Ein Freelancer sollte einen Stundensatz wählen, der auch unbezahlte Zeit deckt, nach der Lieferung schnell eine klare Rechnung senden und Belege von Anfang an sammeln. Die meisten Freelancer brauchen die Rechnung, die Quittung, das Angebot und die Spesenabrechnung.
Dokumente für Freelancer
- Angebot. Senden Sie es vor dem Start. Nennen Sie einen Preis für den Umfang und sagen Sie, was Zusatzarbeit kostet.
- Rechnung. Senden Sie sie bei Lieferung oder bei Meilensteinen in langen Projekten. Setzen Sie Fälligkeitsdatum und Zahlungsweg an eine Stelle, die der Kunde sofort sieht.
- Quittung. Senden Sie sie nach Zahlungseingang, wenn der Kunde einen Nachweis wünscht. Sie bestätigt Betrag und Datum.
- Spesenabrechnung. Erfassen Sie Software, Ausrüstung und Reisen. Sie hilft bei der Steuer und bei der Weiterberechnung an Kunden.
So rechnen Freelancer meist ab
| Modell | Passt für | Risiko |
|---|---|---|
| Stundenhonorar | Unklarer Umfang, laufender Support | Kunde begrenzt Ihre Stunden |
| Projektpauschale | Klar definierte Ergebnisse | Umfangswachstum kostet Sie Geld |
| Retainer | Regelmäßige Monatsarbeit | Ungenutzte Zeit braucht eine Regel |
| Anzahlung plus Rest | Neue Kunden, große Aufträge | Keines, wenn schriftlich geregelt |
Der Satz ist wichtiger als das Format. Abrechenbare Stunden sind nur ein Teil Ihrer Woche. Dazu kommen Akquise, Verwaltung und Lücken zwischen Aufträgen. Der Stundensatz-Rechner für Freiberufler berücksichtigt diese Zeit und Ihre Kosten.
Rechnen Sie schnell ab. Je später Sie die Rechnung schreiben, desto später kommt das Geld. Den Rechner für Stundenrechnungen und den Rechner für abrechenbare Stunden nutzen Sie für die Summen.
Pflichtangaben und Steuer
Die Rechnung muss die Angaben nach § 14 UStG enthalten. Die Rechnungsnummer ist fortlaufend und eindeutig. Fällt Umsatzsteuer an, gelten meist 19 %, in Ausnahmefällen 7 %. Prüfen Sie Beträge mit dem Umsatzsteuer-Rechner.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG schreiben Sie keine Umsatzsteuer aus. Auf die Rechnung gehört ein Hinweis, etwa "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen. Klären Sie, ob Sie darunter liegen.
Rechnungen müssen Sie in der Regel mehrere Jahre aufbewahren. Die genaue Dauer hängt vom Beleg ab. Fragen Sie Ihren Steuerberater. Im B2B-Verkehr gilt zudem die schrittweise eingeführte E-Rechnungspflicht. Auch hier hilft der Steuerberater.
Häufige Fehler
- Eine Chatnachricht mit einem Betrag statt einer Rechnung.
- Ein Satz aus dem Gehaltsdenken, der unbezahlte Zeit ignoriert.
- Fehlende Rechnungsnummer oder fehlendes Fälligkeitsdatum.
- Fehlende Umsatzsteuer, obwohl sie anfällt. Oder Umsatzsteuer, obwohl Sie Kleinunternehmer sind.
- Projektstart ohne schriftlichen Umfang. Ein Angebot schafft Klarheit.
- Betriebliche und private Ausgaben vermischen.
- Keine Mahnung nach Ablauf der Frist. Verzugszinsen regelt § 288 BGB.
Nützliche Rechner
- Stundensatz-Rechner für Freiberufler, um Ihren Satz zu bestimmen.
- Rechner für abrechenbare Stunden, um Stunden zu summieren.
- Rechner für Stundenrechnungen, um eine Rechnung zu bepreisen.
- Umsatzsteuer-Rechner, um die Steuer auf einer Rechnung zu prüfen.
Praxistipp: Zahlungsbedingungen von Anfang an
Klären Sie Zahlungsbedingungen vor dem ersten Arbeitstag. Nennen Sie Zahlungsziel, Anzahlung und Folgen bei Verzug im Angebot. Senden Sie die Rechnung am Tag der Lieferung als PDF. Setzen Sie sich einen Termin im Kalender für den Tag nach der Fälligkeit. Wenn der Betrag fehlt, senden Sie eine freundliche Erinnerung. Erst danach folgt eine förmliche Mahnung. So bleiben die Kundenbeziehung und der Zahlungsfluss gesund.
Die Tools speichern keine Daten. Laden Sie jede PDF-Datei herunter. Bei Steuerfragen entscheidet Ihr Steuerberater.
Häufige Fragen für Freelancer
- Wie lege ich meinen Stundensatz fest?
- Starten Sie bei dem Einkommen, das Sie brauchen. Addieren Sie Steuern, Sozialabgaben, Betriebskosten und unbezahlte Urlaubszeit. Teilen Sie die Summe durch die Stunden, die Sie wirklich abrechnen können. Der Stundensatz-Rechner übernimmt die Rechnung.
- Was muss eine Freelancer-Rechnung enthalten?
- Nach § 14 UStG gehören Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag dazu. Ergänzen Sie Fälligkeitsdatum und Bankverbindung.
- Muss ich Umsatzsteuer ausweisen?
- Das hängt von Ihrem Umsatz ab. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken das auf der Rechnung. Sonst gelten 19 % oder 7 %. Fragen Sie Ihren Steuerberater, welcher Fall zu Ihnen passt.
- Soll ich eine Anzahlung verlangen?
- Viele Freelancer tun das, vor allem bei neuen Kunden oder großen Projekten. Üblich ist ein Teil vorab und der Rest bei Lieferung. Schreiben Sie das in das Angebot und in die Rechnung.
- Wie verfolge ich meine Betriebsausgaben?
- Bewahren Sie jeden Beleg auf und erfassen Sie Ausgaben nach Datum und Kategorie. Eine Spesenabrechnung liefert eine saubere Übersicht. Trennen Sie private und geschäftliche Konten.