Ein Kostenvoranschlag ist ein Dokument, das dem Kunden vor Arbeitsbeginn die erwarteten Kosten nennt. Er listet Positionen, Mengen und Preise und zeigt eine ungefähre Summe. Er ist keine endgültige Rechnung. Die echten Kosten können sich ändern, wenn Umfang, Material oder Zeit sich ändern.
Wann Sie einen Kostenvoranschlag senden
Senden Sie einen Kostenvoranschlag, wenn der Kunde einen Preis zur Entscheidung braucht, Sie die Endkosten aber noch nicht festlegen können.
- Ein Handwerker sieht sich eine Reparatur an und weiß nicht, was hinter der Wand steckt.
- Ein Designer oder Entwickler startet ein Projekt, dessen Umfang wachsen kann.
- Ein Mechaniker oder Techniker kalkuliert eine Reparatur, bevor er das Gerät öffnet.
- Ein Caterer oder Eventplaner nennt einen Preis, obwohl die Gästezahl nicht feststeht.
- Ein Freiberufler gibt vor einem Detailangebot eine erste Preisspanne.
Ist der Umfang klar und wollen Sie sich auf einen Preis festlegen, passt ein Angebot besser.
Was in einen Kostenvoranschlag gehört
Ein klarer Kostenvoranschlag verhindert späteren Streit. Nennen Sie diese Punkte:
- Ihre Firmendaten: Name, Anschrift und E-Mail im Bereich „Von (Ihr Unternehmen)“.
- Kundendaten: Name und Anschrift unter „Kostenvoranschlag für“.
- Nummer und Datum: Mit einer Nummer finden beide Seiten das Dokument wieder.
- Währung: USD, EUR, GBP, TRY, DKK, NOK, SEK, PLN, RON, IDR, THB oder UAH.
- Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis für jeden Teil der Arbeit.
- Steuer: ein Feld „Steuer %“ pro Zeile. Die Summen zeigen Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag.
- Notizen: Gültigkeit, nicht enthaltene Leistungen, Umgang mit Änderungen und Zahlungsbedingungen.
Der Generator hat kein Logo-, Unterschrifts- oder Rabattfeld. Schreiben Sie Ablaufdatum, Annahmen und eine Unterschriftszeile in die Notizen, oder unterschreiben Sie das ausgedruckte PDF.
So können Sie einen Kostenvoranschlag erstellen
- Öffnen Sie den Generator. Ein Konto brauchen Sie nicht.
- Geben Sie in „Von (Ihr Unternehmen)“ Name, Anschrift und E-Mail ein.
- Geben Sie unter „Kostenvoranschlag für“ Namen und Anschrift des Kunden ein.
- Tragen Sie in den Dokumentdetails Nummer, Datum und Währung ein.
- Klicken Sie unter „Positionen“ für jede Leistung auf „Position hinzufügen“. Geben Sie Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuer ein. „Position entfernen“ löscht eine Zeile.
- Prüfen Sie die Live-Vorschau. Sie aktualisiert sich beim Tippen.
- Schreiben Sie in die „Notizen“ die Gültigkeit und Ihre Annahmen.
- Klicken Sie auf „PDF herunterladen“.
Das Tool speichert Ihre Daten nicht. Behalten Sie das PDF in Ihren eigenen Unterlagen.
Häufige Fehler
- Vage Beschreibung. „Reparaturarbeiten“ sagt wenig. Nennen Sie die Aufgabe und das wichtigste Material.
- Keine Annahmen. Hängt die Summe von Zugang, Terminen oder Kundenmaterial ab, schreiben Sie das in die Notizen.
- Kein Gültigkeitsdatum. Preise ändern sich. Ohne Enddatum bleibt ein Kostenvoranschlag monatelang offen.
- Kostenvoranschlag und Endpreis vermischt. Kennzeichnen Sie das Dokument klar, damit der Kunde die Summe nicht als fest liest.
- Steuer vergessen. Zeigen Sie, ob die Preise netto oder brutto sind. Steuerregeln klärt Ihr Steuerberater.
- Kein Nachfassen. Fragen Sie einige Tage nach dem Versand beim Kunden nach.
Kostenvoranschlag, Angebot und Rechnung im Vergleich
| Dokument | Zweck | Preis |
|---|---|---|
| Kostenvoranschlag | Erwartete Kosten vor der Arbeit | Ungefähr, kann sich ändern |
| Angebot | Angebot zu festem Preis | Fest für den genannten Umfang |
| Rechnung | Zahlungsaufforderung nach der Arbeit | Endgültiger Betrag |
Ein Kostenvoranschlag führt oft zu einer Rechnung. Brauchen Sie ein festes Angebot, nutzen Sie den Angebotsgenerator. Ist der Auftrag erledigt, erstellen Sie die Abrechnung mit dem Rechnungsgenerator.
Preise sicher kalkulieren
Gute Kostenvoranschläge beginnen mit guten Zahlen. Mit dem Aufschlagrechner prüfen Sie, ob Materialkosten plus Aufschlag die gewünschte Marge ergeben. Bei größeren Aufträgen hilft der Projektrechner, Phasen und Auslagen zu summieren.
Häufig gestellte Fragen
- Hat das PDF ein Wasserzeichen?
- Nein. Das PDF enthält kein Wasserzeichen und keinen Hinweis auf diese Website. Das Tool ist kostenlos und unbegrenzt nutzbar. Sie brauchen weder ein Konto noch eine E-Mail-Adresse. Das PDF entsteht in Ihrem Browser, Ihre Angaben werden nicht an unseren Server gesendet.
- Was ist der Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot?
- Ein Kostenvoranschlag nennt einen ungefähren Preis auf Basis der heutigen Informationen. Die Endkosten können sich ändern. Ein Angebot ist ein Festpreis für einen klar umrissenen Umfang. Ist die Arbeit klar definiert, senden Sie ein Angebot. Kann sich der Umfang ändern, senden Sie einen Kostenvoranschlag und sagen das deutlich.
- Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
- Meist nicht, denn er nennt erwartete Kosten und keinen Festpreis. Regeln unterscheiden sich je nach Fall und Branche. Manchmal ist begrenzt, wie weit die Endrechnung vom Kostenvoranschlag abweichen darf. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater oder einem Rechtsberater und schreiben Sie Ihre Bedingungen in die Notizen.
- Wie schreibe ich einen Kostenvoranschlag für einen Kunden?
- Nennen Sie oben Ihre Firmendaten, dann Kundenname, Datum und Nummer. Listen Sie jede Leistung oder Ware mit Menge und Einzelpreis auf. Fügen Sie Steuer hinzu, wenn sie anfällt. Zeigen Sie den Gesamtbetrag und notieren Sie kurz, wie lange der Kostenvoranschlag gilt.
- Kann ich aus einem Kostenvoranschlag eine Rechnung machen?
- Ja. Hat der Kunde zugestimmt und ist die Arbeit erledigt, übertragen Sie die Positionen in den Rechnungsgenerator und passen geänderte Mengen oder Preise an. Vergeben Sie eine eigene Rechnungsnummer und ein Fälligkeitsdatum. Behalten Sie den angenommenen Kostenvoranschlag als Nachweis.
- Wie lange sollte ein Kostenvoranschlag gültig sein?
- Es gibt keine feste Regel. Viele wählen 14 bis 30 Tage, weil sich Materialpreise und Ihre Auslastung ändern. Wählen Sie eine Frist, die zu Ihrem Gewerk passt, und schreiben Sie das Enddatum in die Notizen. Danach senden Sie bei Interesse einen neuen.
- Wie weise ich Umsatzsteuer aus und was gilt für Kleinunternehmer?
- Jede Position hat ein Feld „Steuer %“. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie in der Regel keine Umsatzsteuer aus. Setzen Sie dann null und schreiben Sie den Grund in die Notizen. Zeigen Sie bei Privatkunden klar, ob die Preise brutto sind. Fragen Sie Ihren Steuerberater.
- Brauche ich ein Konto für den Kostenvoranschlag-Generator?
- Nein. Der Generator ist kostenlos und läuft in Ihrem Browser. Sie müssen sich nicht anmelden. Nichts, was Sie eingeben, wird auf dem Server gespeichert. Laden Sie das PDF herunter und sichern Sie Ihre Kopie, bevor Sie die Seite schließen.