Bir proforma fatura, gerçek bir fatura gibi biçimlendirilir — aynı düzen, aynı alanlar, bazen aynı tutar bile — ama bir ödeme talebi değildir ve bir ödeme yükümlülüğü yaratmaz. Gerçek olandan önce gönderilen bir önizlemedir.
Gerçekte ne için
Bir proforma fatura, müşteriye, faturasının nihayetinde alacağı tam formatta, ne kadar faturalanmasını bekleyebileceğini söyler — bu bilgiye siz gerçek faturayı düzenlemeye hazır (veya muktedir) olmadan önce ihtiyaç duyduklarında kullanışlıdır. Bir tane göndermek için yaygın nedenler:
- Mallar uluslararası sevk edilmeden önce, böylece alıcı gerçek satış kesinleşmeden önce gümrük, ithalat izinleri veya ödeme düzenlemek için ihtiyaç duyduğu belgelere sahip olur.
- Müşterinin iç onay sürecinden önce, böylece gerçek beklenen maliyeti gösteren bir belge kullanarak bütçe onayı alabilirler.
- Teslimattan önce bir ödeme talebi olarak, mal veya hizmetler sağlanmadan önce tam veya kısmi ödemenin toplandığı sektörlerde, çünkü "gerçek" fatura ancak teslimat onaylandıktan sonra düzenlenebilir.
Gerçek bir faturadan farkı nedir
Kritik fark hukuki ve muhasebe statüsündedir: bir proforma fatura defterlerinizde alacak olarak kaydedilmez, ve müşteri de kendisininkinde borç olarak kaydetmez. Teknik olarak henüz hiçbir şey borçlu değildir. "İşte bunun maliyeti bu olacak" ifadesidir, "işte borçlu olduğunuz" değil.
Şaşmaz şekilde etiketleyin
Gerçek bir faturayla aynı şekilde biçimlendirildiği için, "Proforma Fatura" kelimelerinin açıkça görünür olması gerekir — aksi takdirde bir müşteri (veya muhasebe sistemleri) onu gerçek bir fatura sanıp asla ödenmemesi gereken bir belgeye karşı ödeme yapmaya çalışabilir veya gerçek fatura takip ettiğinde onu çift sayabilir. Proforma fatura oluşturucumuz bunu otomatik olarak etiketler.
Gerçek faturayı takip ettirin
Bir proforma fatura asla son adım değildir — işlem onaylandığında (mallar sevk edildi, hizmet teslim edildi, koşullar netleşti), ona referans veren gerçek bir fatura düzenleyin. İkisi tutar ve detayda yakından eşleşmeli; proforma ile nihai koşullar arasında bir şey değiştiyse, farkı not edin ki müşteri değişen bir rakamla hazırlıksız yakalanmasın.
Bir proforma fatura, kimse hiçbir şey borçlu olmadan önce "bu bana ne kadara mal olacak?" sorusuna cevap vermek için vardır — gerçek bir tane göndermenin bir kısayolu değil, bir nezaket ve planlama aracıdır.