Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das die für einen Kunden auszuführende Arbeit mit Aufgaben, Mengen und Preisen beschreibt. Er sagt Ihrem Team, was zu tun ist, und dem Kunden, was ihn erwartet. Er ist die Freigabe für einen Auftrag, nicht die Endrechnung. Mit diesem Generator können Sie einen Arbeitsauftrag erstellen.
Wann Sie einen Arbeitsauftrag nutzen
Nutzen Sie einen Arbeitsauftrag, wenn Sie schriftlich festhalten wollen, was Sie vor oder während der Arbeit tun werden.
- Reparatur und Wartung. Ein Techniker repariert ein Gerät und hält Arbeit und Teile fest.
- Handwerkliche Aufträge. Ein Bauhandwerker oder Monteur klärt den Umfang mit dem Hausbesitzer.
- Serviceanfragen. Ein Kunde bestellt Arbeit, und Sie bestätigen die Einzelheiten schriftlich.
- Interne Aufgaben. Ein Facility-Team weist Mitarbeitern oder einem Subunternehmer Arbeit zu.
- Zusatzarbeiten. Der Kunde verlangt während des Auftrags mehr, und Sie dokumentieren das.
Was in einen Arbeitsauftrag gehört
Seien Sie konkret, damit der Auftrag ohne Missverständnisse startet:
- Ihre Firmendaten: Name, Anschrift und E-Mail im Bereich „Von (Ihr Unternehmen)“.
- Kundendaten: Name und Anschrift der Person oder des Objekts im Bereich „Arbeit für“.
- Auftragsnummer und Datum: Die Nummer hilft Ihnen, den Auftrag zu verfolgen.
- Fälligkeitsdatum: das Datum, bis zu dem die Arbeit fertig sein soll. Dieses Dokument hat ein Feld dafür.
- Währung: USD, EUR, GBP, TRY, DKK, NOK, SEK, PLN, RON, IDR, THB oder UAH.
- Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis je Aufgabe, Teil oder Leistung.
- Steuer: „Steuer %“ pro Zeile. Die Summen zeigen Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag.
- Notizen: Objektadresse, Zugang, Annahmen, Gewährleistungshinweise und eine Unterschriftszeile.
Der Generator hat kein Logo- und kein Unterschriftsfeld und speichert Ihre Daten nicht. Schreiben Sie eine Unterschriftszeile in die Notizen oder unterschreiben Sie das ausgedruckte PDF.
So können Sie einen Arbeitsauftrag erstellen
- Öffnen Sie den Generator. Ein Konto brauchen Sie nicht.
- Geben Sie unter „Von (Ihr Unternehmen)“ Name, Anschrift und E-Mail ein.
- Geben Sie unter „Arbeit für“ Name und Anschrift des Kunden ein.
- Tragen Sie in den Dokumentdetails Auftragsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum und Währung ein.
- Klicken Sie unter „Positionen“ für jede Aufgabe oder jedes Teil auf „Position hinzufügen“. Geben Sie Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuer ein. „Position entfernen“ löscht eine Zeile.
- Prüfen Sie die Live-Vorschau. Sie aktualisiert sich beim Tippen.
- Ergänzen Sie in den „Notizen“ Objektdetails, Annahmen und eine Unterschriftszeile.
- Klicken Sie auf „PDF herunterladen“.
Ihre Daten werden nicht gespeichert. Behalten Sie das PDF in Ihren Unterlagen.
Häufige Fehler
- Vager Umfang. „Heizung reparieren“ reicht nicht. Schreiben Sie, was Sie prüfen, reparieren oder ersetzen.
- Versteckte Kosten. Listen Sie Teile und Arbeit getrennt auf, damit der Kunde sieht, wofür er zahlt.
- Kein Fälligkeitsdatum. Ohne Zieltermin driften die Erwartungen.
- Kein Änderungsverfahren. Schreiben Sie in die Notizen, dass Zusatzarbeit einen neuen oder ergänzten Arbeitsauftrag braucht.
- Keine Freigabe. Lassen Sie sich vor dem Start schriftlich bestätigen.
- Kopie verloren. Das Tool speichert den Arbeitsauftrag nicht. Sichern Sie das PDF.
Arbeitsauftrag im Vergleich zu verwandten Dokumenten
| Dokument | Wer sendet | Zweck |
|---|---|---|
| Kostenvoranschlag | Anbieter an Kunde | Erwartete Kosten vor der Arbeit |
| Arbeitsauftrag | Anbieter oder Kunde | Gibt die Arbeit frei und beschreibt sie |
| Bestellung | Käufer an Lieferant | Bestellt Waren oder Leistungen zu vereinbarten Bedingungen |
| Rechnung | Anbieter an Kunde | Fordert die Zahlung nach der Arbeit |
Müssen Sie noch einen Preis nennen, starten Sie mit dem Kostenvoranschlag-Generator. Ist der Auftrag erledigt, senden Sie die Endabrechnung mit dem Rechnungsgenerator.
Vom Kostenvoranschlag zur Zahlung
Viele Aufträge folgen demselben Weg: Kostenvoranschlag, Arbeitsauftrag, Rechnung. Bei einem großen Projekt hilft der Projektrechner, Phasen, Arbeit und Material vor dem Ausfüllen zu summieren. Steuerfragen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Häufig gestellte Fragen
- Was ist ein Arbeitsauftrag?
- Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das die auszuführende Arbeit, den Ausführenden und die Kosten beschreibt. Er gibt den Auftrag zum Start frei. Instandhaltungsteams, Handwerker und Werkstätten nutzen Arbeitsaufträge, um Aufgaben von der Anfrage bis zum Abschluss zu verfolgen.
- Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsauftrag und Rechnung?
- Der Arbeitsauftrag gibt die Arbeit frei und beschreibt sie vor oder während des Auftrags. Die Rechnung fordert die Zahlung nach der Arbeit. Ein Arbeitsauftrag kann Preise enthalten, ersetzt aber nicht die Rechnung. Klären Sie mit ihm den Umfang und rechnen Sie dann den Endbetrag ab.
- Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsauftrag und Bestellung?
- Ein Arbeitsauftrag deckt Arbeit und Leistungen an einem Auftrag ab. Eine Bestellung ist die Aufforderung eines Käufers an einen Lieferanten, Waren oder Leistungen zu vereinbarten Bedingungen zu liefern. Arbeitsaufträge beschreiben meist Aufgaben, Bestellungen meist gekaufte Artikel.
- Was gehört in einen Arbeitsauftrag?
- Nennen Sie den Kunden, Ihre Firmendaten, eine Auftragsnummer, das Datum, eine klare Beschreibung der Arbeit, Mengen, Preise und Steuer, falls sie anfällt. Ort, Zugang und erwarteten Fertigstellungstermin schreiben Sie in die Notizen. So bleibt der Umfang für alle klar.
- Wer unterschreibt einen Arbeitsauftrag?
- Meist genehmigt ihn der Kunde oder eine bevollmächtigte Person, und der Dienstleister behält eine Kopie. Der Generator hat kein Unterschriftsfeld. Schreiben Sie eine Unterschriftszeile in die Notizen, drucken Sie das PDF und unterschreiben Sie es, oder lassen Sie sich per E-Mail bestätigen.
- Was gilt bei Steuer und Rechnung nach dem Arbeitsauftrag?
- Sie können pro Zeile „Steuer %“ eintragen, wenn Steuer anfällt. Die spätere Rechnung braucht ihre Pflichtangaben, etwa nach § 14 UStG. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten Besonderheiten. Fragen Sie Ihren Steuerberater.
- Ist der Arbeitsauftrag-Generator kostenlos?
- Ja. Er ist kostenlos, braucht keine Anmeldung und läuft in Ihrem Browser. Nichts, was Sie eingeben, wird auf dem Server gespeichert. Laden Sie das PDF herunter und sichern Sie Ihre Kopie, bevor Sie die Seite schließen. Das Tool kann sie nicht wiederherstellen.