Bir ödeme almak ile tam olarak ne için olduğunu bilmek otomatik olarak aynı şey değildir — özellikle müşteri başına birkaç açık faturadan fazlasını yönettiğinizde. Tahsilat eşleştirme, gelen bir ödemeyi kapatması amaçlanan belirli faturayla (veya faturalarla) eşleştirme sürecidir.
Neden her zaman açık değildir
Referanssız gelen bir ödeme — genel bir açıklamalı havale, fatura numarası olmayan bir çek — sizi tahmine bırakır. Bir müşteri tek bir havalede birden fazla faturayı ödediğinde, hangi faturaya ait olduğunu söylemeden kısmi ödeme yaptığında, veya hiçbir açık faturayla tam eşleşmeyen bir tutar ödediğinde daha da zorlaşır.
Ödeme gelmeden önce kolaylaştırmak
En iyi çözüm mutabakat anında değil, öncesinde olur: her faturaya fatura numaranızı net şekilde koyun ve müşterilerden ödemede buna referans vermelerini isteyin. Belirli bir faturaya bağlı bir ödeme linki (bkz. online ödeme kabul etme) bunu otomatik olarak çözer.
Bir ödeme net şekilde eşleşmediğinde
- Birden fazla fatura, tek ödeme: toplamın o müşterinin açık faturalarının herhangi bir kombinasyonunun toplamıyla eşleşip eşleşmediğini kontrol edin.
- Kısmi ödeme: tahmin edip yanlış uygulamak yerine hangi faturaya uygulanması gerektiğini teyit etmek için iletişime geçin.
- Hiçbir şeyle eşleşmeyen bir tutar: bir indirim, bir ücret kesintisi veya bir kur farkı içerebilir — hata varsaymadan önce müşteriyle hızlı bir kontrol yapmaya değer.
Yanlış yapmak neden önemli
Yanlış eşleştirilen nakit bir dalga etkisi yaratır: aslında ödenmiş bir fatura vadesi geçmiş görünebilir (gereksiz, tuhaf bir takibi tetikler), gerçekten ödenmemiş biri ise kapanmış görünüp ihtiyaç duyduğu ilgiyi almayı bırakabilir. İki hata da sonraki her şeyin — yaşlandırma raporunuzun, DSO'nuzun, gerçek nakit durumunuzun — doğruluğunu zayıflatır.
Süreci basit tutun
Çoğu küçük işletme için tutarlı bir alışkanlık — mutabakatı ay sonuna biriktirmek yerine ödemeler geldikçe ödeme referanslarını açık faturalarla karşılaştırmak — tahsilat eşleştirmenin kendi birikimine dönüşmesini engeller.