Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung. Sie sagt dem Käufer, was eine Bestellung kosten wird, bevor Ware geliefert oder Arbeit begonnen wird. Sie listet Positionen, Preise, Steuer und Bedingungen. Sie ist keine Zahlungsaufforderung und ersetzt nicht die endgültige Rechnung. Mit diesem Generator können Sie eine Proforma-Rechnung erstellen.
Wann Sie eine Proforma-Rechnung nutzen
Eine Proforma-Rechnung hilft, wenn der Käufer vor Abschluss des Verkaufs ein Dokument braucht.
- Export- und Importaufträge. Käufer brauchen sie oft zur Kostenplanung oder für Einfuhrpapiere.
- Vorauszahlung. Ein Kunde zahlt vor dem Versand eine Anzahlung oder den vollen Betrag.
- Sonderanfertigungen. Sie brauchen eine Bestätigung, bevor Sie Material kaufen oder produzieren.
- Bank- oder Budgetfreigabe. Der Käufer muss einer Bank oder einer internen Stelle ein Dokument zeigen.
- Mustersendungen. Sie zeigen einen Wert für Ware, die noch nicht verkauft ist.
Was in eine Proforma-Rechnung gehört
Machen Sie das Dokument so klar, dass der Käufer handeln kann:
- Ihre Firmendaten: Name, Anschrift und E-Mail im Bereich „Von (Ihr Unternehmen)“.
- Käuferdaten: Name und Anschrift unter „Rechnung an“.
- Proforma-Nummer und Datum: mit eigenem Nummernkreis, getrennt von den endgültigen Rechnungen.
- Fälligkeitsdatum: bis wann der Käufer zahlen oder bestätigen soll. Der Generator hat dafür ein Feld.
- Währung: USD, EUR, GBP, TRY, DKK, NOK, SEK, PLN, RON, IDR, THB oder UAH.
- Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis je Ware oder Leistung.
- Steuer: „Steuer %“ pro Zeile. Die Summen zeigen Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag.
- Notizen: Zahlungs- und Lieferbedingungen, Gültigkeit, Bankverbindung und ein klarer Satz wie „Dies ist eine Proforma-Rechnung und keine Zahlungsaufforderung.“
Es gibt kein Logo- und kein Unterschriftsfeld. Schreiben Sie Referenzen und Bedingungen in die Notizen und unterschreiben Sie das ausgedruckte PDF bei Bedarf.
So können Sie eine Proforma-Rechnung erstellen
- Öffnen Sie den Generator. Ein Konto brauchen Sie nicht.
- Geben Sie unter „Von (Ihr Unternehmen)“ Name, Anschrift und E-Mail ein.
- Geben Sie unter „Rechnung an“ Name und Anschrift des Käufers ein.
- Tragen Sie in den Dokumentdetails Proforma-Nummer, Datum, Fälligkeitsdatum und Währung ein.
- Klicken Sie unter „Positionen“ für jede Ware auf „Position hinzufügen“. Geben Sie Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuer ein. „Position entfernen“ löscht eine Zeile.
- Verfolgen Sie die Live-Vorschau. Sie aktualisiert sich beim Tippen.
- Ergänzen Sie in den „Notizen“ Zahlungs- und Lieferbedingungen und den Hinweis, dass es keine endgültige Rechnung ist.
- Klicken Sie auf „PDF herunterladen“.
Ihre Daten werden nicht gespeichert. Behalten Sie das PDF in Ihren Unterlagen.
Häufige Fehler
- Keine klare Kennzeichnung. Zeigen Sie „Proforma-Rechnung“, damit niemand sie als endgültige Rechnung behandelt.
- Rechnungsnummern wiederverwendet. Führen Sie einen eigenen Nummernkreis, damit Ihre Verkaufsunterlagen stimmen.
- Fehlende Bedingungen. Ohne Liefer- und Zahlungsbedingungen kann der Käufer nicht planen.
- Falsche Währung oder Steuer. Prüfen Sie beides pro Zeile vor dem Versand.
- Als Zolldokument genutzt. Der Zoll verlangt meist eine Handelsrechnung. Fragen Sie Spediteur oder Zollstelle.
- Gültigkeit vergessen. Preise ändern sich. Nennen Sie, wie lange das Angebot gilt.
Proforma-Rechnung im Vergleich zu anderen Dokumenten
| Dokument | Wann | Zweck |
|---|---|---|
| Angebot | Vor der Bestellung | Bietet einen Preis an |
| Proforma-Rechnung | Nach Interesse, vor dem Versand | Zeigt die spätere Rechnung vorab und stützt Vorauszahlung |
| Handelsrechnung | Beim Versand | Hält den Verkauf fest, oft für den Zoll |
| Rechnung | Nach der Lieferung | Fordert die Zahlung |
Ein Angebot ist ein einfaches Preisangebot. Dafür nutzen Sie den Angebotsgenerator. Die Proforma-Rechnung steht einer Rechnung näher, startet aber die Zahlungsfrist nicht auf dieselbe Weise.
Nächste Schritte
Ist der Auftrag bestätigt, erstellen Sie die endgültige Rechnung mit dem Rechnungsgenerator. Wollen Sie bei einem Lieferanten bestellen, nutzen Sie den Bestellgenerator. Arbeiten Sie grenzüberschreitend? Der Währungsrechner hilft, Beträge vor der Währungswahl zu prüfen. Zoll- und Steuerfragen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Häufig gestellte Fragen
- Ist eine Proforma-Rechnung rechtlich bindend?
- Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument und keine endgültige Rechnung. Sie ist daher meist keine Zahlungsaufforderung. Stimmt der Käufer zu, kann sie einen Vertrag stützen. Regeln unterscheiden sich je nach Land. Klären Sie Ihren Fall mit Ihrem Steuerberater oder einem Rechtsberater.
- Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung und Handelsrechnung?
- Die Proforma-Rechnung geht vor dem endgültigen Verkauf raus. Sie nennt dem Käufer den erwarteten Preis und die Bedingungen. Die Handelsrechnung wird bei Versand oder Leistung ausgestellt und hält den tatsächlichen Verkauf fest. Zollstellen verlangen oft die Handelsrechnung.
- Wann sende ich eine Proforma-Rechnung?
- Senden Sie sie, nachdem der Käufer Interesse gezeigt hat und bevor Sie liefern oder die Arbeit beginnen. Üblich ist sie bei Exportaufträgen, Sonderanfertigungen und Anzahlungen. Der Käufer kann damit Zahlung, Finanzierung oder Einfuhrpapiere vorbereiten.
- Braucht eine Proforma-Rechnung eine Nummer?
- Ja, geben Sie ihr eine Nummer, damit beide Seiten darauf verweisen können. Nutzen Sie einen eigenen Nummernkreis, getrennt von Ihren Rechnungen, zum Beispiel mit dem Präfix PF. So bleibt Ihre fortlaufende Rechnungsnummer sauber. Die Buchhaltung behandelt sie meist nicht als Verkauf.
- Kann ich eine Proforma-Rechnung in eine Rechnung umwandeln?
- Ja. Ist der Auftrag bestätigt und die Ware versandt, erstellen Sie eine Rechnung mit neuer Nummer. Übernehmen Sie die Positionen und passen Sie geänderte Preise oder Mengen an. Ergänzen Sie ein Fälligkeitsdatum und nennen Sie die Proforma-Nummer in den Notizen.
- Muss ich auf einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer ausweisen?
- Jede Position hat ein Feld „Steuer %“. Welche Angaben für Ihren Fall gelten, etwa bei Export oder als Kleinunternehmer nach § 19 UStG, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater. Das Tool erstellt PDF-Dokumente, keine XRechnung oder ZUGFeRD.
- Ist der Proforma-Rechnungsgenerator wirklich kostenlos?
- Ja. Er ist kostenlos, braucht keine Anmeldung und läuft in Ihrem Browser. Nichts, was Sie eingeben, wird auf dem Server gespeichert. Laden Sie das PDF herunter und sichern Sie Ihre Kopie, bevor Sie die Seite schließen. Das Tool kann sie nicht wiederherstellen.