danışın.
Durum sistemi kurma adımları
- Yukarıdaki beş durumla başlayın.
- Her durum için tetikleyiciyi yazın.
- Faturalarınızı bir e-tabloya veya yazılıma durum sütunuyla taşıyın.
- Vade sütununa göre sıralayın.
- Haftada bir "Vadesi geçti" filtresini açın.
- Her vadesi geçen fatura için bir sonraki adımı yazın: hatırlatma, arama, plan.
Sık yapılan hatalar
- Durumu güncellemeyi unutmak. Ödenmiş bir faturaya takip göndermek müşteriyi rahatsız eder.
- Çok fazla durum tanımlamak. Beş veya altı durum yeterlidir. Yedinci kategori genellikle mevcut ikisini birleştirme işaretidir.
- Kısmi ödemeyi "Ödendi" saymak. Kalan bakiye gözden kaçar.
- İhtilaflı faturayı "Vadesi geçti" içinde bırakmak. Müşteriye yanlış tonda hatırlatma gidebilir. Anlaşmazlıklar için fatura anlaşmazlıkları rehberine bakın.
Haftalık gözden geçirme
Durum takibinin tüm amacı, eylem gerektiren faturaları tek tek kontrol etmeden görmektir. Haftada bir "Vadesi geçti" filtresine bakın. Her satır için fatura hatırlatma şablonlarından uygun olanı seçin.
Sık sorulan sorular
Kaç durum yeterlidir?
Çoğu küçük işletme için beş veya altı. Daha fazlası bakım yükü getirir.
e-Fatura portalındaki durum ile kendi durumum aynı mı?
Hayır. Portal faturanın iletim durumunu (iletildi, kabul, ret) gösterir. Sizin durumunuz ise tahsilat durumudur. İkisini ayrı tutun.
Müşteri ödedim diyor ama para yok, durum ne olmalı?
"Gönderildi" veya "Vadesi geçti" olarak kalsın. Dekont isteyin. Para hesabınıza girince "Ödendi" yapın.
Kısmen ödenen faturayı bölmeli miyim?
Genellikle hayır. Fatura tek kalır, tahsilat kayıtları ayrı tutulur. Bakiye açıkça görünsün. Muhasebe işlemi için mali müşavirinize danışın.