Evrenus Fırat Polat · ·
Haftalar veya aylar süren bir proje için yalnızca sonunda fatura kesmek, son ana kadar zamanınızın ve malzemenizin tüm maliyetini taşımanız demektir. Hakediş faturalandırma, toplam tutarı aşamalara bağlı ödemelere böler. Böylece nakit, iş ilerledikçe gelir.
Türkiye'de "hakediş" özellikle inşaat, onarım ve taşeron işlerinde, tamamlanan işin ara ödemesi olarak bilinir. Bu rehber aynı mantığı serbest çalışanlar ve küçük ekipler için genel olarak anlatır.
Aşamaları nasıl bölmeli
Tek doğru yol yoktur. Birkaç yaygın desen iyi çalışır:
- Aşamaya göre. Tasarım, sonra yapım, sonra bitirme. Her aşama tamamlanınca faturalanır. Net, sıralı aşamaları olan işler için doğaldır.
- Tamamlanma yüzdesine göre. Başlangıçta %25, yarı yolda %25, teslimde %50 gibi. İş net aşamalara bölünmüyor ama ilerleme takip edilebiliyorsa kullanışlıdır.
- Takvime göre. Aylık faturalandırma. O ay tam olarak ne bittiğinden bağımsız çalışır. Süreli veya süregelen işler için yaygındır.
Hangisini seçerseniz seçin, işe başlamadan önce kararlaştırın. İdeal olarak orijinal teklifin parçası olsun.
Her hakediş faturası ne göstermeli
Her fatura şunları net göstermelidir:
- Hangi aşamayı veya dönemi kapsadığı.
- O aşamanın tutarı.
- Toplam proje değeri.
- Şimdiye kadar faturalanan toplam ve kalan tutar.
Müşterinin proje durumunu anlamak için eski faturaları karıştırması gerekmemeli. Her yeni fatura bunu tek başına göstermeli.
Örnek: 120.000 TL'lik bir ofis tadilatı
Bir tadilat ekibi, 100.000 TL + %20 KDV = 120.000 TL'lik bir iş üstleniyor. Ödeme planı: %30 başlangıç, %40 ara hakediş, %30 teslim.
Adım 1: KDV hariç tutarlar
- Başlangıç: 100.000 × 0,30 = 30.000 TL
- Ara hakediş: 100.000 × 0,40 = 40.000 TL
- Teslim: 100.000 × 0,30 = 30.000 TL
Adım 2: KDV (%20)
- Başlangıç: 30.000 × 0,20 = 6.000 TL; toplam 36.000 TL
- Ara hakediş: 40.000 × 0,20 = 8.000 TL; toplam 48.000 TL
- Teslim: 30.000 × 0,20 = 6.000 TL; toplam 36.000 TL
Toplam: 36.000 + 48.000 + 36.000 = 120.000 TL.
Adım 3: ara hakediş faturasında özet satırı
- Sözleşme bedeli (KDV hariç): 100.000 TL
- Önceki faturalanan: 30.000 TL
- Bu fatura: 40.000 TL
- Toplam faturalanan: 70.000 TL
- Kalan: 30.000 TL
Bazı inşaat ve onarım işlerinde KDV tevkifatı, teminat kesintisi veya stopaj gibi kalemler bu hesaba girebilir. Uygulanacak oranlar işin türüne göre değişir. Bu kalemleri mali müşavirinizle belirleyin ve teklifte açıkça yazın.
Kapsam değişikliklerini açıkça ele alın
Uzun projelerde kapsam sık değişir. Bu olduğunda değişikliği sessizce sonraki hakediş faturasına eklemeyin. Açıkça not edin. Değişiklik önemliyse ayrı kalem veya ayrı fatura yapın. Böylece müşterinin beklediği aşama ödemesi içinde kaybolmaz. Ek iş için kısa bir yazılı onay (e-posta yeterli) alın. Hesaplamak için proje faturası hesaplayıcımızı kullanabilirsiniz.
Sonunda mutabakat yapın
Son fatura her şeyi bir araya getirmelidir: toplam proje değeri, tüm aşamalarda faturalanan toplam ve ödenecek son bakiye. Bu kapanış özeti, hakedişi gevşek bir fatura dizisi olmaktan çıkarıp düzenli bir sürece çevirir. Müşteriye ayrıca bir hesap ekstresi göndermek şeffaflığı artırır.
Adım adım uygulama
- Teklifte aşamaları, yüzdeleri ve tetikleyicileri yazın.
- Her aşamanın "tamamlandı" ölçütünü tanımlayın (örneğin "müşteri teslim tutanağını imzaladı").
- Aşama bitince müşteriden onay alın.
- Faturayı hemen kesin.
- Özet satırlarını ekleyin.
- Ödeme koşullarını yazın.
- Kapsam değişikliklerini yazılı kaydedin.
- Son faturada mutabakat özeti verin.
Başlangıç ödemesi için fatura ön ödemeleri rehberine bakın.
Sık yapılan hatalar
- Aşama ölçütlerini yazmamak. "Bitti mi, bitmedi mi" tartışması çıkar.
- Ara faturaları geciktirmek. Nakit avantajı kaybolur.
- Toplam tutarı fatura üzerinde göstermemek.
- Kapsam değişikliğini sözlü bırakmak.
- İşin %80'i bittiğinde ödeme hâlâ %30'da kalmış olmak. Ödeme takvimi ilerlemeyi yansıtmalı.
Sık sorulan sorular
Hakediş faturası ile ön ödeme faturası aynı mı?
Hayır. Ön ödeme işe başlamadan alınır. Hakediş, yapılan işe göre ara ödemedir.
Müşteri aşamayı onaylamıyorsa ne yaparım?
Eksikleri yazılı olarak listeleyin, düzeltin ve yeniden onay isteyin. Anlaşmazlık büyürse fatura anlaşmazlıkları rehberine bakın.
Her aşama için ayrı KDV hesaplanır mı?
Genel olarak her fatura kendi KDV'sini taşır. Zamanlama ve istisna konusunda mali müşavirinize danışın.
Aşama sayısı kaç olmalı?
Çoğu proje için 3–5 aşama yeterlidir. Çok fazla fatura idari yükü artırır.
Büyük projeyi aşamalı ödemelere bölmek yalnızca nakit akışınızla ilgili değildir. Düzenli ve kalemli hakediş faturaları gören müşteri, projenin de yolunda olduğuna güvenir.