Evrenus Fırat Polat · ·
Özellikle hizmet ve zanaat işletmelerinde birçok iş hâlâ bir telefon görüşmesi veya kısa mesajla yetkilendirilir. İş emri bu yetkilendirmeyi yazıya döker. Sözlü anlaşmalar değersiz olduğu için değil, anlaşmazlık başladığında geri dönüp bakmak imkânsız olduğu için.
İş emri gerçekte ne yapar
İş emri, belirli bir işin başlamasını resmen yetkilendirir ve anlaşılanı belgeler: kapsam, talep eden kişi, ilgili referans (adres, birim, cihaz kimliği) ve ideal olarak fiyat. Fiyat teklifi ile fatura arasında yer alır. Teklif işi önerdi. İş emri işin başlamasını yetkilendirir. Fatura ise ödemeyi talep eder.
Türkiye'de iş emri bir vergi belgesi değildir. Şirket içi veya müşteriyle paylaşılan ticari belgedir. Mal ve hizmet için fatura, mal taşımada irsaliye gibi resmi belgeler ayrıca düzenlenir.
Neler dahil edilmeli
- İşin net açıklaması. Sonradan "bu işe dahil miydi?" sorusuna açık cevap verecek kadar net.
- Yetkilendiren kişi. İsim ve özellikle telefonla ya da yüz yüze başlayan işlerde imza veya yazılı teyit.
- Referans bilgileri. Mülk adresi, daire numarası, cihaz seri numarası, işi belirli bir yere veya varlığa bağlayan her şey.
- Fiyat veya ücret. Son faturaya bırakılmak yerine bu aşamada anlaşıldıysa.
- İş emri numarası. Faturada atıf yapılabilsin. Yetkilendirme ve faturalama döngüsü kapanır.
- Tarih ve beklenen süre. Başlangıç ve tahmini bitiş.
- Ek iş kuralı. Kapsam dışı iş çıkarsa ek onay gerektiği notu.
İş emri oluşturucumuz bu düzeni kapsar.
Neden göründüğünden önemlidir
İş emrinin değeri bir şey tartışmalı olduğunda ortaya çıkar. Müşteri bir ek işi hiç onaylamadığını söyler. Ya da hatırlamadığı bir ücretin nedenini sorar. İmzalı veya teyitli iş emri, "o dedi, bu dedi" ile iki tarafın da gösterebileceği net, tarihli bir kayıt arasındaki farktır.
Örnek: klima bakımı ve ek iş
Bir klima servisi, bir ofiste 6 cihaz için bakım yapacak. İş emri (IE-0231):
- Kapsam: 6 split klima, yıllık bakım ve filtre temizliği
- Birim ücret: 750 TL/cihaz
- Hesap: 6 × 750 = 4.500 TL (KDV hariç)
Teknisyen bakım sırasında 2 cihazda gaz eksikliği buluyor. Gaz dolumu iş emrinde yok. Teknisyen müşteriye telefonla bilgi veriyor ve e-posta ile teyit istiyor:
- Gaz dolumu: 2 × 900 = 1.800 TL
Müşteri e-postayla onaylıyor. İş emrine "Ek-1" olarak ekleniyor.
Fatura
- Bakım: 4.500 TL
- Ek iş (gaz dolumu): 1.800 TL
- Ara toplam: 6.300 TL
- KDV (%20): 1.260 TL
- Toplam: 7.560 TL
Faturaya IE-0231 ve Ek-1 numaraları yazılır. Müşteri 1.800 TL'lik kalemi sorarsa e-posta onayı ve iş emri cevabı verir. Ek iş onayı olmasaydı 1.800 TL tartışmalı olurdu.
İş emri kullanım adımları
- Müşteri talebini alın ve kapsamı yazın.
- Fiyatı veya ücret yöntemini belirleyin.
- İş emrini düzenleyin ve numara verin.
- Müşteriden imza veya yazılı onay alın.
- İşi yapın. Kapsam dışı bir şey çıkarsa ek onay alın.
- İş bitince tamamlandı onayı alın (imza veya mesaj).
- Faturayı iş emri numarasıyla kesin (faturada neler olmalı).
Fiyat teklifi aşaması için tahmin ve teklif farkı rehberine bakın. İş saatlerle faturalanıyorsa faturalama için puantaj rehberi işe yarar.
Süregelen veya acil işler için
Evrak işi tam yapılmadan başlayan acil onarım gibi işlerde, sonradan mesaj veya e-postayla teyit edilen kısa bir iş emri aynı korumayı sağlar. İmza almak mümkün değilse "Telefonda onay verdiniz, kapsam şu, ücret şu. Onaylıyor musunuz?" gibi bir mesaj yeterli bir kayıt bırakır.
Teklif veya faturanın yerini almaz
İş emri yetkilendirir ve belgeler. Fiyat önerisi değildir (teklifin işi). Ödeme talebi değildir (faturanın işi). İkisiyle birlikte kullanıldığında "anlaştığımız" ile "gerçekte olan" arasındaki boşluğu kapatır. Çoğu faturalandırma anlaşmazlığı bu boşlukta başlar. Anlaşmazlık çıkarsa fatura anlaşmazlıkları rehberine bakın.
Sık yapılan hatalar
- İşi sözlü başlatıp sonradan yazıya dökmeye çalışmak.
- Kapsamı geniş yazmak ("genel bakım").
- Ek işi sözlü onaylatıp belgelememek.
- İş emri numarasını faturaya yazmamak.
- Tamamlandı onayını almadan faturayı göndermek.
Sık sorulan sorular
İş emri ile sözleşme aynı mı?
Hayır. Sözleşme genel koşulları belirler. İş emri belirli bir işi yetkilendirir. Çerçeve sözleşme altında çok sayıda iş emri olabilir.
İş emri imzası şart mı?
Zorunlu değildir. Ama imza veya yazılı teyit anlaşmazlıkta en güçlü kanıttır.
İş emri ile servis formu farkı nedir?
Kullanım adı sektöre göre değişir. Önemli olan yetkilendirme ve kapsamın yazılı kaydıdır.
Müşteri iş emrini imzalamazsa?
E-posta veya mesajla onay isteyin. Onay gelmeden büyük bir işe başlamamayı düşünün.