Ratgeber
Ratgeber
Praktische, verständliche Ratgeber zu Rechnungsstellung, Zahlungseingang und dem Papierkram eines kleinen Unternehmens.
Diese Ratgeber erklären die Verwaltungsseite eines Kleinunternehmens in einfacher Sprache. Sie zeigen, wie Sie eine Rechnung schreiben, Zahlungsbedingungen festlegen, säumige Zahler mahnen und Ihre Unterlagen ordentlich führen.
Die Ratgeber geben allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land. Klären Sie die Einzelheiten mit Ihrem Finanzamt oder einem Steuerberater. Nutzen Sie einen Ratgeber zusammen mit den kostenlosen Generatoren und Rechnern dieser Website.
Erste Schritte
Beginnen Sie hier, wenn Sie neu in der Rechnungsstellung sind: was hineingehört, wie Sie Dokumente nummerieren und Bedingungen festlegen.
- Erste Rechnung schreiben: Anleitung für SelbstständigeSchritt für Schritt zur ersten Rechnung an einen Kunden: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Rechnungsnummer, Zahlungsziel, Rechenbeispiel und was nach dem Versand passiert.
- Rechnung, Quittung oder Angebot: Welches Dokument brauchen Sie?Angebot, Rechnung und Quittung sind drei verschiedene Dokumente. Hier lesen Sie, was sie bedeuten und wann Sie welches an Ihre Kunden schicken.
- Pflichtangaben auf der Rechnung: Checkliste nach § 14 UStGDiese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung: Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer, Leistung, Steuersatz. Mit Tipps zu Kleinunternehmern, E-Rechnung.
- Rechnungsnummer vergeben: Regeln, Formate und FehlerSo vergeben Sie die Rechnungsnummer richtig: einmalig, fortlaufend und nachvollziehbar. Mit gängigen Formaten, Rechenbeispiel, Checkliste und den häufigsten Fehlern aus der Buchhaltung.
- Zahlungsziel festlegen: Fälligkeit, Skonto und BedingungenWas „30 Tage netto“ bedeutet, welches Zahlungsziel zu Ihrem Geschäft passt und warum ein konkretes Fälligkeitsdatum jede vage Frist schlägt.
- Rechnungsvorlage auswählen: Worauf es wirklich ankommtWelche Eigenschaften eine gute Rechnungsvorlage hat, welche Pflichtangaben sie abdecken muss und was bei der Vorlagenwahl weniger wichtig ist, mit Checkliste und Praxisbeispiel.
- Vom Angebot zur bezahlten Rechnung: Der komplette AblaufWie ein Auftrag vom Kostenvoranschlag über Angebot und Rechnung bis zum Zahlungseingang läuft und welches Dokument welchen Schritt abbildet, mit durchgerechnetem Beispiel.
Bezahlt werden
Zahlungserinnerungen, Verzugsgebühren, Zahlungsarten und was zu tun ist, wenn ein Kunde nicht zahlt.
- Rechnungen schneller bezahlt bekommen: 7 praktische TippsSo verkürzen Sie die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang: Zahlungslink, schnelles Fakturieren, kurze Zahlungsziele, Anzahlung, Skonto und Nachfassen, mit Rechenbeispiel.
- Zahlungsverzug vermeiden: Späte Zahlungen reduzierenDie Gründe, warum Rechnungen zu spät bezahlt werden, und die Änderungen, die den Zahlungsverzug bei Kunden schon vorher verhindern. Mit konkreten Schritten.
- Online-Zahlung auf der Rechnung: Zahlungslink einbauenEin Zahlungslink auf der Rechnung beschleunigt den Zahlungseingang: Warum er besser ist als eine reine IBAN, was er kostet und wie Sie ihn ohne eigene Technik einrichten.
- Verzugszinsen und Mahngebühren auf der Rechnung berechnenVerzugszinsen nach § 288 BGB (Basiszins plus 9 bzw. 5 Prozentpunkte), 40-Euro-Pauschale und Mahnkosten: was Sie verlangen dürfen, wie Sie es berechnen und auf der Rechnung angeben.
- Zahlungserinnerung: Wann und wie Sie bei Rechnungen nachfassenZeitplan für das Nachfassen bei offenen Rechnungen: von der Vorab-Nachricht über die Zahlungserinnerung bis zur Mahnung, ohne Kunden zu verprellen. Mit Beispiel-Zeitstrahl und Mustertext.
- Zahlungserinnerung Vorlage: 8 Muster von freundlich bis MahnungZahlungserinnerung Vorlage zum Kopieren: freundliche Erinnerung, kurze Erinnerung, 1. und 2. Mahnung, letzte Mahnung und ein Muster auf Englisch. Mit Zeitplan und Regeln aus dem BGB.
- Überfällige Rechnung: Was tun bei Zahlungsverzug?Eine Rechnung ist überfällig, wenn sie nach dem Fälligkeitsdatum offen bleibt. So gehen Sie vor: Erinnerung, Mahnung, letzte Frist und der Punkt zum Aufhören.
- Mahnschreiben Vorlagen: 1. und letzte Mahnung formulierenMahnschreiben richtig formulieren: Vorlagen für die erste und letzte Mahnung mit Frist, Verzugszinsen und Hinweis auf die nächsten Schritte, samt Rechenbeispiel und Checkliste.
- Offene Rechnungen eintreiben: Inkasso, Mahnbescheid, KlageWas Sie tun können, wenn Zahlungserinnerung und Mahnung nichts gebracht haben: Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren und Klage im Vergleich, mit Kostenrechnung und Checkliste.
- Forderungsausfall: Wann Sie eine offene Rechnung abschreibenWann eine Rechnung wirklich uneinbringlich ist, was die Abschreibung buchhalterisch bedeutet, warum die Umsatzsteuer-Berichtigung dazugehört und wie Sie die Entscheidung rechnerisch prüfen.
Geschäftsdokumente
Wie jedes Geschäftsdokument funktioniert, von Angeboten und Quittungen bis zu Bestellungen und Packzetteln.
- Kostenvoranschlag oder Angebot: Was ist der Unterschied?Beide nennen dem Kunden vorab einen Preis, aber nur das Angebot bindet Sie. So erkennen Sie, wann ein Kostenvoranschlag reicht und wann ein Angebot nötig ist, mit Beispielrechnung.
- Rechnungsstatus: Offene Rechnungen im Blick behaltenMit wenigen Rechnungsstatus sehen Sie sofort, welche Rechnungen offen, bezahlt oder überfällig sind. So behalten Sie Ihre offenen Posten im Griff.
- Gutschrift erstellen: Rechnung korrigieren ohne zu löschenWas eine Gutschrift (Rechnungskorrektur) ist, wann Sie sie ausstellen, was hineingehört und warum sie besser ist, als eine bereits versandte Rechnung zu ändern. Mit Rechenbeispiel.
- Gutschrift oder Credit Memo: Ist das dasselbe?Credit Memo und Credit Note meinen im Alltag dasselbe Dokument: eine Gutschrift, die einen Rechnungsbetrag mindert. Warum es zwei Namen gibt, was in Deutschland gilt und wo Verwechslungsgefahr besteht.
- Bestellung: Was sie ist und wann Sie eine brauchenEine Bestellung ist die interne Freigabe des Käufers. Erfahren Sie, was sie für Sie als Verkäufer bedeutet und warum die Bestellnummer auf die Rechnung gehört.
- Bestellung vs. Rechnung: Wer stellt was wann aus?Bestellung und Rechnung listen beide Positionen und Preise, kommen aber von entgegengesetzten Seiten und zu verschiedenen Zeitpunkten. Hier der Unterschied.
- Auftragsbestätigung vs. Bestellung: Zwei Seiten eines GeschäftsBestellung und Auftragsbestätigung können dasselbe Geschäft beschreiben, nur von entgegengesetzten Seiten. So unterscheiden Sie beide und wählen richtig.
- Handelsrechnung (Commercial Invoice) für Zoll und ExportDie Handelsrechnung ist das Zolldokument für internationale Lieferungen. Das muss sie enthalten, so unterscheidet sie sich von Rechnung und Proforma, und so füllen Sie sie aus.
- Proforma-Rechnung: Vorschau statt ZahlungsaufforderungEine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, fordert aber nicht zur Zahlung auf. Erfahren Sie, wann Sie sie senden und wie Sie sie kennzeichnen.
- Arbeitsauftrag: Aufträge freigeben und nachverfolgenDer Arbeitsauftrag macht aus einem mündlichen „Legen Sie los“ ein Dokument, auf das sich beide Seiten bei Streit berufen können. Das gehört hinein.
- Lieferschein vs. Packzettel: Was ist der Unterschied?Lieferschein und Packzettel liegen beide einer Sendung bei und listen den Inhalt. Hier lesen Sie, wo der Unterschied liegt und welches Dokument Sie brauchen.
- Stundenzettel für die Abrechnung: Zeiten nachweisbar erfassenSo führen Sie Stundenzettel, die einer Rückfrage des Kunden zur Stundenabrechnung standhalten, und machen daraus Schritt für Schritt eine saubere Rechnung.
Kundenabrechnung
Wiederkehrende Rechnungen, Anzahlungen, Kontoauszüge und andere Wege, Kunden über einen längeren Zeitraum abzurechnen.
- Wiederkehrende Rechnungen: Regelmäßig abrechnenWiederkehrende Rechnungen für Wartung, Retainer und Abos erstellen Sie nicht jedes Mal neu. So halten Sie Nummern, Zahlungsziel und Beschreibung sauber.
- Kontoauszug für Kunden: Offene Posten übersichtlich zeigenEin Kontoauszug fasst alle Rechnungen und Zahlungen eines Kunden zusammen. So erstellen Sie ihn, wann er sinnvoll ist, welche Fehler er aufdeckt und wie das Rechenbeispiel aussieht.
- Anzahlungsrechnung schreiben: Geld vor ArbeitsbeginnWann Sie eine Anzahlung verlangen, wie Sie eine Anzahlungsrechnung korrekt mit Umsatzsteuer erstellen und die Schlussrechnung richtig abziehen, inklusive durchgerechnetem Beispiel.
- Abschlagsrechnung: In Etappen abrechnen bei langen ProjektenMit Abschlagsrechnungen teilen Sie ein großes Projekt in Zahlungen nach Meilensteinen auf. So fließt Geld schon während der Arbeit, nicht erst am Ende.
- Ratenzahlung vereinbaren: Rechnung in Raten zahlen lassenWann sich eine Ratenzahlung für eine große Rechnung lohnt und wie Sie eine Vereinbarung aufsetzen, die der Kunde auch einhält. Mit Raten, Terminen und Folgen.
- Retainer-Vereinbarung: Verfügbarkeit statt nur Ergebnis bezahltWie sich ein Retainer von normaler Projektabrechnung unterscheidet, was in die Vereinbarung gehört und wie Sie ihn sauber in Rechnung stellen.
Unternehmensführung
Buchführung, Steuern, Liquidität und die Gewohnheiten, die ein kleines Unternehmen geordnet halten.
- Cashflow und Liquidität: Warum Gewinn nicht reichtWarum auch profitable Unternehmen zahlungsunfähig werden können: Unterschied zwischen Gewinn und Cashflow, Liquiditätslücke mit Rechenbeispiel und was sie verkleinert.
- Rohertrag vs. Reingewinn: Der Unterschied einfach erklärtRohertrag und Reingewinn heißen beide Gewinn, rechnen aber ganz anders. Warum die Verwechslung zu falschen Preisen führt, wie die Rechnung aussieht und wie Sie beides nutzen.
- Bilanz, GuV und Kapitalfluss lesen ohne StudiumDie drei Berichte jedes Unternehmens: GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung. Und die wenigen Zahlen darin, auf die Sie als Kleinunternehmer achten sollten.
- Preise für Dienstleistungen kalkulieren: 3 MethodenDrei gängige Methoden, den Preis Ihrer Dienstleistung zu bestimmen, und warum gute Preise meist mehrere verbinden. Mit Rechnern für Aufschlag und Marge.
- Forderungsmanagement: Offene Forderungen im Blick behaltenOffene Forderungen sind noch kein Geld. So steuern Sie Ihr Forderungsmanagement mit DSO, Forderungsumschlag und Altersstruktur der offenen Posten, mit Rechenbeispiel und Checkliste.
- Offene-Posten-Liste und Altersstruktur: Überfälliges priorisierenDie Altersstruktur Ihrer offenen Posten sortiert unbezahlte Rechnungen nach Überfälligkeit, damit die ältesten und riskantesten zuerst Aufmerksamkeit bekommen. Mit Beispiel und Maßnahmenplan.
- DSO berechnen: Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding)Der DSO zeigt, wie viele Tage Kunden im Schnitt bis zur Zahlung brauchen. Formel, Rechenbeispiel, Zielwerte und warum der Trend wichtiger ist als ein einzelner Wert.
- Forderungsumschlag berechnen: Formel und BedeutungDer Forderungsumschlag zeigt, wie oft Sie Ihre Forderungen pro Jahr einziehen. Formel, Rechenbeispiel mit Euro-Beträgen und der Unterschied zur DSO-Kennzahl in Tagen.
- Zahlungszuordnung: Zahlungen der richtigen Rechnung zuordnenWie Sie Zahlungseingänge der richtigen Rechnung zuordnen, Teilzahlungen, Skonto und Sammelüberweisungen klären und Ihre offenen Posten sauber halten.
- Zahlungsabgleich: Rechnungen mit dem Kontoauszug prüfenBeim Zahlungsabgleich prüfen Sie, ob Ihre Rechnungen mit den Zahlungseingängen auf dem Konto übereinstimmen. So finden Sie Fehler, bevor sie wachsen.
- Rechnungsreklamation: Beanstandete Rechnung klärenEin Kunde beanstandet Ihre Rechnung? So reagieren Sie ruhig, finden die Ursache, korrigieren per Gutschrift, fordern Unstrittiges weiter ein und erhalten die Geschäftsbeziehung.
- Working Capital: Das Betriebskapital als PolsterWas Working Capital misst, warum offene Rechnungen es binden und wie Sie genug davon behalten, um einen schwachen Monat zu überstehen, ohne Kredit aufzunehmen.
- Umsatzprognose für Kleinunternehmen: Einfach und ehrlichEine einfache, ehrliche Umsatzprognose für die nächsten Monate: erst feste Aufträge, dann gewichtete Chancen, dann Zahlungseingang, in drei Szenarien.
- Collection Effectiveness Index (CEI): Einzugsquote messenDer CEI zeigt, wie viel Ihrer fälligen Forderungen Sie tatsächlich eingezogen haben. Formel, Rechenbeispiel, Auswertung und Vorteile gegenüber dem DSO einfach erklärt.