Rechnungsstellung für Berater

Ein Berater sollte das Abrechnungsmodell zum Auftrag wählen: nach Stunden bei offenem Umfang, pauschal bei klaren Ergebnissen, per Retainer bei laufender Beratung. Die meisten Mandate nutzen die Rechnung, das Angebot oder den Kostenvoranschlag, die Proforma-Rechnung und die Spesenabrechnung.

Dokumente für Berater

• Kostenvoranschlag. Senden Sie ihn vor dem Vertrag, wenn der Umfang noch offen ist. Er nennt eine Preisspanne und zeigt Ihre Arbeitsweise.
• Proforma-Rechnung. Senden Sie sie, wenn die Finanzabteilung des Kunden ein Dokument braucht, bevor sie eine Zahlung freigibt. Kennzeichnen Sie sie deutlich, damit niemand sie als Schlussrechnung bezahlt.
• Rechnung. Senden Sie sie zu jedem Meilenstein oder am Monatsende. Eine Zeile je Ergebnis oder je Stundenblock hält sie lesbar.
• Spesenabrechnung. Legen Sie sie bei, wenn Sie Reise-, Software- oder Druckkosten weiterberechnen. Nennen Sie Datum, Kategorie und Betrag.

So läuft die Abrechnung meist

• Stundenhonorar. Der Einstieg ist einfach. Der Kunde trägt das Umfangsrisiko, Sie tragen das Risiko eines zu niedrigen Satzes. Erfassen Sie Zeiten im Stundenzettel.
• Projektpauschale. Sie bepreisen das Ergebnis. Sie tragen das Umfangsrisiko, also schreiben Sie auf, was enthalten ist und was nicht.
• Retainer. Der Kunde zahlt einen festen Betrag für einen vereinbarten Zeitblock. Regeln Sie, was mit nicht genutzten Stunden passiert. Nutzen Sie den Retainer-Rechner.
• Meilensteine. Teilen Sie das Honorar in Stufen mit Ergebnissen auf. Das schützt Ihre Liquidität. Der Rechner für Projektrechnungen hilft dabei.

Mischmodelle sind üblich. Ein Kunde zahlt vielleicht einen monatlichen Retainer plus eine Projektpauschale. Nutzen Sie getrennte Zeilen und nennen Sie das Modell je Zeile.

Rechtliche und steuerliche Hinweise

Jede Rechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art der Leistung, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Beratung gelten meist 19 % Umsatzsteuer.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken das auf der Rechnung. Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen. Bei Auslandskunden greifen Sonderregeln, zum Beispiel die Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Verkehr kommt schrittweise mit Übergangsfristen. Eine einfache PDF-Datei erfüllt sie nicht in jedem Fall. Fragen Sie Ihren Steuerberater, was für Ihre Kunden gilt.

Häufige Fehler

• Rechnung erst am Projektende und monatelanges Warten auf Geld.
• Spesen im Honorar verstecken. Der Kunde zweifelt dann die Summe an.
• Proforma-Rechnung ohne klare Kennzeichnung oder Gültigkeitsdatum.
• Keine Bestellnummer, obwohl die Buchhaltung des Kunden sie verlangt.
• Unklare Zahlungsbedingungen. Legen Sie Frist und Fälligkeitsdatum fest.
• Preise nach Gefühl statt nach Kosten. Der Stundensatz-Rechner für Freiberufler hilft.

Nützliche Rechner

• Rechner für Stundenrechnungen, um Zeit und Satz zu summieren.
• Retainer-Rechner, um ein monatliches Honorar festzulegen.
• Stundensatz-Rechner für Freiberufler, um einen kostendeckenden Satz zu finden.
• Rechner für Projektrechnungen, um das Honorar in Meilensteine zu teilen.

Praxistipp: Klare Leistungsbeschreibung

Der häufigste Grund für verspätete Zahlung ist eine unklare Rechnung. Beschreiben Sie jede Zeile so, dass die Buchhaltung des Kunden sie ohne Rückfrage freigeben kann. Nennen Sie das Projekt, den Leistungszeitraum und das Ergebnis. Fügen Sie die Bestellnummer des Kunden hinzu, wenn es eine gibt. Senden Sie die Rechnung direkt nach dem Meilenstein, nicht erst Wochen später. Notieren Sie sich das Fälligkeitsdatum und fragen Sie nach, wenn die Zahlung ausbleibt.

Die Tools speichern keine Daten. Laden Sie jedes PDF herunter und legen Sie es ab. Bei Steuer- und Vertragsfragen fragen Sie Ihren Steuerberater oder Anwalt.