Die meisten Abrechnungen bezahlen Arbeit, die schon erledigt ist. Ein Retainer dreht das um. Der Kunde zahlt im Voraus für ein festes Kontingent Ihrer Zeit oder Verfügbarkeit in einem Zeitraum, egal ob er alles nutzt. Das ist üblich bei Anwälten, Beratern und Agenturen mit laufenden Kundenbeziehungen.
Was der Kunde mit einem Retainer kauft
Je nach Aufbau deckt ein Retainer meist eins von zwei Dingen ab:
- Ein Kontingent an Stunden oder Ergebnissen pro Zeitraum, etwa 10 Beratungsstunden im Monat, verfallen oder (in manchen Vereinbarungen) übertragen.
- Vorrangige Verfügbarkeit. Der Kunde zahlt dafür, dass Sie in einem vereinbarten Zeitfenster erreichbar sind und reagieren. Das ist etwas anderes als eine feste Stundenzahl.
Sagen Sie klar, was Sie anbieten. „10 Stunden im Monat“ und „garantierte Verfügbarkeit“ sind verschiedene Versprechen. Wer sie vermischt, legt den Grundstein für Streit.
Was in die Vereinbarung gehört
Halten Sie vor der ersten Zahlung schriftlich fest:
- Was enthalten ist. Stunden, Ergebnisse oder Verfügbarkeit, so genau, dass keine Seite raten muss.
- Was mit ungenutzter Zeit passiert. Wird sie übertragen, verfällt sie, oder wird sie zur Gutschrift? Schweigen dazu ist die häufigste Streitquelle bei Retainern.
- Der Satz für Mehrarbeit. Braucht der Kunde mehr als das Kontingent, was kosten zusätzliche Stunden? Unser Retainer-Rechner und der Rechner für Stundenrechnungen helfen bei einheitlichen Sätzen.
- Abrechnungszeitraum und Laufzeit. Monatlich oder vierteljährlich, und ob sich der Retainer automatisch verlängert oder neu bestätigt werden muss. Prüfen Sie bei Verbrauchern und Verlängerungsklauseln das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und lassen Sie die Vereinbarung im Zweifel juristisch prüfen.
Den Retainer in Rechnung stellen
Eine Retainer-Rechnung ist meist einfacher als eine Projektrechnung. Eine Zeile mit der Pauschale für den Zeitraum, zu Beginn des Zeitraums gestellt, weil Sie für die kommende Zeit bezahlt werden. Hat der Kunde mehr Stunden genutzt als das Kontingent, weisen Sie die Mehrarbeit in einer eigenen Zeile aus. So ist klar, was enthalten und was extra ist. Wie Sie wiederkehrende Posten sauber führen, lesen Sie unter wiederkehrende Rechnungen. Erstellen Sie die Rechnung mit dem Rechnungsgenerator.
Verfolgen Sie die Nutzung, auch wenn der Kunde nicht fragt
Führen Sie selbst Buch über die Stunden gegen den Retainer, auch informell. Dann überrascht Sie ein Gespräch über Mehrarbeit nicht, und Sie können dem Kunden zeigen, wohin sein Retainer ging. Lange vor der Verlängerung sehen Sie außerdem, ob der Retainer für die tatsächliche Arbeit richtig bepreist ist. Mehr zur Zeiterfassung steht unter Stundenzettel für die Abrechnung.