Bir satın alma siparişi ve bir fatura, bir bakışta neredeyse aynı görünebilir — ikisi de ne satın alındığını, miktarları ve fiyatı listeler. Asıl fark düzende değil, her birini kimin ve ne zaman düzenlediğindedir.
Bir satın alma siparişi alıcıdan, satıştan önce gelir
Bir satın alma siparişi, müşteri — alıcı — tarafından bir satın alma yapmak için kendi iç yetkilendirmesi olarak, iş başlamadan önce (veya başlarken) size gönderilir. Kendi taahhütlerini temsil eder: "bunu, bu fiyata sipariş ediyoruz, ve bizim tarafımızda onaylandı."
Bir fatura satıcıdan, satıştan sonra gelir
Bir fatura, mal veya hizmet teslim edildikten sonra (veya anlaşılan bir aşamada) siz — satıcı — tarafından düzenlenir. Ödeme talebinizi temsil eder: "işte teslim ettiğimiz, işte borçlu olunan."
Ayrım pratikte neden önemli
İkisini karıştırmak — veya bir PO'yu, karşılık gelen bir fatura olmadan kendisine karşı faturalandırabileceğiniz bir talep gibi ele almak — gerçek sorunlara yol açar. Tek başına bir PO size ödeme yaptırmaz; alıcının tarafında bir yetkilendirmedir, sizin tarafınızda bir ödeme talebi değil. Çoğu şirketin sisteminde ödeme işlenmeden önce hâlâ PO numarasına referans veren kendi faturanızı göndermeniz gerekir.
Birlikte nasıl çalışırlar
Tipik sıra: bir teklif gönderirsiniz, müşteri kabul eder ve bir PO düzenler (kendi iç yeşil ışıkları), iş gerçekleşir, ve siz faturalandırırsınız — müşterinin tedarikçi ödemeleri sürecinin faturanızı zaten onaylanmış siparişleriyle eşleştirebilmesi için PO numarasına atıfta bulunarak. Referansı atlamak, veya değişikliği belirtmeden PO'nun yetkilendirdiğinden farklı bir tutar için faturalandırmak, doğru, dürüst bir faturanın yine de incelemede sıkışıp kalmasının en yaygın nedenlerinden biridir.
Bir müşteri satın alma siparişi kullanmıyorsa
Birçok işletme, özellikle küçük olanlar, hiç PO düzenlemez — kabul edilmiş bir teklif veya fiyat tahmini eşdeğer taahhüt olarak hizmet eder, ve doğrudan buna karşı faturalandırırsınız. Hiçbir yaklaşım diğerinden daha "doğru" değildir; tamamen müşterinin kendi tedarik sürecinin ne kadar resmi olduğuna bağlıdır.
Aynı bilgi, karşıt yön. Bir PO "bunu satın alacağız" der. Bir fatura "bunu sattık, lütfen ödeyin" der. Bu yönü doğru tutmak, her iki belgeyi de gerçek işini yapmaya devam ettiren şeydir.