Evrenus Fırat Polat · ·
Satın alma siparişi (PO), faturalandırma akışındaki diğer belgelerden biraz farklı çalışır. Tipik olarak siz değil, müşteri düzenler. Neyi temsil ettiğini anlamak, karşınıza çıktığında doğru kullanmanıza yardımcı olur.
Satın alma siparişi gerçekte nedir
PO, alıcının satın alma yapmak için kendi iç yetkilendirmesidir. Size, yani satıcıya gönderilir. Ne sipariş edildiğini, hangi fiyata alındığını ve genellikle hangi bütçe veya maliyet merkezine bağlı olduğunu gösterir. Resmi tedarik süreci olan işletmelerde para hareket etmeden önce onaylanan belgedir.
Ne zaman PO alırsınız
Daha büyük veya süreç odaklı müşteriler, teklifinizi kabul ettikten sonra genellikle işe başlamadan PO düzenler. Bu, onların tarafındaki evrak işidir. Sizinkiyle paralel yürür. Her müşteri PO kullanmaz. Küçük işletmeler ve bireysel müşteriler çoğunlukla bu adımı atlar. Kabul edilen teklifle doğrudan işe başlar.
Bir PO'da neler bulunur
- PO numarası ve tarihi.
- Alıcı ve satıcı bilgileri.
- Kalemler, miktarlar ve birim fiyatlar.
- Toplam tutar ve para birimi, varsa KDV.
- Teslim tarihi ve yeri.
- Ödeme koşulları.
- Onaylayan kişi veya departman.
PO'yu aldığınızda bu bilgilerin teklifinizle uyuştuğunu kontrol edin. Fiyat veya miktar farkı varsa işe başlamadan yazılı düzeltme isteyin.
PO numarasıyla ne yapmalı
Müşteri PO numarası verdiğinde faturanızda atıf yapın. Birçok şirketin tedarikçi ödemeleri departmanı, geçerli bir PO numarası olmayan faturayı işleme almaz. Sistemleri faturayı onaylı gider ile bu şekilde eşleştirir. Bunu atlamak, doğru bir faturanın geri gönderilmesinin en yaygın nedenlerinden biridir.
Türkiye'de e-Fatura gönderiyorsanız sipariş referansı için faturanın ilgili alanını kullanın. Entegratörünüz bu alanı nasıl doldurduğunuzu gösterir. Ayrıntı için mali müşavirinize veya entegratörünüze sorun.
Örnek: kısmi teslimatlı PO
Bir restoran zinciri, ofis malzemesi tedarikçisinden şu siparişi veriyor (PO-2026-118):
| Kalem | Adet | Birim (TL) | Toplam (TL) |
|---|---|---|---|
| Kâğıt havlu kolisi | 50 | 320 | 16.000 |
| Temizlik seti | 30 | 450 | 13.500 |
| Eldiven kutusu | 100 | 85 | 8.500 |
KDV hariç toplam: 16.000 + 13.500 + 8.500 = 38.000 TL. KDV (%20): 38.000 × 0,20 = 7.600 TL. KDV dahil: 45.600 TL.
Tedarikçi ilk sevkiyatta kâğıt havlu ve eldiveni gönderir (stokta temizlik seti yok): 16.000 + 8.500 = 24.500 TL + KDV 4.900 TL = 29.400 TL. Faturaya "PO-2026-118, kısmi teslimat 1/2" yazılır. Temizlik seti gelince kalan 13.500 TL + KDV 2.700 TL = 16.200 TL için ikinci fatura kesilir. İki faturanın toplamı: 29.400 + 16.200 = 45.600 TL. Sipariş toplamıyla eşleşir ve müşterinin sistemi her iki faturayı PO'ya bağlar.
Kendiniz PO düzenlemeniz gerekirse
İşletmeniz tedarikçi veya taşeronlardan malzeme ya da hizmet alıyorsa, müşterilerinizin size verdiği gibi PO düzenleyebilirsiniz. Tedarikçi işe başlamadan veya mal göndermeden önce ne sipariş ettiğinizi ve hangi fiyata olduğunu resmileştirir. Böylece sonradan "bu fiyatı konuşmamıştık" anlaşmazlığı çıkmaz. Satın alma siparişi oluşturucumuz bu kullanım için hazırdır.
PO'yu yönetme adımları
- PO'yu alınca teklifle karşılaştırın.
- Farkları yazılı çözün.
- PO numarasını iş kaydınıza ve proje klasörüne yazın.
- Teslimat belgesinde (paketleme veya teslimat fişi) PO numarasını belirtin.
- Faturaya PO numarasını ekleyin.
- Faturayı PO kapsamında kesin. Kapsam dışı işi ayrı onayla yapın.
- PO ile faturaları kapanışta eşleştirin.
Sevk belgeleri için paketleme fişi ve teslimat fişi farkına bakabilirsiniz.
Satın alma siparişi ve fatura
İkisini karıştırmak kolaydır, çünkü ikisi de kalem ve fiyat listeler. Ama işlemin karşıt tarafları tarafından, farklı zamanlarda düzenlenirler. Ayrıntı için satın alma siparişi ve fatura farkı rehberine bakın. Satıcı tarafındaki karşılığı ise satış siparişi ve satın alma siparişi farkı rehberinde bulunur.
Sık yapılan hatalar
- PO numarasını faturaya eklememek.
- PO onaylanmadan işe başlamak.
- PO tutarını aşan işi fatura etmek.
- Kısmi teslimatları PO'ya bağlamadan faturalamak.
- Kendi satın alımlarınızı sözlü yapmak. Fiyat ve teslim tarihi tartışmaya açılır.
Sık sorulan sorular
PO'yu müşteri vermiyorsa isteyebilir miyim?
Evet. Büyük işlerde "PO numaranızı paylaşır mısınız?" diye sormak standart bir adımdır.
PO, sözleşme yerine geçer mi?
Tek başına genellikle hayır. Sözleşme koşullarını PO'yla birlikte okumak gerekir. Hukuki yorum için avukata danışın.
PO'yu iptal edebilir miyim?
Koşullar sözleşmeye ve iş durumuna bağlıdır. İptal yazılı olmalı. Başlamış işin bedelini nasıl ele alacağınızı önceden konuşun.
Küçük işletmeler PO kullanmalı mı?
Zorunlu değildir. Ama tedarikçilerle yüksek tutarlı alımlarda PO, hem sizi hem tedarikçiyi korur.
PO kendi başına bir kâğıt işi değildir. Onları kullanan müşteriler için ödemeyi mümkün kılan gerçek iç yeşil ışıktır. PO numarasını isteğe bağlı bilgi gibi görmek, faturaların işle ilgisi olmayan nedenlerle birinin kuyruğunda kalmasının yoludur.