Eine Bestellung ist ein Dokument, mit dem ein Käufer bei einem Lieferanten Waren oder Leistungen bestellt. Sie nennt Positionen, Mengen, vereinbarte Preise und einen Termin. Der Lieferant nutzt sie, um den Auftrag zu bestätigen und auszuführen. Mit diesem Generator können Sie eine Bestellung erstellen und als PDF im Browser speichern.
Wann Sie eine Bestellung senden
Senden Sie eine Bestellung, wenn Sie vor der Lieferung einen schriftlichen Beleg wollen. Typische Fälle:
- Ein kleines Unternehmen bestellt Ware oder Material bei einem Lieferanten.
- Eine Firma braucht Freigabe und Nachweis für Ausgaben.
- Ein Käufer beauftragt einen Dienstleister und will den Umfang schriftlich festhalten.
- Ein Team bestellt in Mengen und muss die Bestellung später einer Rechnung zuordnen.
Nach der Lieferung rechnet der Lieferant mit einer Rechnung ab. Die Bestellnummer hilft beim Abgleich.
Was in eine Bestellung gehört
Das Formular bildet die Felder ab, die Lieferanten erwarten:
- Ihr Unternehmen: Name, Anschrift und E-Mail unter „Von (Ihr Unternehmen)“. Sie sind der Käufer.
- Lieferant: Name und Anschrift unter „Lieferant“.
- Bestellnummer: Beide Seiten können sie auf späteren Dokumenten nennen.
- Datum der Bestellung.
- Fälligkeitsdatum: Sie können es als gewünschten Liefertermin nutzen.
- Währung: eine von 12 Optionen.
- Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis jeder bestellten Position.
- Steuer % pro Zeile, wenn Steuer anfällt. Die Summen zeigen Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag.
- Notizen: Lieferanschrift, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen oder Ansprechpartner.
Das Tool hat kein Unterschriftsfeld. Braucht Ihre Firma eine Freigabe, drucken Sie das PDF und unterschreiben es, oder Sie schreiben den Namen des Freigebenden in die Notizen.
So können Sie eine Bestellung erstellen
- Füllen Sie „Von (Ihr Unternehmen)“ mit Name, Anschrift und E-Mail aus.
- Geben Sie unter „Lieferant“ Name und Anschrift des Lieferanten ein.
- Setzen Sie in den Dokumentdetails Bestellnummer, Datum, Fälligkeitsdatum und Währung.
- Fügen Sie unter „Positionen“ für jede Ware Beschreibung, Menge und Einzelpreis hinzu. „Position hinzufügen“ erzeugt weitere Zeilen.
- Tragen Sie „Steuer %“ pro Zeile ein, wo es gilt.
- Nutzen Sie „Notizen“ für Lieferanschrift, Bedingungen und Referenzen.
- Prüfen Sie die Live-Vorschau.
- Klicken Sie auf „PDF herunterladen“ und senden Sie die Datei an den Lieferanten.
Zwischen Besuchen wird nichts gespeichert. Sichern Sie das PDF in Ihren eigenen Unterlagen.
Häufige Fehler
- Keine Bestellnummer. Ohne sie ist der Abgleich mit Rechnungen schwer.
- Unklare Beschreibung. Nennen Sie Größen, Modelle oder Artikelnummern, wo sie zählen.
- Fehlende Lieferangaben. Sagen Sie, wohin und wann die Ware kommen soll.
- Preise weggelassen. Klären Sie Preise zuerst und schreiben Sie sie dann in die Bestellung.
- Nur mündlich bestellt. Eine schriftliche Bestellung vermeidet Streit über Vereinbartes.
- Datei verloren. Das Tool behält keine Kopie. Sichern Sie Ihr PDF.
Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung im Vergleich
| Dokument | Erstellt von | Zweck |
|---|---|---|
| Bestellung | Käufer | Gibt die Bestellung auf |
| Auftragsbestätigung | Verkäufer | Bestätigt und verfolgt den Auftrag |
| Rechnung | Verkäufer | Fordert die Zahlung |
Sind Sie der Verkäufer, bestätigen Sie den Eingang mit dem Auftragsbestätigungs-Generator. Nach der Lieferung kann der Lieferant mit einer Rechnung abrechnen.
Verwandte Tools
Der Aufschlagrechner hilft Ihnen, Preise zu prüfen, bevor Sie zum Weiterverkauf bestellen. Anforderungen an Einkaufsdokumente unterscheiden sich je nach Land und Firma. Fragen Sie Ihren Steuerberater.
Halten Sie die Bestellung einfach und einheitlich. Nutzen Sie für jede Bestellung dasselbe Nummernformat und senden Sie das PDF per E-Mail, damit der Lieferant eine schriftliche Kopie hat. Kommt die Rechnung, vergleichen Sie sie Zeile für Zeile mit der Bestellung, bevor Sie zahlen.
Häufig gestellte Fragen
- Was ist eine Bestellung?
- Eine Bestellung ist ein Dokument, mit dem ein Käufer bei einem Lieferanten Waren oder Leistungen bestellt. Sie nennt Positionen, Mengen, vereinbarte Preise und den erwarteten Termin. Nimmt der Lieferant sie an, hält sie fest, was beide Seiten vor der Lieferung vereinbart haben.
- Was gehört in eine Bestellung?
- Nennen Sie die Käuferdaten, die Lieferantendaten, eine Bestellnummer, das Datum, den erwarteten Liefertermin, die Beschreibung jeder Position, Mengen, Einzelpreise, Steuer und den Gesamtbetrag. Lieferanschrift und Bedingungen schreiben Sie in die Notizen. Firmen stellen unterschiedliche Anforderungen.
- Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Rechnung?
- Der Käufer sendet die Bestellung vor der Lieferung, um zu bestellen. Der Verkäufer sendet die Rechnung nach der Lieferung, um Zahlung zu verlangen. Die Bestellnummer steht oft auf der Rechnung, damit der Käufer beide Dokumente zuordnen kann.
- Wer erstellt die Bestellung, Käufer oder Verkäufer?
- Der Käufer. Er sendet sie an den Lieferanten. Der Lieferant bestätigt den Auftrag, liefert und stellt eine Rechnung. Der Lieferant kann auf seiner Seite eine Auftragsbestätigung erstellen, um denselben Vorgang zu verfolgen.
- Ist eine Bestellung rechtlich bindend?
- Sie kann bindend werden, sobald der Lieferant sie annimmt. Das hängt von den Umständen und den Bedingungen ab. Verlassen Sie sich bei großen oder komplexen Geschäften nicht allein auf die Bestellung. Lassen Sie sich im Zweifel rechtlich oder steuerlich beraten.
- Wie hängt die Bestellung mit der Rechnung und der Umsatzsteuer zusammen?
- Der Lieferant stellt später die Rechnung. Prüfen Sie sie Zeile für Zeile gegen Ihre Bestellung. Steuersätze tragen Sie in der Bestellung pro Position ein, wenn sie bekannt sind. Welche Angaben die Rechnung enthalten muss, etwa nach § 14 UStG, klärt Ihr Steuerberater.
- Speichert der Bestellgenerator meine Daten?
- Nein. Das Tool läuft in Ihrem Browser. Nichts, was Sie eingeben, wird auf unserem Server gespeichert. Laden Sie das PDF herunter und sichern Sie Ihre Kopie, bevor Sie die Seite schließen. Das Tool kann sie später nicht wiederherstellen.