Bir satın alma siparişi (PO), tipik olarak siz değil müşterinin düzenlediği belge olduğu için, bir faturalandırma iş akışındaki diğer belgelerden biraz farklı çalışır. Neyi temsil ettiğini anlamak, biri karşınıza çıktığında onu doğru kullanmanıza yardımcı olur.
Bir satın alma siparişi gerçekte nedir
Bir PO, alıcının bir satın alma yapmak için kendi iç yetkilendirmesidir — size, satıcıya, ne sipariş ettiklerini, hangi fiyata ve (genellikle) bir iç bütçeye veya maliyet merkezine referans vererek gönderilen kendi taahhütleridir. Resmi bir tedarik süreci olan işletmeler için, herhangi bir para hareket etmeden önce onaylanan belgedir.
Ne zaman bir tane alırsınız
Daha büyük veya süreç odaklı müşteriler, işe başlamadan önce, teklifinizi veya tahmininizi kabul ettikten sonra genellikle bir PO düzenler — bu onların tarafının evrak işidir, sizinkiyle paralel yürür. Her müşteri PO kullanmaz; küçük işletmeler ve bireysel müşteriler genellikle bu adımı tamamen atlar ve kabul edilen bir teklifinden doğrudan işin başlamasına geçer.
Bir PO numarasıyla ne yapmalı
Bir müşteri size bir PO numarası verdiğinde, faturanızda buna referans verin. Birçok şirketin tedarikçi ödemeleri departmanı, geçerli bir PO numarasına atıfta bulunmayan bir faturayı işleme koymaz — hatta kabul bile etmez — çünkü sistemleri faturayı zaten onaylanmış bir giderle bu şekilde eşleştirir. Bunu atlamak, aksi halde doğru olan bir faturanın geri gönderilmesinin en yaygın nedenlerinden biridir.
Kendiniz bir tane düzenlemeniz gerekirse
Kendi işletmeniz tedarikçilerden veya taşeronlardan malzeme veya hizmet satın alıyorsa, müşterilerinizin size düzenlediği şekilde PO düzenleyebilirsiniz — tedarikçi işe başlamadan veya malları göndermeden önce, ne sipariş ettiğinizi, hangi fiyata resmileştirerek. Satın alma siparişi oluşturucumuz bu kullanım durumunu doğrudan kapsar.
Satın alma siparişi ve fatura
Her ikisi de kalem ve fiyat listelediği için ikisini karıştırmak kolaydır — ama işlemin karşıt taraflarınca, sürecin farklı noktalarında düzenlenirler. Ayrım için satın alma siparişi ve fatura farkı rehberimize bakın.
Bir PO kendi başına bir kağıt işi değildir — onları kullanan müşteriler için, ödemeyi mümkün kılan gerçek iç yeşil ışıktır. Bir PO numarasını isteğe bağlı bilgi olarak ele almak, işin kendisiyle hiçbir ilgisi olmayan nedenlerle faturaların birinin kuyruğunda sıkışıp kalmasının yoludur.