İş emri, bir müşteri için yapılacak işi görevleri, adetleri ve fiyatlarıyla anlatan belgedir. Ekibinize ne yapacağını, müşteriye ne bekleyeceğini söyler. İş emri, işin onayıdır. Nihai fatura değildir.
İş emri ne zaman verilir?
Yapacağınız işin yazılı kaydına işe başlamadan önce veya iş sırasında ihtiyaç duyduğunuzda iş emri kullanın.
- Tamir ve bakım. Bir teknisyen cihazı onarır ve işçiliği ile parçaları kaydeder.
- Müteahhit işleri. Bir inşaatçı veya montajcı, ev sahibiyle kapsam üzerinde anlaşır.
- Servis talepleri. Müşteri iş ister ve siz ayrıntıları yazılı onaylarsınız.
- İç görevler. Bir tesis ekibi çalışanlara veya alt yükleniciye iş atar.
- Ek işler. Müşteri iş sırasında ek iş ister ve siz bunu belgelersiniz.
İş emirleri rehberi daha geniş süreci anlatır.
İş emrinde neler olmalı?
İş karışıklık olmadan başlasın diye özel olun. Şunları ekleyin:
- İşletme bilgileriniz: "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne ad, adres ve e-posta.
- Müşteri bilgileri: "İşi talep eden" bölümüne kişinin veya iş yerinin adı ve adresi.
- İş emri numarası ve tarihi: numara, işi izlemenize yardım eder.
- Vade tarihi: işin bitmesi gereken tarih. Bu belgede vade tarihi alanı vardır.
- Para birimi: USD, EUR, GBP, TRY, DKK, NOK, SEK, PLN, RON, IDR, THB veya UAH.
- Kalemler: her görev, parça veya hizmet için açıklama, adet ve birim fiyat.
- Vergi: her satırda "Vergi %". Toplam bölümü ara toplamı, vergiyi ve toplamı gösterir.
- Notlar: iş yeri adresi, erişim talimatları, varsayımlar, garanti notları ve imza satırı.
Araçta logo veya imza alanı yoktur ve verilerinizi saklamaz. Notlar bölümüne imza satırı ekleyin veya yazdırılmış PDF dosyasını imzalayın.
Bu iş emri oluşturucu ile iş emri nasıl hazırlanır?
- Aracı açın. Hesap gerekmez.
- "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne işletme adınızı, adresinizi ve e-postanızı girin.
- "İşi talep eden" bölümüne müşteri adını ve adresini girin.
- Belge ayrıntılarında iş emri numarasını, tarihi, vade tarihini ve para birimini girin.
- "Kalemler" bölümünde her görev veya parça için "Kalem ekle" düğmesine basın. Açıklama, adet, birim fiyat ve vergi yüzdesini girin. Satırı silmek için "Kalemi sil" düğmesine basın.
- Canlı önizlemeyi kontrol edin. Siz yazdıkça güncellenir.
- "Notlar" bölümüne iş yeri bilgilerini, varsayımları ve imza satırını ekleyin.
- "PDF indir" düğmesine basın.
Verileriniz ziyaretler arasında kaydedilmez. PDF dosyasını kendi kayıtlarınızda saklayın.
İş emrini işe başlamadan önce müşteriyle birlikte okuyun. Kapsam, tarih ve fiyat konusunda iki taraf aynı fikirde olsun. İş sırasında müşteri ek bir şey isterse, işe başlamadan önce yazılı onay alın. Bitince iş emrindeki kalemleri faturayla karşılaştırın. Fark varsa nedenini Notlar bölümünde açıklayın.
Sık yapılan hatalar
- Belirsiz kapsam. "Kombiyi tamir et" yetmez. Neyi kontrol edeceğinizi, onaracağınızı veya değiştireceğinizi yazın.
- Gizli maliyetler. Müşteri ne için ödediğini görsün diye parçaları ve işçiliği ayrı listeleyin.
- Vade tarihi yok. Hedef tarih yoksa beklentiler kayar.
- Değişiklik süreci yok. Notlar bölümünde ek işlerin yeni veya güncel bir iş emri gerektirdiğini yazın.
- Onay yok. Başlamadan önce müşterinin yazılı onay vermesini sağlayın.
- Kopyayı kaybetmek. Araç iş emrinizi saklamaz. PDF dosyasını kaydedin.
İş emri ve ilgili belgeler
| Belge | Kim gönderir | Amaç |
|---|---|---|
| Fiyat tahmini | Hizmet sağlayıcıdan müşteriye | İşten önce beklenen maliyet |
| İş emri | Hizmet sağlayıcı veya müşteri | İşi yetkilendirir ve tanımlar |
| Satın alma siparişi | Alıcıdan tedarikçiye | Anlaşılan koşullarla mal veya hizmet sipariş eder |
| Fatura | Hizmet sağlayıcıdan müşteriye | İşten sonra ödeme ister |
Hâlâ fiyat vermeniz gerekiyorsa fiyat tahmini oluşturucuyla başlayın. İş bitince nihai faturayı fatura oluşturucu ile gönderin. Kapora veya aşamalı ödeme istiyorsanız hakediş faturalandırma rehberini okuyun.
Tahminden ödemeye
Birçok iş aynı yolu izler: tahmin, iş emri, fatura. Tahminden ödenmiş faturaya rehberi her adımı gösterir. Büyük projelerde proje fatura hesaplayıcı, formu doldurmadan önce aşamaları, işçiliği ve malzemeyi toplamanıza yardım eder.
Sık sorulan sorular
- İş emri nedir?
- İş emri, yapılacak işi, işi kimin yapacağını ve maliyetini anlatan belgedir. İşin başlamasına izin verir. Bakım ekipleri, müteahhitler ve tamir atölyeleri görevleri talepten tamamlanmaya kadar izlemek için iş emri kullanır.
- İş emri ile fatura arasındaki fark nedir?
- İş emri, işten önce veya iş sürerken işi yetkilendirir ve tanımlar. Fatura, iş bittikten sonra ödeme ister. İş emri fiyat içerebilir ama faturanın yerini almaz. Kapsamı iş emriyle kararlaştırın, sonra nihai tutar için fatura kesin.
- İş emri ile satın alma siparişi arasındaki fark nedir?
- İş emri, bir iş üzerinde yapılan işçilik ve hizmetleri kapsar. Satın alma siparişi ise alıcının tedarikçiden anlaşılan koşullarla mal veya hizmet teslim etmesini istediği belgedir. İş emirleri genelde görevleri anlatır. Satın alma siparişleri genelde tedarikçiden alınan kalemleri anlatır.
- İş emrinde neler bulunmalı?
- Müşteriyi, işletme bilgilerinizi, iş emri numarasını, tarihi, işin net tanımını, adetleri, fiyatları ve varsa vergiyi yazın. Konumu, erişim talimatlarını ve beklenen bitiş tarihini Notlar bölümüne ekleyin. Böylece herkes kapsam konusunda aynı noktada olur.
- İş emrini kim imzalar?
- Genelde müşteri veya yetkili bir kişi onaylar. Hizmet sağlayıcı bir kopya saklar. Bu araçta imza alanı yoktur. Notlar bölümüne imza satırı yazın, PDF çıktısını alıp elle imzalayın veya müşteriden e-postayla onay isteyin.
- Bu araç resmi irsaliye veya fatura üretir mi?
- Hayır. Bu araç PDF iş emri üretir. Sevk irsaliyesi, e-İrsaliye, e-Fatura veya e-Arşiv belgesi oluşturmaz. İş sonunda yasal faturanızı kendi sisteminizden düzenleyin. Gereken resmi belgeler için mali müşavirinize danışın.
- Bu iş emri oluşturucu ücretsiz mi?
- Evet. Ücretsizdir, üyelik gerektirmez ve tarayıcınızda çalışır. Yazdıklarınız sunucuda saklanmaz ve ziyaretler arasında kaydedilmez. Sayfayı kapatmadan önce PDF dosyasını indirip kendi kopyanızı saklayın. Araç belgeyi sonradan geri getiremez.