Evrenus Fırat Polat · ·
Her iki belge de fiziksel bir sevkiyatla birlikte gider. İkisi de içindekileri listeler ve ikisi de bilinçli olarak fiyatları dışarıda bırakır. Terimlerin birbirinin yerine kullanılmasının nedeni budur. Günlük küçük işletme kullanımında büyük ölçüde aynı şeydir.
Ortak noktaları
Hiçbiri ödeme talebi değildir. Ödeme talebi ayrı gönderilen faturanın işidir. İkisi de sevkiyatı alan kişi için tek bir soruyu cevaplar: gelen şey, gelmesi gerekenle eşleşiyor mu?
Miktarlar ve kalem açıklamaları ikisinin de çekirdek içeriğidir. Fiyatlar bilinçli olarak yazılmaz. Böylece belgeyi depo veya teslim alma personeli, ticari koşulları görmeden kullanabilir.
Bazen ayrım nerede yapılır
Ayrım yapan işletmelerde genellikle şöyledir:
- Paketleme fişi, belirli bir koli veya sevkiyatın içinde tam olarak ne olduğunu kalemlendirir. Bir sipariş birden fazla pakete bölündüğünde ve alıcı her birini ayrı kontrol edecekse işe yarar.
- Teslimat fişi, teslimatın gerçekleştiğine dair genel bir teyittir. Bazen koli koli değil tüm siparişi kapsar. Teslim alındığını gösteren imza satırı içerme olasılığı daha yüksektir.
Türkiye'de sevk irsaliyesi
Türkiye'de mal taşımada "sevk irsaliyesi" ayrı ve önemli bir belgedir. Mal sevkiyatında genellikle irsaliye veya faturanın irsaliye yerine geçmesi gibi kurallar devreye girer. e-İrsaliye uygulaması da bazı mükellefler için zorunludur. Hangi durumda hangi belgenin gerekli olduğu işletmenize, mal türüne ve mükellefiyetinize göre değişir. Bunu mali müşavirinizle netleştirin.
Bu rehberdeki paketleme ve teslimat fişleri, resmi irsaliyenin yerine geçmez. Operasyonel iç kontrol ve müşteri teyidi içindir. Resmi sevk belgesinin yanında, ona eşlik eden bir paket listesi olarak kullanılabilir.
Ayrım işletmeniz için önemli mi?
Çoğu küçük işletme için hayır. Sektörünüzün kullandığı terimi seçin ve müşterilerinizin açıklama gerektirmeden tanıyacağı adı kullanın. Etiketten çok içerik önemlidir: doğru miktarlar, net kalem açıklamaları ve alıcının gelenin siparişle eşleştiğini doğrulayabileceği bir yol.
Her ikisinde de neler olmalı
- Orijinal siparişe veya faturaya bağlayan sipariş ya da referans numarası.
- Kalemlendirilmiş miktarlar ve açıklamalar, fiyat yok.
- Sevkiyat veya teslimat tarihi.
- Gönderen ve alıcı bilgileri.
- Teslim alma teyidi önemliyse imza satırı.
- Koli sayısı ve varsa ağırlık veya takip numarası.
Örnek: üç koliye bölünen sipariş
Bir kırtasiye toptancısı bir okula şu siparişi gönderiyor: 40 kutu kâğıt, 120 adet defter ve 60 kutu kalem. Sevkiyat 3 koliye bölünüyor.
| Koli | İçerik | Adet |
|---|---|---|
| 1 | Kâğıt | 40 kutu |
| 2 | Defter | 120 adet |
| 3 | Kalem | 60 kutu |
Toplam kalem: 40 + 120 + 60 = 220 birim. Paketleme fişi her koli için içeriği ayrı gösterir. Okul teslim alırken 3 koli ve 220 birimi sayar. Eşleşmezse fark aynı gün imza satırının yanına yazılır. Bu fark, faturadaki tutara itiraz için güçlü bir kanıt olur. Fatura sonra tek parça olarak kesilir: örneğin 40 × 85 + 120 × 25 + 60 × 90 = 3.400 + 3.000 + 5.400 = 11.800 TL (KDV hariç).
Kullanım adımları
- Siparişi onaylayın ve sipariş numarasını yazın.
- Ürünleri toplayıp koliye koyun. Her kolinin içeriğini kaydedin.
- Paketleme fişini hazırlayıp kolinin içine veya dışına koyun.
- Teslimatta alıcıdan imza ve tarih isteyin.
- İmzalı kopyayı saklayın ve faturayla ilişkilendirin.
- Eksik veya hasar varsa aynı gün alıcıdan yazılı bildirim isteyin.
Sık yapılan hatalar
- Belgeye fiyat yazmak. Depo personeli ticari koşulları görmemeli.
- Koli numarası vermemek. Çok paketli sevkiyatta karışıklık olur.
- Teslimat imzasını almamak. İtiraz durumunda kanıt kalmaz.
- Sipariş numarası olmadan göndermek. Müşteri belgeyi eşleştiremez.
- Resmi sevk belgesi gerektiren durumda yalnızca paketleme fişi kullanmak.
Sık sorulan sorular
Paketleme fişi irsaliye yerine geçer mi?
Hayır. Resmi sevk irsaliyesi ayrı kurallara tabidir. Hangi durumda gerektiğini mali müşavirinize sorun.
Teslimat fişine imza şart mı?
Yasal olarak her zaman şart olmayabilir. Ama anlaşmazlık durumunda imzalı teslimat en güçlü kanıttır. İmza alın.
Fiyatlı bir paketleme fişi gönderebilir miyim?
Teknik olarak evet, ama genellikle önerilmez. Fiyatlı hali daha çok faturaya benzer. Müşteri iki belgeyi karıştırabilir.
Bu belge faturanın yerine geçer mi?
Hayır. Fatura ödeme talebidir. Farkları anlamak için fatura, makbuz ve teklif farkı rehberine bakın. Siparişin tarafları için satış siparişi ve satın alma siparişi farkını okuyun.
Paketleme fişi oluşturucumuz ve teslimat fişi oluşturucumuz bu düzeni üretir. İşletmenizin ve sektörünüzün kullandığı adı seçin.
İsimler neredeyse birbirinin yerine geçse de iki belgenin işi gerçektir: sevkiyatı alan kişiye, gelenin gelmesi gerekenle eşleştiğini kontrol etmesi için hızlı ve güvenilir bir yol vermek.