Jede Rechnungsvorlage nennt sich "professionell". Die meisten Unterschiede sind kosmetisch. Darauf sollten Sie achten, wenn Sie eine Rechnungsvorlage auswählen.
Was zählt
Alle Pflichtangaben, klar angeordnet. Eine Vorlage ist nur so gut wie die Felder, die sie bietet: Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitpunkt, aufgeführte Positionen, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag und Ihre Zahlungsdaten. Welche Angaben das Umsatzsteuerrecht (§ 14 UStG) verlangt, steht in Was auf eine Rechnung gehört. Eine Vorlage, die alles in ein einziges Beschreibungsfeld zwingt, taugt nach den ersten Rechnungen nicht mehr.
Platz für einzelne Positionen. Außer Sie stellen immer nur einen Pauschalbetrag in Rechnung, brauchen Sie eine Positionstabelle mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Zeilensumme, nicht nur ein Feld "Betrag". Kunden hinterfragen eine aufgeschlüsselte Rechnung seltener, weil es wenig zu bemängeln gibt.
Ein Gesamtbetrag, den man nicht übersehen kann. Der fällige Betrag sollte die auffälligste Zahl der Seite sein. Wer ihn suchen muss, hat eine Vorlage, die ihre eine Aufgabe verfehlt.
Einheitlichkeit von Rechnung zu Rechnung. Der größte praktische Vorteil einer Vorlage ist nicht das Aussehen, sondern dass jede Rechnung gleich aussieht. Das beschleunigt Ihre Buchhaltung und schafft Vertrauen, weil sich zwischen den Rechnungen nichts unbemerkt verändert.
Was weniger wichtig ist, als man denkt
Farben und Branding. Logo und Hausfarbe sind nett, entscheiden aber nicht darüber, ob Sie bezahlt werden. Verbringen Sie keinen Nachmittag mit der Farbwahl für ein Dokument, das vor allem eine Zahl vermitteln soll.
Aufwendiges Design. Stark gestaltete Rechnungen können schaden. Dekoration konkurriert mit den Zahlen um Aufmerksamkeit. Ungewöhnliche Layouts können die Buchhaltungssoftware des Kunden verwirren, wenn sie Rechnungen automatisch einliest.
Software-Bindung. Eine Vorlage, die nur in einer kostenpflichtigen Plattform funktioniert, wird zum Problem, sobald Sie wechseln wollen. Ein schlichtes, gut strukturiertes PDF, das Sie überall erzeugen können, ist langlebiger als ein schönes Design, das Sie nicht mitnehmen können.
Ein einfacher Test
Zeigen Sie die fertige Rechnung jemandem, der Ihr Geschäft nicht kennt, und stellen Sie zwei Fragen: Von wem ist sie, und wie viel ist zu zahlen? Kann die Person beides in unter fünf Sekunden beantworten, erfüllt die Vorlage ihren Zweck, egal in welcher Farbe.
Denken Sie bei der Auswahl auch an die E-Rechnung. Für Rechnungen zwischen Unternehmen gelten schrittweise Pflichten zu strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Welche Fristen für Sie gelten, klärt Ihre Steuerberatung.
Unser kostenloser Rechnungsgenerator ist genau darauf ausgelegt: alle Pflichtfelder, eine klare Positionstabelle und ein nicht zu übersehender Gesamtbetrag, mit Live-Vorschau, damit Sie das fertige PDF vor dem Download sehen.