Faturada Online Ödeme Kabul Etmek

Müşterilerin daha hızlı ödemesini istiyorsanız, "ödemeye karar verdim" ile "para hesaba geçti" arasındaki her elle yapılan adımı kaldırın. Faturadaki bir ödeme linki, değiştirebileceğiniz hemen her şeyden daha fazla etki yapar.

Bir link banka bilgilerinden neden daha iyidir

E-postada yalnızca IBAN göndermek müşteriden birkaç şey ister. Bankacılık uygulamasını açmalı, IBAN'ı kopyalamalı, tutarı elle yazmalı ve açıklama alanına bir şey girmelidir. Her adım ertelemek için bir bahanedir.

Ödeme linki müşteriyi, tutarın hazır yazıldığı bir sayfaya götürür. Yanlış girilecek tutar ve unutulacak açıklama kalmaz. Link belirli bir faturaya bağlıysa tahsilat eşleştirme de kolaylaşır.

Kendi ödeme altyapınızı kurmanıza gerek yok

Kart bilgilerini kendiniz işlemek, saklamak ve güvenlik uyumunu yönetmek küçük işletmelerin çoğunun üstlenmemesi gereken bir iştir. Türkiye'de lisanslı ödeme kuruluşları ve sanal POS sağlayıcıları vardır. Yurt dışı müşteriler için Stripe veya PayPal gibi uluslararası seçenekler de kullanılır. Hesap açmadan önce şirket türünüze (şahıs, limited, anonim) uygunluğu ve komisyon oranlarını sağlayıcının kendi sayfasından kontrol edin. Koşullar zamanla değişir.

Pratik yol şudur:

1. Sağlayıcıda bir hesap açın.
2. Fatura tutarı için bir ödeme linki oluşturun.
3. Linki faturaya ve e-postaya koyun.

Kart işlemini sağlayıcı yürütür. Faturanız yalnızca ona işaret eder.

Faturaya ne koymalı

• Ödeme linki. "Bu faturayı online ödeyin" gibi açık bir etiket, çıplak bir URL'den iyidir.
• Kabul edilen yöntemler. Kart, havale/EFT, cüzdan. Müşterinin merak etmesine yer bırakmayın.
• Yedek yöntem. Kurumsal politikası gereği yalnızca havale yapan müşteriler için IBAN, hesap sahibi adı ve açıklamaya yazılacak fatura numarası.
• Fatura numarası. Linkte veya açıklamada fatura numarası bulunsun. Eşleştirme buna dayanır.

Komisyonu kim ödeyecek?

Ödeme kuruluşları işlem başına bir yüzde alır. Üç yaygın yaklaşım vardır:

• Komisyonu siz üstlenirsiniz. Daha hızlı ödemenin bedeli olarak görürsünüz.
• Komisyonu fiyata baştan eklersiniz.
• Havale için küçük bir indirim verirsiniz. Kart kullanan öder, havale yapan ödemez.

Örnek hesap

12.000 TL tutarında bir fatura kestiniz. Varsayımsal komisyon oranı %3 olsun (gerçek oran sağlayıcıya göre değişir).

• Kart ödemesinde komisyon: 12.000 × 0,03 = 360 TL
• Size kalan tutar: 12.000 − 360 = 11.640 TL

Şimdi havale için %2 indirim sunduğunuzu düşünün:

• İndirim: 12.000 × 0,02 = 240 TL
• Müşteri havale ile 11.760 TL öder.

Havale hâlâ kart komisyonundan 120 TL daha fazla kazandırır (11.760 − 11.640). Üstelik müşteri bir teşvik görür. Ancak havale yapan müşterinin ödemeyi geciktirme riski kartlı müşteriden yüksektir. Bu yüzden indirimi, sadece vade tarihine kadar yapılan ödemeye bağlayın.

KDV'yi ayrıca düşünün. İndirim uygularsanız faturadaki matrah ve KDV tutarının nasıl değiştiğini mali müşavirinize danışın. İndirimi faturada ayrı satır olarak göstermek genellikle en şeffaf yoldur.

Adım adım kurulum listesi

1. Hangi yöntemleri kabul edeceğinize karar verin.
2. Sağlayıcıyı seçin. Komisyon, para yatış süresi (valör) ve limitlere bakın.
3. Test işlemi yapın. Küçük bir tutarı kendi kartınızla ödeyin.
4. Fatura şablonunuza link alanı ekleyin. Fatura oluşturucumuzla fatura notlarına link ekleyebilirsiniz.
5. Ödeme gelince faturayı "ödendi" olarak işaretleyin ve makbuz veya dekont saklayın.
6. Ay sonunda sağlayıcı raporu ile banka hesabınızı karşılaştırın. Komisyon kesintileri yüzünden tutarlar farklı çıkar.

Sık yapılan hatalar

• Linkin süresi dolar. Bazı sağlayıcılar linkleri belirli süre sonra kapatır. Vade tarihinden uzun geçerli link seçin.
• Komisyonu muhasebeleştirmemek. Hesaba 11.640 TL geldi ama fatura 12.000 TL. Fark gider olarak kaydedilmelidir.
• Her fatura için aynı genel linki kullanmak. Hangi ödemenin hangi faturaya ait olduğu karışır. Tutarı ve açıklamayı hazır linkler tercih edin. Ayrıntı için tahsilat eşleştirme rehberine bakın.
• Güvenli olmayan kanaldan link göndermek. Linki yalnızca bildiğiniz e-posta adresine gönderin.
• Yurt dışı müşteride para birimini unutmak. Faturayla aynı para birimini kullanın. Kur farkı ek sürtünme yaratır.

Hangi yöntem kimin için uygun

Her müşteri aynı yöntemi sevmez. Müşteri tipine göre seçenek sunmak ödeme oranınızı artırır.

• Bireysel müşteriler ve küçük işletmeler. Kartla ödeme ve ödeme linki en rahat yoldur. Mobilde iki dokunuşla biter.
• Kurumsal müşteriler. Genellikle havale/EFT ile öder, çünkü ödemeleri tedarikçi ödemeleri biriminden toplu çıkar. Bu müşteriler için IBAN'ı eksiksiz yazın ve fatura numarasını açıklamaya yazmalarını isteyin.
• Yurt dışı müşteriler. Uluslararası kart ödemesi veya SWIFT havalesi gerekir. SWIFT'te banka masrafları iki taraf arasında nasıl paylaşılacak, baştan yazın. Aksi halde size eksik tutar yatar.
• Düzenli abonelik veya aylık hizmet. Kayıtlı kartla otomatik tahsilat, her ay yeniden fatura takibi yapma ihtiyacını azaltır. Müşterinin yazılı onayını alın.

Güvenlik ve güven

Müşteri, ödeme sayfasına gitmeden önce güvende hissetmelidir. Linkin bilinen bir ödeme sağlayıcısının alan adına gittiğinden emin olun. Fatura e-postasında markanızı ve bağlantının nereye gittiğini açıkça yazın. Sahte fatura e-postaları yaygın olduğu için, ilk kez ödeme linki gönderdiğiniz müşteriye "ödeme bilgilerimizi değiştirmedik, link şu sağlayıcıya gider" gibi bir not eklemek güveni artırır. Kart bilgilerini asla e-postayla veya mesajla istemeyin.

Sık sorulan sorular

Ödeme linki göndermek e-Fatura veya e-Arşiv yükümlülüğünü kaldırır mı?

Hayır. Ödeme yöntemi ile fatura düzenleme yükümlülüğü ayrı konulardır. Hangi belgeyi düzenlemeniz gerektiği statünüze bağlıdır. Mali müşavirinize sorun.

Müşteri kartla ödeyince komisyonu ona yansıtabilir miyim?

Bazı işletmeler yansıtır, bazıları fiyata ekler. Tüketici müşterilerde ek ücret uygulamasına ilişkin kurallar olabilir. Uygulamadan önce güncel mevzuatı kontrol edin. Çoğu küçük işletme için komisyonu fiyata dahil etmek en sorunsuz yoldur.

Linki faturaya nasıl eklerim?

Fatura notları veya ödeme koşulları alanına tek satır ekleyin: "Bu faturayı online ödemek için: [link]". PDF'de linkin tıklanabilir olduğundan emin olun. Ayrıca e-posta gövdesine de koyun.

Havale ile kart arasında hangisini teşvik etmeliyim?

Nakit akışı sizin için kritikse kartı tercih edin, çünkü para daha hızlı gelir. Komisyon marjınızı eziyorsa havale indirimi sunun. Her iki durumda da vade koşullarını netleştirmek için ödeme koşulları belirleme rehberine göz atın.

Sonuç

Bir ödeme linki kurmak bir kez emek ister. Sonrasında her faturada ödeme süresini kısaltır. Ödeme süresini ölçmek için ortalama tahsilat süresi göstergesini izleyin. Daha hızlı ödeme için başka ipuçlarını nasıl daha hızlı ödeme alınır rehberinde bulabilirsiniz.