Evrenus Fırat Polat · ·
Proforma fatura gerçek bir fatura gibi biçimlendirilir. Aynı düzen, aynı alanlar, bazen aynı tutar. Ama ödeme talebi değildir ve ödeme yükümlülüğü yaratmaz. Gerçek faturadan önce gönderilen bir önizlemedir.
Gerçekte ne için
Proforma fatura, müşteriye nihai faturada göreceği formatta, ne kadar faturalanmasını bekleyebileceğini söyler. Gerçek faturayı düzenlemeye henüz hazır olmadığınızda veya düzenleyemediğinizde işe yarar. Başlıca kullanım nedenleri:
- Mallar uluslararası sevk edilmeden önce. Alıcı, gümrük, ithalat izni veya ödeme düzenlemesi için gereken belgeye sahip olur.
- Müşterinin iç onay sürecinden önce. Müşteri, beklenen maliyeti gösteren bir belgeyle bütçe onayı alır.
- Teslimattan önce ödeme talebi olarak. Mal veya hizmet verilmeden önce tam ya da kısmi ödemenin toplandığı sektörlerde kullanılır. Gerçek fatura teslimat onaylandıktan sonra düzenlenir.
- Banka veya akreditif işlemleri için. Bazı durumlarda banka veya resmî kurum işlem için proforma talep eder.
Gerçek faturadan farkı nedir
Kritik fark hukuki ve muhasebe statüsüdür. Proforma fatura defterlerinizde alacak olarak kaydedilmez, müşteri de borç olarak kaydetmez. Teknik olarak henüz kimse bir şey borçlu değildir. "İşte maliyet bu olacak" der, "işte borcunuz" demez.
Türkiye'de proforma fatura, vergi belgesi olarak kabul edilen resmi fatura yerine geçmez. KDV hesabınıza girmez ve e-Fatura/e-Arşiv sistemine bu şekilde yüklenmez. Resmi fatura, mal veya hizmet teslimatında kesilir. Kesin uygulama ve istisnalar için mali müşavirinize danışın.
Şaşmaz şekilde etiketleyin
Gerçek faturayla aynı düzende olduğu için "Proforma Fatura" ifadesi açıkça görünmelidir. Aksi halde müşteri veya muhasebe sistemleri belgeyi gerçek fatura sanabilir. Bu da ödenmemesi gereken bir belgeye ödeme yapılmasına ya da gerçek fatura geldiğinde çift sayıma yol açar. Proforma fatura oluşturucumuz bunu otomatik etiketler.
Belgeye ayrıca şunu ekleyin: "Bu belge vergi belgesi değildir" ve geçerlilik tarihi.
Örnek: ihracat siparişi
Bir mobilya atölyesi, yurt dışındaki müşteriye 8 sandalye ve 2 masa satacak. Müşteri, banka havalesini ve ithalat iznini hazırlamak için proforma istiyor.
| Kalem | Adet | Birim (EUR) | Toplam (EUR) |
|---|---|---|---|
| Sandalye | 8 | 120 | 960 |
| Masa | 2 | 450 | 900 |
| Nakliye | 1 | 240 | 240 |
Toplam: 960 + 900 + 240 = 2.100 EUR.
Müşteri %50 ön ödeme yapacak: 2.100 × 0,50 = 1.050 EUR. Kalan 1.050 EUR, sevkiyat öncesi veya teslimde ödenir.
Sevkiyattan sonra gerçek ticari fatura kesilir (ticari fatura rehberine bakın). Nakliye ücreti 240 EUR'dan 260 EUR'ya çıktıysa, farkı faturada ve müşteriyle yazışmada belirtin: yeni toplam 2.100 + 20 = 2.120 EUR. İhracat işlemlerinde KDV istisnası, gümrük beyannamesi ve kur kuralları konusunda mali müşavir veya gümrük müşavirinden destek alın.
Proforma gönderme adımları
- Müşterinin neden proforma istediğini öğrenin.
- Kalem, miktar, birim fiyat ve toplamı yazın.
- Para birimini ve kuru belirtin.
- Ödeme koşulları ve banka bilgilerini ekleyin (ödeme koşulları belirleme).
- Geçerlilik süresi yazın (örneğin 15 gün).
- "Proforma Fatura" başlığını net koyun.
- Onaydan sonra gerçek faturaya atıf yapın.
Gerçek faturayı takip ettirin
Proforma hiçbir zaman son adım değildir. İşlem onaylandığında gerçek faturayı düzenleyin ve proformaya atıf yapın. İkisi tutar ve ayrıntıda yakından eşleşmeli. Aralarında bir şey değiştiyse farkı açıkça not edin. Böylece müşteri beklenmedik bir rakamla karşılaşmaz.
Sık yapılan hatalar
- "Proforma" ifadesini küçük yazmak veya hiç yazmamak.
- Proformayı gerçek fatura numara dizisinden numaralamak. Ayrı bir önek kullanın (fatura numaralandırma).
- Proforma tutarını sonradan değiştirip müşteriyi haberdar etmemek.
- Proformayı muhasebeye alacak olarak işlemek.
- Geçerlilik süresi yazmamak. Fiyatlar veya kur değişebilir.
Sık sorulan sorular
Proforma fatura ile teklif aynı mı?
Hayır. Teklif bir öneridir. Proforma ise fatura formatında hazırlanmış önizlemedir. Farkları için fatura, makbuz ve teklif farkı rehberine bakın.
Proforma fatura için ödeme yapılır mı?
Bazı sektörlerde ön ödeme proforma üzerinden alınır. Ama bu ödeme sonradan gerçek faturayla eşleştirilmelidir. Muhasebe işlemi için mali müşavirinize danışın.
Proforma fatura KDV içerir mi?
Belgede beklenen KDV gösterilebilir, ancak resmi KDV yalnızca gerçek faturada oluşur. İhracatta KDV istisnası söz konusu olabilir.
Proformayı hangi dilde hazırlamalıyım?
Alıcının kullanacağı dilde. Yurt dışı alıcılar için İngilizce yaygındır. Gümrük için gerekirse iki dilli hazırlayın.
Proforma fatura, kimse bir şey borçlu olmadan önce "bu bana kaça mal olacak?" sorusunu yanıtlamak için vardır. Gerçek fatura kesmenin kısayolu değil, bir planlama aracıdır.