Bei allem, was über einen einfachen Sofortverkauf hinausgeht, geht ein Auftrag nicht direkt von "Lassen Sie uns reden" zu "bezahlt". Er durchläuft einige Phasen, jede mit eigenem Dokument. Wer die Reihenfolge kennt und in jedem Schritt das richtige Dokument nutzt, schafft für sich und den Kunden Klarheit, wo der Auftrag steht.
1. Kostenvoranschlag: grobe Zahlen, frühes Gespräch
Ein Kostenvoranschlag ist eine Richtgröße, bevor alle Einzelheiten feststehen. Er hilft, wenn sich der Umfang noch ändern kann oder der Kunde Optionen vergleicht und eine Zahl zum Planen braucht. Er ist ausdrücklich keine feste Zusage für eine der beiden Seiten.
2. Angebot: verbindlich und konkret
Steht der Umfang fest, ersetzt ein Angebot den Kostenvoranschlag durch einen konkreten, bepreisten Vorschlag, den der Kunde annehmen kann. Anders als beim Kostenvoranschlag ist ein Angebot nach Annahme in der Regel bindend (§ 145 BGB). Senden Sie es nur, wenn Sie sich bei der Zahl sicher sind. Geben Sie eine Annahmefrist an.
3. Bestellung des Kunden (manchmal)
Geschäftskunden mit formalem Einkauf schicken Ihnen nach Annahme des Angebots häufig eine Bestellung, ihre interne Freigabe zum Start und zur Zahlung. Nicht jeder Kunde tut das. Wenn doch, führen Sie die Bestellnummer auf Ihrer Rechnung auf. Mit einer Auftragsbestätigung bestätigen Sie Umfang und Preis schriftlich.
4. Arbeit beginnt, bei größeren Aufträgen mit Abschlagsrechnungen
Bei kurzen Aufträgen geht es einfach los. Bei längeren Projekten stellen Sie üblicherweise zu Meilensteinen Rechnung, statt bis zum Ende zu warten. So steckt weniger eigenes Geld in einem unfertigen Auftrag. Jeder Meilenstein bekommt seine eigene Rechnung. Mehr dazu unter Teilrechnungen.
5. Rechnung: die Zahlungsaufforderung
Ist die Leistung (oder der Meilenstein) erbracht, geht die Rechnung raus. Sie ist die förmliche Zahlungsaufforderung, bezieht sich auf das angenommene Angebot und die Bestellnummer. Sie startet die Zahlungsfrist nach den vereinbarten Bedingungen (siehe Zahlungsbedingungen festlegen).
6. Zahlung und Quittung
Hat der Kunde bezahlt, bestätigt eine Quittung den Eingang. Das schließt den Kreis und gibt dem Kunden einen Beleg für seine Unterlagen.
7. Wenn etwas korrigiert werden muss
War eine Rechnung zu hoch oder kam Ware zurück, passt eine Gutschrift den Saldo an, ohne ein bereits versandtes und verbuchtes Dokument zu ändern.
Warum die Reihenfolge wichtig ist
Wer Schritte überspringt, etwa direkt eine Rechnung ohne vereinbartes Angebot stellt, erzeugt die meisten Rechnungsstreitigkeiten. Jedes Dokument räumt eine bestimmte Unklarheit aus: was es kostet, was vereinbart wurde, was geschuldet wird und was bezahlt ist. In dieser Reihenfolge eingesetzt, lassen sie dem Kunden kaum Raum für Überraschungen auf der Rechnung.