Bir avuç faturayla, kafanızda takip etmek gayet iyi çalışır. Bunun ötesinde, her biri için basit bir durum — basit bir e-tabloda bile olsa — "o faturanın ödemesini aldım mı?" sorusunu bir hafıza egzersizinden hızlı bir bakışa dönüştürür.
Çoğu işletmeyi kapsayan bir durum seti
- Taslak — oluşturuldu ama henüz gönderilmedi. Rakamlar ve detaylar hâlâ serbestçe değişebilir.
- Gönderildi — müşteriye ulaştırıldı, ödeme sayacı işliyor, henüz vadesi geçen yok.
- Ödendi — ödeme alındı ve onaylandı. Kapandı.
- Vadesi Geçti — vade tarihi geçti ve ödeme alınmadı. Aktif ilgi gerektiren durum budur.
- İptal — gönderildikten sonra iptal edildi, genellikle doğrudan silinmek yerine düzeltilmiş bir fatura veya bir alacak dekontu ile değiştirilir.
Bazı işletmeler, zaten bir ön ödeme veya taksit alınmış faturalar için Kısmen Ödendi, ve müşteriyle aktif olarak tartışılan faturalar için İhtilaflı ekler — her ikisi de, "Vadesi Geçti"nin içine atmak yerine ayrı takip etmeye değecek kadar sık ortaya çıkıyorsa kullanışlıdır.
"İptal" göründüğünden daha önemli neden
Gönderilmiş bir faturayı, yanlışlıkla gönderilmiş olsa bile asla silmeyin — numarası zaten verilmiştir ve muhtemelen zaten kendi muhasebenize yansımıştır. Onu İptal olarak işaretlemek (ve para zaten el değiştirdiyse, ona karşı bir alacak dekontu düzenlemek), numaralandırma sıranızı bozulmadan tutar ve sonradan kayıp bir fatura gibi görünen bir boşluk yerine ne olduğuna dair net bir kayıt bırakır.
Kategorileri az tutun
Bir durum sisteminin değeri, onu saniyeler içinde tarayabilmenizden gelir. Beş veya altı durum neredeyse her gerçek durumu kapsar; daha uzun bir liste, sağladığı netlikten daha fazlasına idame maliyeti olarak mal olmaya başlar. Yedinci veya sekizinci bir kategoriye ihtiyaç duyduğunuzu fark ederseniz, bu genellikle mevcut ikisinin birleştirilmesi gerektiğinin işaretidir.
En azından haftalık, vadesi geçmiş durumu gözden geçirin
Durumu takip etmenin tüm amacı, "eylem gerektiren" faturaları her faturayı tek tek yeniden kontrol etmek zorunda kalmadan görünür kılmaktır. Vadesi Geçti'de bekleyen herhangi bir şey için hızlı bir haftalık filtre, fatura takibini hatırlamanız gereken bir görevden, kendi sisteminizin size gösterdiği bir şeye dönüştürür.