Wer nach Stunden abrechnet, braucht den Stundenzettel als Beleg für die Zahl auf der Rechnung. Ein vages „40 Stunden im Monat“ löst Rückfragen aus. Ein detaillierter Tätigkeitsnachweis nicht.
Was einen Stundenzettel abrechnungsreif macht
Ein Stundenzettel für die interne Zeiterfassung ist nicht dasselbe wie einer, der die Kundenabrechnung belegt. Für die Abrechnung brauchen Sie:
- Einträge pro Tag, nicht nur eine Monatssumme. So sieht der Kunde die Arbeit über die Zeit verteilt und muss einer Gesamtzahl nicht blind vertrauen.
- Eine Beschreibung pro Eintrag, konkret genug, dass sie dem Kunden etwas sagt. „Telefonat mit Kunde zur Planung Q2“ sagt mehr als „Besprechung“.
- Stunden pro Eintrag in einer einheitlichen Einheit. Dezimalstunden (1,5) lesen sich auf einer Rechnung leichter als „1 Std. 30 Min.“.
- Einen Stundensatz, wenn er je nach Tätigkeit schwankt. Nicht jede Stunde eines Projekts kostet gleich.
Unser Stundenzettel-Generator hat genau diese Form: Datum, Beschreibung, Stunden und Satz, einzeln aufgeführt statt zusammengefasst.
Erfassen Sie laufend, nicht aus dem Gedächtnis
Wer einen Monat erst bei der Rechnung aus der Erinnerung rekonstruiert, rundet großzügig, schreibt vage und provoziert Streit. Wer die Zeit nahe am Geschehen erfasst, täglich oder mindestens wöchentlich, hat Aufzeichnungen, die ein „Können Sie das aufschlüsseln?“ überstehen.
Vom Stundenzettel zur Rechnung
Ist der Zeitraum abgeschlossen, werden die Einträge direkt zu den Rechnungspositionen: dieselben Beschreibungen, dieselben Stunden, bei Bedarf dieselben Daten, mit dem Satz multipliziert zur Zeilensumme. Prüfen Sie die Summe vor dem Versand mit dem Rechner für Stundenrechnungen. Die übrigen Pflichtangaben finden Sie unter Pflichtangaben auf der Rechnung. Wichtig ist, dass der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung auf der Rechnung steht.
Wenn der Kunde den Stundenzettel verlangt
Manche Kunden, besonders größere oder solche mit einem Retainer nach Stunden, wollen den Stundenzettel hinter der Rechnung sehen. Liegt einer bereit, klar, datiert und konkret, wird aus der Anfrage eine E-Mail von zwei Minuten statt hektischer Suche. Im Datenschutz achten Sie darauf, nur Zeiten des eigenen Auftrags offenzulegen und keine personenbezogenen Daten Dritter. Zu Retainern gibt es einen eigenen Leitfaden.
Ein detaillierter Stundenzettel macht Ihre Rechnung nicht nur leichter zu begründen. Oft entscheidet er darüber, ob der Kunde ohne Rückfrage zahlt oder erst Details anfordert.