Evrenus Fırat Polat · ·
Mutabakat, kayıtlarınızın "ödendi" dediği şeyin banka hesabınızda gerçekten görünenle eşleştiğinin rutin kontrolüdür. Gereksiz gibi görünür. Ta ki sonradan bulması çok daha zor olacak bir hatayı yakaladığı güne kadar.
Gerçekte neyi kapsar
Özünde iki listeyi karşılaştırırsınız:
- Fatura kayıtlarınız: hangi fatura, hangi tutar, ne zaman ödendi diye düşünüyorsunuz.
- Banka ekstreniz veya ödeme işlemcisi kayıtlarınız: gerçekte ne geldi.
Birinde olup diğerinde olmayan her kalem bir açıklama gerektirir.
Neyi yakalar
- Alınmış ama "ödendi" işaretlenmemiş ödeme. Fatura açık görünür. Zaten tahsil ettiğiniz para için müşteriye gereksiz ve utandırıcı bir hatırlatma gidebilir.
- Yanlış faturaya uygulanmış ödeme. Nedenleri için tahsilat eşleştirme rehberine bakın.
- Çift tahsilat veya çift giriş. Banka kaydıyla doğrudan karşılaştırma olmadan kaçırması kolaydır.
- Hesaba katılmamış işlem ücreti. Ödeme işlemcisi komisyonu yatırılmadan önce keserse, faturalanandan az gelen bir tutar görürsünüz.
- Havale açıklaması eksikliği. Müşteri açıklamaya fatura numarası yazmamış olabilir.
- Kur farkı. Döviz faturalarında, yatan TL tutarı fatura tarihindeki kurla hesaplanandan farklı çıkabilir. Kur farkının muhasebe işlemi için mali müşavirinize danışın.
Örnek: aylık mutabakat
Bir serbest grafik tasarımcı, Ekim ayında 5 fatura kesti ve hepsini ödendi olarak işaretledi. Banka ekstresiyle karşılaştırıyor:
| Fatura | Kayıt (TL) | Bankaya giren (TL) | Fark |
|---|---|---|---|
| A-101 | 8.000 | 8.000 | 0 |
| A-102 | 12.500 | 12.500 | 0 |
| A-103 | 6.000 | 5.880 | −120 |
| A-104 | 4.200 | 4.200 | 0 |
| A-105 | 9.000 | 0 | −9.000 |
Toplam kayıtlı: 8.000 + 12.500 + 6.000 + 4.200 + 9.000 = 39.700 TL. Toplam giren: 8.000 + 12.500 + 5.880 + 4.200 + 0 = 30.580 TL. Fark: 39.700 − 30.580 = 9.120 TL.
Bulgular:
- A-103: 120 TL fark. Ödeme işlemcisi komisyonu olabilir (6.000 üzerinden %2 = 120 TL). Komisyonu gider olarak kaydedin.
- A-105: 9.000 TL hiç gelmemiş. Müşteri "gönderdim" demiş ama dekont yok. Durumu "Ödendi"den "Gönderildi"ye geri alıp müşteriden dekont isteyin.
Mutabakat yapılmasaydı 9.000 TL'lik eksiklik haftalarca fark edilmeyebilirdi.
Ne sıklıkla yapılmalı
Çoğu küçük işletme için haftalık makul bir başlangıçtır. Tutarsızlıkların taze ve kolay izlenebilir olduğu kadar sık, günlük yük olmayacak kadar seyrek. İşlem hacmi yüksekse günlük kontrol gerekebilir. Önemli olan, bir şey yanlış görününce değil, öngörülebilir bir programda yapmaktır.
Adım adım rutin
- Banka ekstresini veya işlemci raporunu dönem için indirin.
- Fatura listenizi açın (ödendi ve gönderildi durumları).
- Her giriş için eşleşen faturayı işaretleyin.
- Eşleşmeyen girişleri "açıklanmamış" listesine yazın.
- Her açıklanmamış kalem için müşteri veya işlemciyle yazışın.
- Fatura durumlarını güncelleyin (fatura durumları).
- Dönem toplamlarını karşılaştırıp fark sıfır olana kadar devam edin.
Basit tutun
Çoğu küçük işletme için mutabakat özel yazılım gerektirmez. Faturaları, tutarları ve ödeme tarihlerini listeleyen bir e-tablo ve banka ekstresi yeterlidir. Mali müşaviriniz ay sonunda aynı kontrolü yapacağı için, sizin hazırladığınız net liste onun işini de hızlandırır. Disiplin, aracın karmaşıklığından önemlidir.
Mutabakat bulgularını yaşlandırma analizine bağlamak için fatura yaşlandırma raporu rehberine bakın. Hesap ekstresi oluşturmak için hesap ekstresi oluşturucumuzu kullanabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Mutabakatı yılda bir kez yapmak. Geriye dönük izleme zorlaşır.
- Banka ekstresi yerine müşterinin sözüne güvenmek.
- Küçük farkları "önemsiz" diye geçmek. Birikir.
- Ödeme açıklamasına fatura numarasını yazdırmamak. Faturanıza "ödeme açıklamasına fatura numarasını yazın" notu ekleyin.
- Kişisel ve işletme hesabını karıştırmak. Ayrı hesap tutun.
Sık sorulan sorular
Mutabakat ile tahsilat eşleştirme aynı şey mi?
Hayır. Tahsilat eşleştirme, tek bir ödemeyi doğru faturaya uygulamaktır. Mutabakat ise tüm kayıtların banka ile uyumunu toplu kontrol etmektir.
Fark küçükse görmezden gelebilir miyim?
Kaynağını bulun. Komisyon gibi bilinen bir kalemse gider olarak kaydedin. Bilinmeyen bir farksa araştırın.
Banka ekstresi ile e-tablo arasında hangi tarihi esas alırım?
Paranın hesaba geçtiği valör veya işlem tarihini kullanın ve tutarlı olun. Ay sonu kesiminde mali müşavirinizin yöntemine uyun.
Mutabakat yapmak muhasebecinin işi değil mi?
Muhasebeci ay sonunda yapar. Sizin haftalık yapmanız hatayı erken yakalatır ve takip mesajlarınızı doğru tutar.
Küçük tutarsızlıklar nadiren kendiliğinden çözülür ve birikir. Bu ayki kaçırılan bir mutabakat, gelecek ayınkini zorlaştırır. Mutabakatı "bir ara" yerine rutin bir alışkanlık yapmak, kayıtlarınızı güvenilir tutar.