Evrenus Fırat Polat · ·
Satın alma siparişi ve fatura bir bakışta neredeyse aynı görünür. İkisi de ne alındığını, miktarları ve fiyatı listeler. Asıl fark düzende değil, her birini kimin ve ne zaman düzenlediğindedir.
Satın alma siparişi alıcıdan gelir, satıştan önce
Satın alma siparişi, alıcı olan müşteri tarafından size gönderilir. İş başlamadan önce (veya başlarken) alıcının kendi iç yetkilendirmesidir. Şunu söyler: "Bunu bu fiyata sipariş ediyoruz ve bizim tarafımızda onaylandı."
Fatura satıcıdan gelir, satıştan sonra
Fatura, mal veya hizmet teslim edildikten sonra (veya anlaşılan aşamada) siz, yani satıcı tarafından düzenlenir. Ödeme talebinizdir: "Teslim ettiğimiz bu, borçlu olunan şu."
Türkiye'de fatura aynı zamanda vergi belgesidir. Kağıt fatura, e-Fatura veya e-Arşiv olarak düzenlenir ve KDV hesabınızın dayanağını oluşturur. Satın alma siparişi ise vergi belgesi değildir; ticari bir belgedir.
Kısa karşılaştırma
| Satın alma siparişi | Fatura | |
|---|---|---|
| Kim düzenler | Alıcı | Satıcı |
| Ne zaman | Satıştan önce | Teslimden sonra |
| Amaç | Siparişi yetkilendirmek | Ödemeyi talep etmek |
| Vergi belgesi mi | Hayır | Evet |
| Borç yaratır mı | Sipariş taahhüdü | Ödeme yükümlülüğü |
Ayrım pratikte neden önemli
İkisini karıştırmak ya da satın alma siparişini, faturasız faturalandırılabilecek bir talep sanmak gerçek sorunlar yaratır. Tek başına bir satın alma siparişi size ödeme getirmez. Alıcı tarafında bir yetkilendirmedir. Çoğu şirketin sisteminde ödeme işlenmeden önce satın alma siparişi numarasına atıf yapan kendi faturanızı göndermeniz gerekir.
Birlikte nasıl çalışırlar
Tipik sıra şöyledir:
- Teklif gönderirsiniz.
- Müşteri kabul eder ve satın alma siparişi düzenler.
- İş gerçekleşir. Mal sevk edilmişse sevk belgesi (irsaliye) düzenlenir (paketleme fişi ve teslimat fişi).
- Siz faturayı PO numarasına atıf yaparak kesersiniz.
- Müşterinin tedarikçi ödemeleri, faturayı siparişle ve teslim kaydıyla eşleştirir.
- Ödeme yapılır.
Çoğu kurumsal şirket bu eşleştirmeyi "üç yönlü eşleştirme" ile yapar: sipariş, teslim alma ve fatura uyuşmalıdır. Biri uyumsuzsa fatura bekletilir.
Örnek: PO ile fatura uyumsuzluğu
Bir müşteri 200 adet ürün için satın alma siparişi veriyor: birim fiyat 45 TL.
- Sipariş tutarı: 200 × 45 = 9.000 TL (KDV hariç)
- KDV (%20): 9.000 × 0,20 = 1.800 TL
- Sipariş toplamı (KDV dahil): 10.800 TL
Teslimatta stok yetersizliği nedeniyle yalnızca 180 adet gönderildi.
- Fatura: 180 × 45 = 8.100 TL
- KDV (%20): 8.100 × 0,20 = 1.620 TL
- Fatura toplamı: 9.720 TL
Bu fatura siparişten düşüktür. Faturaya PO numarasını yazın ve notta açıklayın: "PO 4471 kapsamında 180 adet teslim edilmiştir, kalan 20 adet ayrı sevk edilecektir." Açıklama yoksa müşterinin sistemi 10.800 TL beklediği için faturayı reddedebilir veya bekletebilir. Kalan 20 adet için daha sonra 20 × 45 = 900 TL + KDV 180 TL = 1.080 TL ayrı fatura kesilir. Toplam: 9.720 + 1.080 = 10.800 TL.
PO numarası kullanma adımları
- PO'yu aldığınızda numarayı, tarihi ve kapsamı kaydedin.
- İşin kapsamı PO'ya uyuyor mu kontrol edin. Uymuyorsa yazılı düzeltme isteyin.
- Faturanın üstünde veya referans alanında PO numarasını yazın.
- Kalem açıklamalarını PO ile aynı tutun.
- Tutar farklıysa nedenini notta açıklayın.
- Kısmi teslimde her fatura ilgili PO'ya atıf yapsın.
Müşteri satın alma siparişi kullanmıyorsa
Birçok işletme, özellikle küçük olanlar, PO düzenlemez. Kabul edilmiş bir teklif veya fiyat tahmini eşdeğer taahhüt görevi görür ve doğrudan buna karşı faturalarsınız. İki yaklaşımdan hiçbiri "daha doğru" değildir. Müşterinin tedarik sürecinin ne kadar resmi olduğuna bağlıdır. Teklif farkı için tahmin ve teklif farkı rehberine bakın.
Sık yapılan hatalar
- PO numarasını faturaya yazmamak. Geri gönderilmenin en yaygın nedenlerinden biridir.
- PO kapsamının dışında iş yapıp fatura etmek.
- Kısmi teslimde tüm PO tutarını faturalamak.
- PO'yu ödeme taahhüdü saymak. Ödeme ancak teslim ve fatura sonrası olur.
- Birim fiyat veya kalem adını PO'dan farklı yazmak.
Sık sorulan sorular
PO almadan işe başlayabilir miyim?
Müşteri PO zorunlu tutuyorsa başlamayın. Aksi halde faturanız ödenmeyebilir.
PO'daki tutardan fazla fatura kesersem ne olur?
Müşterinin sistemi faturayı reddedebilir. Önce yazılı onayla PO'yu güncelletin.
Satın alma siparişi ile satış siparişi aynı mıdır?
Hayır. Aynı işlemin iki tarafıdır. Bkz. satış siparişi ve satın alma siparişi farkı.
Kendi PO'mu nereden hazırlarım?
Satın alma siparişi oluşturucumuzu kullanın.
Aynı bilgi, karşıt yön. PO "bunu satın alacağız" der. Fatura "bunu sattık, lütfen ödeyin" der. Yönü doğru tutmak, iki belgenin de işini yapmasını sağlar.