Alacak Hesaplarının Temelleri

Alacaklar, faturasını kestiğiniz ama henüz ödeme almadığınız tutarların toplamıdır. Müşterilerin size o an borçlu olduğu paradır. Bunu arka plandaki bir rakam gibi görmek kolaydır. Henüz nakit olmadığı için gerçek para gibi düşünmezsiniz. Tam da bu yüzden bilinçli dikkat ister.

Alacaklar neden ayrıca izlenmeli

Ciro ve alacak çok farklı hikâyeler anlatır. Ciro yükselirken alacak bakiyesi daha hızlı yükselebilir. O zaman cironun giderek büyüyen kısmı hâlâ hesabınıza gelmemiş paradır. Vergi, kira, personel ve tedarikçi ödemeleri ise nakitle yapılır.

Türkiye'de bu durum bir ek yük getirir. Faturayı kestiğiniz anda KDV beyanına konu olur. Müşteri ödemese bile KDV'yi belirli bir tarihte ödemeniz gerekebilir. Bu konuda kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın. Ama sonuç açıktır: tahsil edilmemiş fatura sizin cebinizden finansman talep eder.

Temel metrikler

• Ortalama Tahsilat Süresi (DSO). Satıştan tahsilata ortalama kaç gün geçtiğini gösterir.
• Alacak devir hızı. Bir dönemde alacak bakiyenizi kaç kez tahsil ettiğinizi gösterir.
• Fatura yaşlandırma. Alacakları gecikme süresine göre dilimlere böler (0-30, 31-60, 61-90, 90+ gün).
• Tahsilat etkinlik endeksi. Tahsil edilebilir olanın ne kadarını gerçekten tahsil ettiğinizi yüzde olarak verir.

DSO hesaplayıcımız, alacak devir hızı hesaplayıcımız ve alacak yaşlandırma hesaplayıcımız bunları doğrudan hesaplar.

Çalışılmış örnek

Bir tasarım ofisi son üç ayda (90 gün) vadeli olarak 600.000 TL fatura kesti. Çeyrek sonunda açık alacağı 280.000 TL. Çeyrek başında alacağı 220.000 TL idi.

DSO: (280.000 ÷ 600.000) × 90 = 42 gün. Ofis 30 gün vade veriyorsa, ortalamada 12 gün gecikme var.

Devir hızı: Ortalama alacak = (220.000 + 280.000) ÷ 2 = 250.000 TL. Devir = 600.000 ÷ 250.000 = 2,4 kez (çeyrekte). Yıllığa çevirirseniz yaklaşık 9,6.

Yaşlandırma:

Dilim	Tutar (TL)	Oran
0-30 gün	150.000	%53,6
31-60 gün	80.000	%28,6
61-90 gün	30.000	%10,7
90+ gün	20.000	%7,1
Toplam	280.000	%100

Okuma: Yarıdan fazlası yeni. Ama 90 günü geçen 20.000 TL ayrıca dikkat ister. Ofis önce en eski iki dilime odaklanmalıdır.

Sağlıklı alacak neye benzer

Evrensel bir "sağlıklı" rakam yoktur. Sektörünüze ve verdiğiniz vadeye bağlıdır. Anlık görüntüden çok eğilim önemlidir:

• DSO sabit kalıyor veya düşüyor.
• Yaşlandırma yeni dilimlerde yoğunlaşıyor, 90+ gün şişmiyor.
• Alacaklar ciroyla orantılı büyüyor.

Alacak yönetimi için haftalık kontrol listesi

1. Açık faturaların listesini çıkarın.
2. Vadesi bu hafta gelenleri işaretleyin ve önceden teyit mesajı atın.
3. Vadesi geçenleri dilimlerine göre ayırın.
4. Her gecikmiş fatura için bir sonraki adımı yazın (telefon, hatırlatma, mektup).
5. Gelen ödemeleri ilgili faturayla eşleştirin. Bkz. tahsilat eşleştirme.
6. Ayda bir DSO ve yaşlandırmayı kaydedin. Eğilim görünür olsun.

Sık yapılan hatalar

• Sadece cironun peşinde koşmak. Alacak ciroyla birlikte büyürse nakit sorunu gizlice başlar.
• Tek bir büyük müşteriye bağımlılık. Alacağın büyük kısmı bir müşteride toplanıyorsa o müşterinin gecikmesi tüm işletmeyi etkiler.
• Rakamı kaydetmemek. Her ay not almazsanız eğilimi göremezsiniz.
• Vade koşulunu belirtmemek. Vade yazılı değilse "gecikme" tanımsız kalır. Bkz. ödeme koşulları belirleme.
• Eski alacakları unutmak. 90 günü geçen alacak her ay tahsil edilme ihtimalini kaybeder. Bkz. şüpheli alacaklar.

Alacak politikası yazın

Alacakları yönetmek için büyük bir sisteme gerek yok. Tek sayfalık yazılı bir politika çoğu sorunu önler. İçine şunları koyun:

1. Standart vade. Örneğin 15 veya 30 gün.
2. Yeni müşteri kuralı. İlk iki iş için ön ödeme veya kısa vade.
3. Kredi limiti. Bir müşteriye aynı anda açık bırakacağınız en yüksek tutar. Örneğin son altı ay cironuzun %15'i.
4. Takip takvimi. Hangi gün hangi mesaj. Bkz. fatura takibi.
5. Tırmandırma eşiği. Kaç günden sonra ödeme planı, ihtar veya hukuki yol düşünülür. Bkz. ödenmemiş faturaları tahsil etme.
6. Silme kararı. Kimin, hangi koşulda alacağı şüpheli sayacağı.

Politikayı tek kişilik işletmede bile yazın. Duygusal anlarda karar vermek yerine kurala bakarsınız. Müşteriye de "kurallarımız bu" demek çok daha rahattır.

Müşteri yoğunlaşması

Alacağınızın büyük bölümü az sayıda müşteride toplanmışsa risk yüksektir. Basit bir test: En büyük üç müşterinizin alacağı toplam alacağın yüzde kaçı? Yukarıdaki örnekte 280.000 TL'nin 140.000 TL'si tek müşteride ise bu oran %50'dir. Böyle bir müşterinin iflası veya uzun gecikmesi tüm nakit akışını sarsar. Bu durumda ön ödeme, aşamalı faturalama ya da daha kısa vade istemek akıllıcadır.

Sık sorulan sorular

Alacak hesaplarını Excel'de takip etsem yeter mi?

Az sayıda müşteriniz varsa yeter. Sütunlar: müşteri, fatura no, fatura tarihi, vade tarihi, tutar, ödenen, kalan. Yaşlandırmayı bu tablodan elle veya formülle çıkarırsınız.

DSO ile devir hızı arasında hangisini izlemeliyim?

Çoğu küçük işletme için DSO yeterlidir, çünkü gün olarak okunur ve vadenizle kıyaslanır. Devir hızını dönemsel çapraz kontrol olarak kullanın.

Vadesi geçen alacak için faiz veya gecikme bedeli isteyebilir miyim?

Bu, sözleşmenize ve ilgili mevzuata bağlıdır. Ayrıntı için fatura gecikme cezaları rehberine bakın. Hukuki ve vergisel boyut için mali müşavirinize veya avukatınıza danışın.

Alacaklarım artıyor, ne yapmalıyım?

Önce nedenini ayırın. Satış mı arttı, yoksa tahsilat mı yavaşladı? Satış kaynaklıysa DSO sabit kalır. Tahsilat kaynaklıysa fatura takibi sürecinizi sıkılaştırın ve vade koşullarını gözden geçirin.

Alacak bir kez çözülüp biten bir konu değildir. Bankadaki bakiyeyi kontrol eder gibi düzenli kontrol edilmesi gereken bir rakamdır.