Özellikle hizmet ve zanaat işletmeleri için, çoğu iş hâlâ bir telefon görüşmesinden veya bir metin mesajından başka bir şey olmadan yetkilendiriliyor. Bir iş emri bu yetkilendirmeyi yazılı hale getirir — sözlü anlaşmalar değersiz olduğu için değil, bir anlaşmazlık başladığında geri dönüp bakmanın imkansız olduğu için.
Bir iş emri gerçekte ne yapar
Bir iş emri, belirli bir işin başlamasını resmi olarak yetkilendirir ve anlaşılanı belgeler: kapsam, kimin talep ettiği, ilgili herhangi bir referans (bir mülk, bir birim, bir varlık kimliği) ve — ideal olarak — fiyat veya ücret. Fiyat tahmini veya teklif aşaması ile fatura arasında yer alır: fiyat tahmini işi önerdi, iş emri gerçekten başlamasını yetkilendirir.
Neler dahil edilmeli
- İşin net bir açıklaması — sonradan "bu gerçekten işin parçası mıydı?" sorusunun açık bir cevabı olacak kadar spesifik.
- Kimin yetkilendirdiği — bir isim, ve özellikle telefonla veya yüz yüze başlatılan işler için ideal olarak bir imza veya yazılı teyit.
- Referans detayları — bir mülk adresi, birim numarası, ekipman kimliği veya işi belirli bir konuma veya varlığa bağlayan her ne ise.
- Fiyatlandırma veya ücret, son fatura için bırakılmak yerine bu aşamada anlaşıldıysa.
- Bir iş emri numarası, böylece sonradan faturada referans verilebilir — yetkilendirme ile faturalama arasındaki döngüyü kapatarak.
İş emri oluşturucumuz bu düzeni kapsar.
Göründüğünden neden daha önemli
Bir iş emrinin değeri özellikle bir şey tartışmalı olduğunda ortaya çıkar: bir müşteri asla bir eklentiyi onaylamadığını iddia eder, veya tartıştığını hatırlamadığı bir ücretin neden göründüğünü sorar. İmzalı veya teyit edilmiş bir iş emri, "o dedi, o dedi"yle her iki tarafın da işaret edebileceği net, tarihli bir kayıt arasındaki farktır.
Süregelen veya acil işler için
Evrak işi tam olarak düzenlenmeden önce işin genellikle başladığı zanaatlar için — örneğin bir acil onarım — sonradan (mesajla, e-postayla, varışta) teyit edilen kısa bir iş emri, başlamadan önce imza almak mümkün olmasa bile aynı korumayı sağlar.
Bir teklif veya faturanın yerini almaz
Bir iş emri yetkilendirir ve belgeler — bir fiyat önerisi değildir (bu teklifin işi) ve bir ödeme talebi değildir (bu faturanın işi). Her ikisiyle birlikte kullanıldığında, "işte anlaştığımız" ile "işte gerçekte olan" arasındaki boşluğu kapatır, ki bu tam olarak çoğu faturalandırma anlaşmazlığının başladığı boşluktur.