Proforma fatura, mal sevk edilmeden veya iş başlamadan önce alıcıya siparişin maliyetini bildiren ön fatura belgesidir. Kalemleri, fiyatları, vergiyi ve koşulları listeler. Niyet bildirir, nihai ödeme talebi değildir ve nihai faturanın yerini almaz. Bu ücretsiz proforma fatura oluşturucu PDF üretir.
Proforma fatura ne zaman kullanılır?
Satış tamamlanmadan önce alıcının bir belgeye ihtiyacı varsa proforma fatura yardımcı olur.
- İhracat ve ithalat siparişleri. Alıcılar maliyetleri planlamak veya ithalat evrakını hazırlamak için genelde buna ihtiyaç duyar.
- Ön ödeme. Müşteri, siz sevk etmeden önce kapora veya tam tutarı öder.
- Siparişe özel üretim. Malzeme almadan veya üretime başlamadan önce onay gerekir.
- Banka veya bütçe onayı. Alıcı bir bankaya veya iç onaylayıcıya belge göstermek zorundadır.
- Numune sevkiyatları. Henüz satılmamış mallar için bir değer gösterirsiniz.
Ayrıntılı bilgi için proforma fatura rehberini okuyun.
Proforma faturada neler olmalı?
Alıcının işlem yapabilmesi için belgeyi net tutun. Şu alanları kullanın:
- İşletme bilgileriniz: "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne işletme adı, adres ve e-posta.
- Alıcı bilgileri: "Alıcı" bölümüne ad ve adres.
- Proforma numarası ve tarihi: nihai faturalarınızdan ayrı bir numara serisi kullanın.
- Vade tarihi: alıcının ödeme yapması veya onaylaması gereken tarih. Araçta bu belge için vade tarihi alanı vardır.
- Para birimi: USD, EUR, GBP, TRY, DKK, NOK, SEK, PLN, RON, IDR, THB veya UAH.
- Kalemler: her ürün veya hizmet için açıklama, adet ve birim fiyat.
- Vergi: her satırda "Vergi %". Toplam bölümü ara toplamı, vergiyi ve toplamı gösterir.
- Notlar: ödeme koşulları, teslimat koşulları, geçerlilik süresi, banka bilgileri ve "Bu bir proforma faturadır, ödeme talebi değildir." gibi net bir ifade.
Araçta logo veya imza alanı yoktur. Referansları ve koşulları Notlar bölümüne ekleyin. İmza gerekiyorsa yazdırılmış PDF dosyasını imzalayın.
Bu proforma fatura oluşturucu ile proforma fatura nasıl hazırlanır?
- Aracı açın. Hesap gerekmez.
- "Gönderen (işletmeniz)" bölümüne işletme adınızı, adresinizi ve e-postanızı girin.
- "Alıcı" bölümüne alıcı adını ve adresini girin.
- Belge ayrıntılarında proforma numarasını, tarihi, vade tarihini ve para birimini girin.
- "Kalemler" bölümünde her ürün veya hizmet için "Kalem ekle" düğmesine basın. Açıklama, adet, birim fiyat ve vergi yüzdesini girin. Satırı silmek için "Kalemi sil" düğmesine basın.
- Canlı önizlemeyi izleyin. Siz yazdıkça güncellenir.
- "Notlar" bölümüne ödeme ve teslimat koşullarını, ayrıca bunun nihai fatura olmadığını belirten ifadeyi ekleyin.
- "PDF indir" düğmesine basın.
Verileriniz ziyaretler arasında kaydedilmez. PDF dosyasını kendi kayıtlarınızda saklayın.
Proforma faturayı gönderirken e-posta metninde de bunun nihai fatura olmadığını belirtin. Alıcı onay verdiğinde onay yazısını saklayın. Banka veya ithalat işlemi için gerekirse alıcı belgeyi ibraz eder. Bu yüzden bilgilerin eksiksiz ve doğru olması önemlidir. Fiyatlar değişirse yeni numarayla yeni bir proforma düzenleyin.
Sık yapılan hatalar
- Net etiket yok. Kimse nihai fatura sanmasın diye belgede "Proforma Fatura" ifadesi görünsün.
- Nihai fatura numaralarını kullanmak. Satış kayıtlarınız doğru kalsın diye ayrı seri kullanın.
- Koşulları yazmamak. Teslimat ve ödeme koşulları yoksa alıcı plan yapamaz.
- Yanlış para birimi veya vergi. Göndermeden önce her satırdaki para birimini ve vergi yüzdesini kontrol edin.
- Gümrük belgesi olarak kullanmak. Gümrük genelde ticari fatura ister. Kurallar ülkeye göre değişir. Gümrük müşavirinize veya taşıma acentenize danışın.
- Geçerlilik süresini unutmak. Fiyatlar değişir. Teklifin ne kadar geçerli olduğunu belirtin.
Proforma fatura ve diğer belgeler
| Belge | Ne zaman | Amaç |
|---|---|---|
| Teklif | Siparişten önce | Fiyat önerir |
| Proforma fatura | İlgiden sonra, sevkiyattan önce | Nihai faturayı önceden gösterir, ön ödemeyi destekler |
| Ticari fatura | Sevkiyatta | Satışı kaydeder, çoğu zaman gümrükte kullanılır |
| Fatura | Teslimattan sonra | Ödeme ister |
Teklif basit bir fiyat önerisidir. Bunun için teklif oluşturucuyu kullanın. Proforma fatura faturaya daha yakındır, ama ödeme süresini aynı şekilde başlatmaz. Ticari fatura rehberi sevkiyat belgesini açıklar. Kapora alıyorsanız fatura ön ödemeleri rehberini okuyun.
Sonraki adımlar
Sipariş onaylanınca nihai faturayı fatura oluşturucu ile hazırlayın. Tedarikçiyle siparişi onaylamanız gerekiyorsa satın alma siparişi oluşturucuyu kullanın. Sınır ötesi çalışıyorsanız döviz çevirici, para birimini seçmeden önce tutarları kontrol etmenize yardım eder.
Sık sorulan sorular
- Proforma fatura nedir ve resmi fatura yerine geçer mi?
- Proforma fatura, satış kesinleşmeden önce verilen ön bilgi belgesidir. Resmi fatura değildir. Bu araç PDF üretir. GİB sistemine bağlı e-Fatura veya e-Arşiv belgesi oluşturmaz. Yasal faturanızı sevkiyat veya hizmet sonrası kendi sisteminizden düzenleyin.
- Proforma fatura bağlayıcı mıdır?
- Proforma fatura ön belgedir, nihai hesap değildir. Genelde tek başına ödeme talebi sayılmaz. Alıcı kabul edip koşullar üzerinde anlaşırsa sözleşmeyi destekleyebilir. Kurallar ülkeye göre değişir. Durumunuz için mali müşavirinize veya hukuk danışmanına danışın.
- Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki fark nedir?
- Proforma fatura, satış kesinleşmeden önce gönderilir ve alıcıya beklenen fiyatı ile koşulları verir. Ticari fatura, mal sevk edildiğinde veya hizmet bittiğinde düzenlenir ve gerçek satışı kaydeder. Gümrük çoğu zaman ticari faturayı ister.
- Proforma faturayı ne zaman gönderirim?
- Alıcı ilgi gösterdikten sonra, mal sevk etmeden veya işe başlamadan önce gönderin. İhracat siparişlerinde, özel üretim ürünlerde ve ön ödemelerde yaygındır. Alıcı bunu ödeme ayarlamak, kredi başvurusu yapmak veya ithalat evrakını hazırlamak için kullanabilir.
- Proforma faturanın numarası olmalı mı?
- Evet. İki tarafın atıf yapabilmesi için numara verin. Nihai faturalarınızdan ayrı bir seri kullanın, örneğin PF öneki. Çoğu sistemde proforma fatura nihai satış kaydı sayılmaz. Ayrı seri muhasebenizi temiz tutar.
- Proforma faturayı nihai faturaya çevirebilir miyim?
- Evet. Sipariş onaylanıp mal sevk edilince veya iş bitince yeni numarayla nihai fatura hazırlayın. Proformadaki kalemleri kopyalayın ve değişen fiyat veya adetleri güncelleyin. Vade tarihi ekleyin ve Notlar bölümünde proforma numarasına atıf yapın.
- Bu proforma fatura oluşturucu gerçekten ücretsiz mi?
- Evet. Ücretsizdir, üyelik gerektirmez ve tarayıcınızda çalışır. Yazdıklarınız sunucuda saklanmaz ve ziyaretler arasında kaydedilmez. Sayfayı kapatmadan önce PDF dosyasını indirip kendi kopyanızı saklayın. Araç belgeyi sonradan geri getiremez.