Evrenus Fırat Polat · ·
Ödeme almak ile o ödemenin ne için yapıldığını bilmek aynı şey değildir. Müşteri başına birden fazla açık faturanız varsa fark büyür. Tahsilat eşleştirme, gelen bir ödemeyi kapatması gereken fatura veya faturalarla eşleştirme işidir.
Neden her zaman açık değildir
Banka hesabınıza "Havale" açıklamasıyla bir tutar düşer. Fatura numarası yazmaz. Üstelik tutar hiçbir faturayla birebir tutmaz. Şu durumlar bu işi zorlaştırır:
- Müşteri tek havalede birden çok faturayı öder.
- Müşteri hangi faturaya ait olduğunu söylemeden kısmi ödeme yapar.
- Tutar eksik gelir, çünkü müşteri bir kesinti uygulamıştır.
- Ödeme başka bir şirketin ya da çalışanın adından gelir.
Türkiye'ye özgü fark kaynakları
Tutar tutmadığında nedeni çoğu zaman hata değildir. Yaygın nedenler:
- Stopaj (tevkifat). Serbest meslek makbuzu karşılığı ödeme yapan bazı müşteriler, gelir vergisi stopajını keserek devlete öder. Size net tutar yatar.
- KDV tevkifatı. Bazı işlem türlerinde alıcı KDV'nin bir kısmını sorumlu sıfatıyla beyan eder. Size yatan tutar KDV dahil toplamdan az olur.
- Banka veya komisyon kesintisi. Ödeme sağlayıcısı komisyonunu keserek net tutarı yatırır.
- Kur farkı. Döviz faturasında ödeme günü kuru farklıdır.
Oranlar ve kapsam işlem türüne göre değişir. Kendi faturalarınız için mali müşavirinize danışın.
Çalışılmış örnek: eşleştirme
Müşteri A'nın üç açık faturası var:
| Fatura | Tutar (TL) |
|---|---|
| #1041 | 4.500 |
| #1047 | 7.200 |
| #1052 | 3.300 |
| Toplam | 15.000 |
Hesabınıza 11.700 TL yattı ve açıklama yok. Kombinasyonları deneyin:
- 4.500 + 7.200 = 11.700, eşleşti.
- 4.500 + 3.300 = 7.800, uymaz.
- 7.200 + 3.300 = 10.500, uymaz.
Sonuç: #1041 ve #1047 ödenmiş, #1052 hâlâ açıktır. Müşteriye kısa teyit gönderin: "11.700 TL ödemeniz #1041 ve #1047 için kaydedildi. #1052 (3.300 TL) açık kalmıştır."
Çalışılmış örnek: stopajlı ödeme
10.000 TL tutarında bir serbest meslek makbuzu kestiniz. Müşteri %20 stopaj uyguladı (örnek oran).
- Stopaj: 10.000 × 0,20 = 2.000 TL
- Hesabınıza yatan: 10.000 − 2.000 = 8.000 TL
Fatura kapanmış sayılır. Ancak 2.000 TL'yi "eksik ödeme" olarak takip etmeyin. Stopajı ayrı kaydedin. Yıllık beyannamede mahsup edilir. Bu süreç için mali müşaviriniz stopaj belgelerini saklamanızı isteyecektir.
Ödeme gelmeden önce kolaylaştırın
En iyi çözüm eşleştirme anında değil, öncesindedir:
- Her faturaya net bir fatura numarası koyun.
- Müşteriden ödeme açıklamasına bu numarayı yazmasını isteyin.
- Mümkünse fatura bazlı ödeme linki kullanın. Bkz. online ödeme kabul etme.
- Düzenli müşterilere aylık hesap ekstresi gönderin. Böylece ödeme ve fatura karşılaştırması iki tarafta da yapılır.
Net eşleşmeyen ödemeler için adımlar
- Tutarı müşterinin açık faturalarının kombinasyonlarıyla karşılaştırın.
- Fark varsa stopaj, tevkifat, komisyon veya kur farkı olup olmadığına bakın.
- Hâlâ çözülmediyse müşteriye kısa bir mesaj yazın. Tahmin etmeyin.
- Eşleştirmeyi yaptığınızda faturaya ödeme tarihini ve tutarını not edin.
- Çözülemeyen tutarı "askıda" olarak işaretleyin. Haftalık kontrolde yeniden bakın.
Yanlış eşleştirmenin bedeli
Yanlış eşleşen nakit zincirleme etki yaratır:
- Ödenmiş fatura gecikmiş görünür ve müşteriye gereksiz hatırlatma gidersiniz.
- Ödenmemiş fatura kapanmış görünür ve takipten düşer.
- Yaşlandırma raporu, DSO ve gerçek nakit tablonuz bozulur.
Sık yapılan hatalar
- Ay sonuna biriktirmek. Hafızada kalmayan ödemeler eşleştirilemez.
- Kısmi ödemeyi en eski faturaya otomatik yazmak. Müşteri başka bir faturayı kastetmiş olabilir.
- Kesintiyi eksik ödeme saymak. Müşteriye gereksiz borç hatırlatması gider.
- Banka dekontunu saklamamak. Anlaşmazlıkta kanıt olur. Bkz. ödeme mutabakatı.
Eşleştirme kaydı nasıl tutulur
Basit bir tablo yeterlidir. Her ödeme satırında şu bilgiler bulunsun:
| Alan | Örnek |
|---|---|
| Ödeme tarihi | 14 Kasım 2026 |
| Banka dekont no | 20261114-884 |
| Ödeyen unvan | Demir İnşaat Ltd. |
| Yatan tutar | 11.700 TL |
| Eşleşen faturalar | #1041, #1047 |
| Kesinti / fark | 0 TL |
| Not | Müşteri e-postayla teyit etti |
Her hafta bu tabloyu açık faturalarla karşılaştırın. Eşleşmemiş ödemeler ayrı bir "askıda" listesine girsin. Bu liste uzuyorsa süreçte sorun var demektir. Çoğu zaman müşterilere fatura numarasını açıklamaya yazmaları konusunda net rica etmek, bu listeyi ciddi ölçüde kısaltır.
Fazla ödeme ve mükerrer ödeme
Bazen müşteri yanlışlıkla iki kez öder. Bu durumda parayı sessizce tutmayın. Müşteriye hemen bildirin ve iki seçenek sunun: iadesi veya bir sonraki faturaya mahsup. Yazılı yanıtı saklayın. Mükerrer ödeme fark edilmeden aylarca kalırsa mutabakat zorlaşır.
Sık sorulan sorular
Müşteri iki faturayı tek havalede ödedi ama toplam tutmuyor, ne yapmalıyım?
Önce kesinti olasılığına bakın. Sonra müşteriye sorun. Tahmin yürütüp kaydetmek ileride sorun çıkarır.
Fazla ödeme gelirse ne yapmalıyım?
Müşteriyi bilgilendirin. İade edebilir veya sonraki faturaya mahsup edebilirsiniz. Yazılı olarak teyit alın.
Eşleştirmeyi yazılım olmadan yapabilir miyim?
Evet. Müşteri, fatura no, tutar, ödeme tarihi ve kalan sütunları olan bir tablo çoğu küçük işletme için yeterlidir.
Eşleştirme alacak raporlarını nasıl etkiler?
Tüm alacak metrikleri doğru eşleştirmeye dayanır. Bkz. alacak hesaplarının temelleri.
Süreci basit tutun. Ödemeler geldikçe eşleştirme yapmak, birikmiş bir mutabakat yükünü önler.