Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Verkäufer vom Käufer die Zahlung für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren verlangt. Sie nennt Positionen, Preis, Steuer, Gesamtbetrag und Fälligkeit. Mit diesem Generator können Sie eine Rechnung erstellen und kostenlos als PDF im Browser speichern.
Wann Sie eine Rechnung brauchen
Stellen Sie eine Rechnung, wenn Sie die Leistung erbracht oder die Ware geliefert haben und später Zahlung erwarten. Typische Fälle:
- Ein Freiberufler schließt ein Projekt ab und rechnet mit dem Kunden ab.
- Ein kleines Unternehmen verkauft an ein anderes Unternehmen auf Rechnung.
- Ein Handwerker rechnet Material und Arbeitszeit nach Abschluss ab.
- Ein Lieferant versendet eine Bestellung und will innerhalb einer Frist Geld sehen.
Hat der Kunde schon bezahlt, genügt eine Quittung. Haben Sie noch keinen Preis vereinbart, senden Sie zuerst ein Angebot.
Was auf eine Rechnung gehört
Das Formular bildet die Felder ab, die Kunden und Finanzamt erwarten:
- Ihr Unternehmen: Name, Anschrift und E-Mail unter „Von (Ihr Unternehmen)“.
- Kunde: Name und Anschrift unter „Rechnung an“.
- Rechnungsnummer: eindeutig und fortlaufend.
- Datum und Fälligkeitsdatum in den Dokumentdetails.
- Währung: eine von 12 Währungen.
- Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis.
- Steuer % pro Position. Die Summen zeigen Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag.
- Notizen: Bankverbindung, Zahlungshinweise, Steuernummer oder USt-IdNr., Hinweis auf § 19 UStG oder ein Dankeschön.
Das Formular hat kein eigenes Feld für Steuernummer oder USt-IdNr. Tragen Sie diese Angaben in die Notizen ein. Welche Pflichtangaben für Sie gelten, klärt Ihr Steuerberater.
So können Sie eine Rechnung erstellen
- Füllen Sie „Von (Ihr Unternehmen)“ mit Name, Anschrift und E-Mail aus.
- Geben Sie unter „Rechnung an“ Name und Anschrift des Kunden ein.
- Tragen Sie in den Dokumentdetails Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum und Währung ein.
- Fügen Sie jede Leistung unter „Positionen“ mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis hinzu. Mit „Position hinzufügen“ erhalten Sie weitere Zeilen.
- Tragen Sie bei Bedarf „Steuer %“ pro Zeile ein.
- Nutzen Sie „Notizen“ für Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Steuerangaben.
- Prüfen Sie die Live-Vorschau.
- Klicken Sie auf „PDF herunterladen“.
Das Tool speichert Ihre Arbeit nicht. Legen Sie das PDF in Ihrer eigenen Ablage ab. Es gibt kein Logo-Upload und kein Unterschriftsfeld. Wenn Sie eine Unterschrift brauchen, drucken Sie das PDF aus und unterschreiben es.
Häufige Fehler
- Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer. Jede Rechnung braucht eine eigene Nummer.
- Kein Fälligkeitsdatum. Ohne Frist zahlen Kunden oft spät.
- Unklare Beschreibung. Nennen Sie Leistung, Zeitraum oder Referenz.
- Falsche Währung. Prüfen Sie sie vor dem Versand, besonders bei Auslandskunden.
- Keine Zahlungsangaben. Schreiben Sie die Bankverbindung in die Notizen.
- Falscher Steuerhinweis. Kleinunternehmer und Regelbesteuerer brauchen unterschiedliche Angaben.
- Keine Kopie. Sichern Sie jedes PDF selbst. Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen, die genaue Dauer klärt Ihr Steuerberater.
Rechnung im Vergleich zu anderen Dokumenten
| Dokument | Zweck |
|---|---|
| Angebot | Nennt einen Preis vor Arbeitsbeginn |
| Rechnung | Fordert die Zahlung |
| Quittung | Bestätigt, dass bezahlt wurde |
| Gutschrift | Mindert oder storniert eine frühere Rechnung |
Haben Sie sich geirrt oder gibt der Kunde Ware zurück, stellen Sie eine Gutschrift aus. Für ein Preisangebot nutzen Sie den Angebotsgenerator. Nach dem Zahlungseingang bestätigen Sie mit einer Quittung.
Verwandte Tools
Mit dem Rechnungsrechner prüfen Sie die Summen, bevor Sie sie eintragen. Für Rechnungen in fremder Währung hilft der Währungsrechner.
Steuer-, Zahlungs- und Rechnungsregeln unterscheiden sich je nach Land und Branche. Das Tool hilft Ihnen, ein klares Dokument zu erstellen. Es ersetzt keine steuerliche Beratung. Fragen Sie Ihren Steuerberater, zum Beispiel zu Pflichtangaben, E-Rechnung oder Aufbewahrungsfristen.
Häufig gestellte Fragen
- Hat das PDF ein Wasserzeichen?
- Nein. Das PDF enthält kein Wasserzeichen und keinen Hinweis auf diese Website. Das Tool ist kostenlos und unbegrenzt nutzbar. Sie brauchen weder ein Konto noch eine E-Mail-Adresse. Das PDF entsteht in Ihrem Browser, Ihre Angaben werden nicht an unseren Server gesendet.
- Wie kann ich kostenlos eine Rechnung erstellen?
- Öffnen Sie den Generator und tragen Sie Ihre Firmendaten, den Kunden, die Rechnungsnummer, das Datum und das Fälligkeitsdatum ein. Fügen Sie Ihre Positionen hinzu und klicken Sie auf „PDF herunterladen“. Die Vorschau aktualisiert sich beim Tippen. Sie brauchen kein Konto, und es entstehen keine Kosten.
- Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
- Nach § 14 UStG verlangt das Gesetz allgemein: Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Menge der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Kleinbeträge gelten Erleichterungen. Klären Sie Details mit Ihrem Steuerberater.
- Wie vergebe ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?
- Nutzen Sie eine Zahlenfolge, die sich nie wiederholt, zum Beispiel 1001, 1002, 1003 oder 2026-001. Bleiben Sie bei einem Format. Vergeben Sie keine Nummer doppelt. Das Tool vergibt keine Nummern automatisch. Sie tragen die Nummer selbst in das Feld ein und führen die Liste selbst.
- Wie weise ich die Umsatzsteuer aus?
- Jede Position hat ein Feld „Steuer %“. Die Summen zeigen Zwischensumme, Steuerbetrag und Gesamtbetrag. Tragen Sie den Satz ein, der für Ihre Leistung gilt. Bei Unsicherheit fragen Sie Ihren Steuerberater. Für steuerfreie Positionen lassen Sie das Feld leer oder setzen es auf null.
- Was muss ich als Kleinunternehmer beachten?
- Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie in der Regel keine Umsatzsteuer aus. Setzen Sie „Steuer %“ auf null und nennen Sie den Grund im Feld „Notizen“. Ob die Regelung für Sie gilt, klärt Ihr Steuerberater oder das Finanzamt.
- Erstellt das Tool eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei?
- Nein. Das Tool erzeugt ein PDF-Dokument. Es erstellt keine strukturierte E-Rechnung wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen gelten schrittweise Regeln zur E-Rechnung. Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, was für Sie gilt.
- Speichert der Rechnungsgenerator meine Daten?
- Nein. Das Tool läuft in Ihrem Browser. Nichts, was Sie eingeben, wird auf unserem Server gespeichert. Laden Sie das PDF herunter und sichern Sie Ihre eigene Kopie, bevor Sie die Seite schließen. Das Tool kann Ihre Rechnung später nicht wiederherstellen.