Bir işletme başka bir işletmeden satın aldığında, aynı işlem her taraftan bir tane olmak üzere iki farklı belge üretebilir — ve neredeyse aynı bilgiyi kapsadıkları için karıştırılmaları kolaydır.
Satın alma siparişi: alıcının belgesi
Bir satın alma siparişi, alıcı tarafından düzenlenir, ne sipariş ettiklerini teyit eder ve kendi tarafında satın almayı yetkilendirir. Onların iç taahhütleridir, onaylanmış bir siparişin bildirimi olarak satıcıya gönderilir.
Satış siparişi: satıcının belgesi
Bir satış siparişi, satıcı tarafından, bir satın alma siparişine (veya herhangi bir onaylanmış siparişe) yanıt olarak düzenlenir — siparişin alındığını ve kabul edildiğini, karşılanacağını içeride teyit eder. Satışın gerçekleştiğine dair kendi tarafınızın kaydıdır, karşılama, planlama veya üretimi tetiklemek için kullanılır.
Bir işletme neden ikisini de düzenleyebilir
Daha büyük veya tekrarlayan B2B işlemler için, her iki belgenin de aynı anlaşma için var olması yaygındır: alıcının satın alma siparişi harcamalarını yetkilendirir, satıcının satış siparişi kabulü teyit eder ve satıcı tarafında karşılamayı başlatır. Tipik olarak birbirlerine referans verirler — satış siparişi alıcının PO numarasına atıfta bulunur — böylece her iki şirketin iç sistemleri de onları aynı işlemle eşleştirebilir.
Sadece birine ihtiyaç duyduğunuzda
Birçok işlem her iki tarafta da bu düzeyde resmiyete ihtiyaç duymaz. Satıcıysanız ve müşteri resmi satın alma siparişleri düzenlemiyorsa, bir satış siparişi (veya sadece kabul edilmiş teklif), alıcı tarafından karşılık gelen bir PO olmadan, siparişin gerçekleştiğine dair kendi iç teyidiniz olarak hizmet edebilir.
Fatura nereye uyuyor
Hiçbir belge bir ödeme talebi değildir — bu hâlâ, sipariş karşılandığında, ideal olarak hem satış siparişine hem de varsa alıcının PO numarasına referans vererek düzenlenen faturanın işidir. Satış siparişi oluşturucumuz ve satın alma siparişi oluşturucumuz her iki tarafı da kapsıyor.
Aynı anlaşma, aynı rakamlar, iki belge — biri ne satın alındığını teyit ediyor, diğeri ne satıldığını. Hangisine baktığınızı (ve hangisini düzenlemeniz gerektiğini) bilmek, çok belgeli bir işlemin bir kağıt işi karmaşasına dönüşmesini engeller.