Evrenus Fırat Polat · ·
Bir işletme başka bir işletmeden satın aldığında, aynı işlem iki farklı belge üretebilir. Her taraftan bir tane. İkisi de neredeyse aynı bilgiyi taşıdığı için karıştırmak kolaydır.
Satın alma siparişi: alıcının belgesi
Satın alma siparişi alıcı tarafından düzenlenir. Ne sipariş edildiğini teyit eder ve satın almayı kendi tarafında yetkilendirir. Alıcının iç taahhüdüdür. Onaylanmış siparişin bildirimi olarak satıcıya gönderilir.
Satış siparişi: satıcının belgesi
Satış siparişi satıcı tarafından, bir satın alma siparişine (veya onaylanmış herhangi bir siparişe) yanıt olarak düzenlenir. Siparişin alındığını ve kabul edildiğini teyit eder. Satışın gerçekleştiğine dair kendi kaydınızdır. Karşılama, planlama veya üretimi tetiklemek için kullanılır. Alıcıya gönderildiğinde "sipariş onayı" işlevi görür.
Kısa karşılaştırma
| Satın alma siparişi | Satış siparişi | |
|---|---|---|
| Kim düzenler | Alıcı | Satıcı |
| Ne zaman | Sipariş verilirken | Sipariş kabul edilirken |
| Amaç | Harcamayı yetkilendirmek | Siparişi kabul edip karşılamayı başlatmak |
| Vergi belgesi mi | Hayır | Hayır |
| Sonraki belge | Teslim alma | Sevk belgesi ve fatura |
Türkiye'de hiçbiri vergi belgesi değildir. Vergi belgesi, mal teslimi veya hizmet sunumunda düzenlenen fatura ya da (mal sevkinde) irsaliyedir. Sipariş belgeleri ticari belgelerdir ve ihtilafta delil olarak değer taşır.
Bir işletme neden ikisini de düzenleyebilir
Büyük veya tekrarlayan B2B işlemlerde aynı anlaşma için iki belge bulunması yaygındır. Alıcının PO'su harcamayı yetkilendirir. Satıcının satış siparişi kabulü teyit eder ve satıcı tarafında karşılamayı başlatır. Genellikle birbirine atıf yaparlar. Satış siparişi alıcının PO numarasını taşır. Böylece iki şirketin iç sistemi de belgeleri aynı işlemle eşleştirir.
Örnek: bir işlemin üç belgesi
Bir kafe zinciri (alıcı) bir kahve çekirdeği toptancısına (satıcı) sipariş veriyor.
1. Satın alma siparişi (kafe)
PO-7712: 200 kg kahve × 480 TL = 96.000 TL (KDV hariç).
2. Satış siparişi (toptancı)
SS-3045, PO-7712'ye atıfla: 200 kg × 480 TL = 96.000 TL. Teslim tarihi: 12 gün içinde. Ödeme: 30 gün vadeli. Toptancı stoğu rezerve eder.
3. Teslimat ve fatura
Toptancı 180 kg stokta bulabildi ve ilk sevkiyatı gönderdi. Sevk belgesi ve fatura:
- 180 × 480 = 86.400 TL
- KDV (örnek için %10 varsayalım; gıda ürünlerinde oran ürüne göre değişir): 86.400 × 0,10 = 8.640 TL
- Toplam: 95.040 TL
KDV oranı ürüne göre değişir. Doğru oranı mali müşavirinizle belirleyin. Kalan 20 kg için ikinci sevkiyatta 20 × 480 = 9.600 TL + KDV 960 TL = 10.560 TL ayrı faturalanır.
Her belgede PO-7712 ve SS-3045 numaraları yer aldığı için kafenin muhasebesi her faturayı siparişle eşleştirir. Sevkiyat belgeleri için paketleme fişi ve teslimat fişi farkı rehberine bakın.
Sadece birine ihtiyaç duyduğunuzda
Çoğu işlem iki tarafta da bu kadar resmiyet gerektirmez. Satıcıysanız ve müşteri resmi PO düzenlemiyorsa, bir satış siparişi (veya sadece kabul edilmiş teklif) siparişin gerçekleştiğine dair iç teyidiniz olarak yeter. Alıcıysanız ve satıcı sipariş onayı göndermiyorsa, kendi PO'nuz ve e-posta teyidi çoğu zaman yeterlidir.
Kullanım adımları (satıcı için)
- Müşterinin PO'sunu veya kabul edilmiş teklifi alın.
- Fiyat, miktar ve teslim tarihini kontrol edin.
- Satış siparişini düzenleyin ve PO numarasını yazın.
- Müşteriye sipariş onayı olarak gönderin.
- Stok ve üretimi planlayın.
- Teslimat yapınca faturayı hem satış siparişi hem PO numarasıyla kesin.
- Kısmi teslimlerde kalan miktarı izleyin.
Fatura nereye uyuyor
Hiçbir sipariş belgesi ödeme talebi değildir. Ödeme talebi, sipariş karşılandığında düzenlenen faturanın işidir. İdeal olarak hem satış siparişine hem varsa alıcının PO numarasına atıf yapar. Bkz. satın alma siparişi ve fatura farkı. Fatura içeriği için faturada neler olmalı rehberine bakın.
Satış siparişi oluşturucumuz ve satın alma siparişi oluşturucumuz iki tarafı da kapsar.
Sık yapılan hatalar
- PO numarasını satış siparişine yazmamak.
- Satış siparişi ile teklifi karıştırmak. Teklif öneridir, satış siparişi kabuldür.
- Satış siparişindeki fiyatın PO'dan farklı olmasına izin vermek ve bunu yazılı çözmemek.
- Kısmi teslimde siparişi kapatmamak. Açık sipariş bakiyesi kafa karıştırır.
- Sipariş belgesini vergi belgesi saymak.
Sık sorulan sorular
Satış siparişi ile sipariş onayı aynı mı?
Pratikte evet. Satıcı kendi iç belgesini sipariş onayı olarak müşteriye gönderir.
Satış siparişi müşteriyi bağlar mı?
Bağlayıcılık sözleşme koşullarına ve belgedeki ifadelere bağlıdır. Hukuki yorum için avukata danışın.
Siparişi sonradan değiştirebilir miyim?
Evet, ama yazılı değişiklik ve her iki tarafın onayı ile. Revizyon numarası verin.
Siparişten faturaya geçerken ne kontrol ederim?
Miktar, fiyat, KDV oranı ve PO numarası. Hepsi siparişle uyuşmalı.
Aynı anlaşma, aynı rakamlar, iki belge. Biri ne satın alındığını, diğeri ne satıldığını teyit eder. Hangisine baktığınızı bilmek, çok belgeli işlemin evrak karmaşasına dönmesini önler.