Hesap ekstresi, bir müşteri hesabındaki borç ve ödemeleri belirli bir dönem için listeleyen belgedir. Ödenecek bakiyeyle biter. Ekstre, iki tarafın da neyin faturalandığını, neyin ödendiğini ve neyin hâlâ açık olduğunu görmesine yardım eder. Bu ücretsiz hesap ekstresi oluşturucu PDF üretir.
Hesap ekstresi ne zaman kullanılır?
Müşterinizle birden fazla işleminiz varsa ekstre işe yarar.
- Aylık özetler. Düzenli müşteriye çok sayıda fatura kesersiniz ve tek bir net özet istersiniz.
- Ödeme hatırlatmaları. Müşterinin açık faturaları vardır ve toplamı göstermek istersiniz.
- Hesap mutabakatı. Müşterinin kayıtları ile sizin kayıtlarınız uyuşmaz.
- Yıl sonu veya denetim talepleri. Müşteri ya da muhasebeci hareket kaydı ister.
- Anlaşmazlıklar. Hangi ödemeleri ne zaman aldığınızı göstermeniz gerekir.
Daha fazla bilgi için müşteri hesap ekstreleri rehberini okuyun.
Hesap ekstresinde neler olmalı?
Ekstreyi taranması kolay tutun. Şunları ekleyin:
- İşletme bilgileriniz: "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne ad, adres ve e-posta.
- Müşteri bilgileri: "Ekstre sahibi" bölümüne ad ve adres.
- Ekstre numarası ve tarihi: tarih, bakiyenin hesaplandığı günü gösterir.
- Para birimi: USD, EUR, GBP, TRY, DKK, NOK, SEK, PLN, RON, IDR, THB veya UAH.
- Kalemler: her satırda tarih, açıklama, borç ve ödeme vardır.
- Ödenecek bakiye: araç her satırı borç eksi ödeme olarak hesaplar ve toplamı ödenecek bakiye olarak gösterir.
- Notlar: ödeme talimatı, banka bilgileri, açık faturaların vade tarihleri ve sorular için iletişim bilginiz.
Bu belgede vergi alanı yoktur. Borçları müşterinin ödeyeceği tutar olarak girin. Vergi ayrıntılarını faturalarınızda gösterin. Araçta logo veya imza alanı da yoktur.
Bu hesap ekstresi oluşturucu ile ekstre nasıl hazırlanır?
- Aracı açın. Hesap gerekmez.
- "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne işletme adınızı, adresinizi ve e-postanızı girin.
- "Ekstre sahibi" bölümüne müşteri adını ve adresini girin.
- Belge ayrıntılarında ekstre numarasını, tarihi ve para birimini girin.
- "Kalemler" bölümünde her işlem için "Kalem ekle" düğmesine basın. Tarihi ve açıklamayı girin. Fatura tutarlarını Borç sütununa, alınan parayı Ödeme sütununa yazın. Satırı silmek için "Kalemi sil" düğmesini kullanın.
- Canlı önizlemeyi kontrol edin. Siz yazdıkça güncellenir ve ödenecek bakiyeyi gösterir.
- "Notlar" bölümüne ödeme talimatını ve sorular için iletişim bilginizi ekleyin.
- "PDF indir" düğmesine basın.
Verileriniz ziyaretler arasında kaydedilmez. PDF dosyasını kendi kayıtlarınızda saklayın.
Ekstreyi düzenli bir takvimle gönderin. Örneğin her ayın ilk iş günü. Müşteri ekstreyi alınca kendi kayıtlarıyla karşılaştırır. Fark varsa size hızlıca bildirir. Böylece küçük hatalar büyümeden düzelir. Gönderdiğiniz her ekstrenin PDF kopyasını dosyalayın. İleride bir tartışma çıkarsa hangi tarihte hangi bakiyeyi bildirdiğinizi gösterebilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Eksik ödemeler. Ekstreden çıkan eski bir ödeme bakiyeyi yanlış gösterir ve anlaşmazlık başlatır.
- Belirsiz açıklamalar. Müşteri her satırı eşleştirebilsin diye fatura numarası veya kısa bir referans yazın.
- Yanlış sıra. İşlemleri tarihe göre, en eskiden başlayarak listeleyin.
- Ekstre tarihi yok. Müşteri bakiyenin hangi gün doğru olduğunu bilmelidir.
- Kontrol etmeden göndermek. Göndermeden önce her rakamı muhasebe kayıtlarınızla karşılaştırın.
- Ödeme talimatı yok. Müşteriye bakiyeyi nasıl ve nereye ödeyeceğini söyleyin.
Hesap ekstresi ile fatura farkı
| Konu | Ekstre | Fatura |
|---|---|---|
| Kapsam | Dönem boyunca birçok işlem | Tek bir satış veya iş |
| Gösterdiği | Borçlar, ödemeler, ödenecek bakiye | Kalemler, vergi, toplam |
| Amaç | Özet ve hatırlatma | Ödeme talebi |
Ekstre faturanın yerine geçmez. Önce fatura düzenleyin, sonra hesabı özetlemek için ekstre kullanın. Müşteri ödediğinde bunu makbuz ile doğrulayabilirsiniz.
Ekstreyle tahsilatı hızlandırın
Düzenli ekstre, alacaklarınızı görünür tutar. Genel tabloyu görmek için alacak hesapları temelleri rehberini okuyun. Eski bakiyeler için fatura yaşlandırma raporu ve vadesi geçmiş faturalar rehberlerine bakın. Alacak yaşlandırma hesaplayıcı ve gecikme günü hesaplayıcı, hangi bakiyelerin önce işlem gerektirdiğini görmenize yardım eder.
Sık sorulan sorular
- Hesap ekstresi nedir?
- Hesap ekstresi, bir işletme ile tek bir müşteri arasındaki borç ve ödemelerin belirli bir dönem için özetidir. Ödenecek bakiyeyle biter. İşletmeler müşteriye borcunu hatırlatmak ve alınan ödemeleri doğrulamak için gönderir.
- Hesap ekstresi ile fatura arasındaki fark nedir?
- Fatura, tek bir satış veya iş için ödeme ister. Ekstre ise faturalar ve ödemeler dahil birçok işlemi özetler ve güncel bakiyeyi gösterir. Satış yaptığınızda fatura gönderin. Hesabı mutabakata bağlamak veya toplam borcu hatırlatmak için ekstre gönderin.
- Müşteri ekstrelerini ne sıklıkla göndermeliyim?
- Birçok işletme aylık gönderir. Hesap gecikmişse veya müşteri isterse daha erken gönderin. Kayıtlarınız tutarlı kalsın diye her müşteri için aynı takvimi kullanın. Gönderdiğiniz her ekstrenin bir kopyasını saklayın.
- Ekstrede ödenecek bakiye nasıl hesaplanır?
- Tüm borçları toplayın, sonra tüm ödemeleri çıkarın. Sonuç ödenecek bakiyedir. Bu araçta her satır borçtan ödemeyi çıkarır ve alttaki toplam ödenecek bakiyeyi gösterir. Negatif bakiye, müşterinin alacaklı olduğu anlamına gelir.
- Bu araç ekstreye KDV ekler mi?
- Hayır. Hesap ekstresinde vergi alanı yoktur. Borçları, ödemeleri ve ödenecek bakiyeyi gösterir. Borç sütununa vergi dahil tutarları girin veya vergiyle ilgili bir not ekleyin. Vergi ayrıntıları faturalarınızda yer almalıdır.
- Bu araç resmi cari hesap mutabakat belgesi (BA/BS, mutabakat mektubu) üretir mi?
- Hayır. Bu araç basit bir PDF ekstre hazırlar. Resmi mutabakat mektubu, BA/BS formu veya GİB sistemine bağlı bir belge oluşturmaz. Yasal mutabakat yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.
- Müşteri verilerim kaydediliyor mu?
- Hayır. Araç ücretsizdir, üyelik gerektirmez ve tarayıcınızda çalışır. Yazdıklarınız sunucuda saklanmaz ve ziyaretler arasında kaydedilmez. Sayfadan ayrılmadan önce PDF dosyasını indirip kendi kopyanızı saklayın.